會計檔案管理工作存在的問題和改進建議

宓靜嫻/中共杭州市委黨校余杭區(qū)分?！「呓ㄈA/杭州市余杭區(qū)檔案局

會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟狀況的重要憑證，包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等在內(nèi)的大量會計核算專業(yè)材料，它們對于維護單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序具有重要意義。對當(dāng)前單位會計檔案管理中存在的諸多問題，我們必須高度重視并認真加強管理，以適應(yīng)新時期進一步嚴肅財經(jīng)紀律、規(guī)范財務(wù)管理和加強會計基礎(chǔ)工作的客觀需要。

1 會計檔案管理中存在的問題

一是會計檔案信息失真。根據(jù)《會計法》《會計檔案管理辦法》等的規(guī)定，會計必須對會計信息質(zhì)量嚴格把關(guān)，否則需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。事實上，有些單位會計檔案信息一定程度上存在因各種原因失真的情況。二是會計檔案裝訂和整理不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后或沒有封粘封口紙，或沒有蓋會計人員騎縫章，或者裝訂封皮項目填寫不全或不填寫；有些單位會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料沒有分類放置，活頁賬簿沒有按統(tǒng)一標準填寫封面，各月份會計報表分散存放；有些單位會計檔案沒有編寫檔號和填寫《會計檔案移交清冊》，檔案移交時清點粗疏，入庫后又長期不檢查與清點。三是檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求納入單位綜合檔案室保管；有些單位的綜合檔案室不接收會計檔案，檔案人員也不指導(dǎo)會計規(guī)范整理會計檔案，會計檔案由會計自行保管；還有些單位因檔案裝具不足而將會計檔案裝在紙箱中任意堆放，安全狀況堪憂。四是到期該銷毀的檔案不銷毀。有些單位長時間將多年會計檔案堆放在庫房里，不對檔案進行鑒定和銷毀。五是網(wǎng)上會計工作平臺缺少檔案管理功能，無法實現(xiàn)電子文件歸檔操作，電子檔案保管與異地備份無從談起。

2 改進會計檔案管理工作的建議

一是多部門協(xié)同配合，切實加強檔案管理。各級財政部門要指導(dǎo)各相關(guān)單位加強財務(wù)制度建設(shè)，積極開展會計基礎(chǔ)工作執(zhí)法檢查，解決財務(wù)管理上存在的信息失真、紀律失嚴、管理失控等問題；審計部門要配合財政部門加強對各相關(guān)單位財經(jīng)紀律的審計監(jiān)督；檔案部門要指導(dǎo)各相關(guān)單位做好會計檔案管理工作，并加強對工作的監(jiān)督。通過多部門協(xié)同工作，確保會計檔案的準確、規(guī)范、完整與真實。

二是規(guī)范檔案的裝訂（立卷）。裝訂會計憑證必須使用會計憑證封皮、封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全；裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案盒中，并逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容；每年形成的會計材料要根據(jù)單位檔案室的分類要求、分類代碼、排列順序等規(guī)則進行整理與編目，會計檔案案卷題名的擬寫必須規(guī)范；每年形成的案卷一般可按年度結(jié)合保管期限進行排列、編制檔號并裝入專用檔案盒，還要由會計填寫清楚“會計檔案卷內(nèi)目錄”。

三是重視檔案的期限管理和銷毀管理。單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行專業(yè)鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。對經(jīng)過鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案重新劃定保管期限，保管期滿確無保存價值的會計檔案要及時銷毀。

四是加強對單位會計的崗位培訓(xùn)。各單位必須認真學(xué)習(xí)新修訂的《會計檔案管理辦法》，及時將會計檔案管理要求及操作技能納入對各單位會計的崗位培訓(xùn)中。

五是加強網(wǎng)上會計工作平臺建設(shè)，增加電子會計檔案管理功能。《會計檔案管理辦法》明確了電子會計檔案的法律效力，財政、檔案部門和信息系統(tǒng)管理部門要通力合作，加強網(wǎng)上會計工作平臺建設(shè)，及時增加電子會計檔案管理模塊，規(guī)范電子會計檔案管理工作。