OA系統與電子公文交換系統集成的設計與實現

杜文+范柯

由于公文格式不同，電子政務相關系統的開發時間和廠商也不同，因此OA系統與電子公文交換系統的集成往往成為電子公文在跨地域跨部門單位間實現共享工作的難點。以黃河水利委員會委機關及附屬單位為例，設計實施了分布式部署的電子公文自動交換服務方案。提高了OA系統與電子公文交換系統間公文上傳與下發的效率，提高了政府部門電子政務信息自動化的水平。

【關鍵詞】OA系統 電子公文 公文交換

1 概述

在政府的日常工作中，經常需要辦理和制發文件，這些文件按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，稱之為公務文件。

目前，世界上各國政府都在積極進行電子政府的建設，公文經過信息化系統處理后形成的文件被稱之為電子公文。

傳統公文處理流程依靠人為推動運轉，整個流程受人為因素影響很大，同時也存在較大的隨意性，在公文處理的質量與時間上無法實現總體把控。同時，傳統紙質公文在信息流轉與共享上受到很大的限制。隨著單位辦公對運用辦公自動化技術解決公文辦公的要求越來越高，OA系統目前被廣泛運用于解決電子化辦公的要求。

OA系統在公文流轉中的應用，可以實現公文流轉的自動化，每個環節都可以在OA系統中進行，甚至可以根據OA系統設定的公文流轉自動化推進，工作人員可以直接在公文上，完成公文的辦公流程，保證公文的實效性，同時工作人員可以實時跟蹤公文狀態，比通過智能提醒方式進行提醒催辦，調高辦公效率。

OA系統不但可以規范公文處理流程，同時對公文的各個細節也實行規范化管理，比如規范公文版式：標題、正文、文種等。特別重要的是，OA系統自身還可以實現電子公文全企業內的共享。

然而，在實際工作中，不同單位和部門往往采用了不同公司開發的OA系統，同時由于單位涉密工作的需要，在實現跨地域跨部門單位間公文交互的問題往往不是通過原有單位OA系統的改造來實現。因此，具有統一安全性規劃，并且和原單位OA系統分離的電子公文交換系統應運而生。

通常常用的做法是在原有的OA系統中進行擬文、辦文、定稿等公文流轉的過程，定稿后的電子公文轉換成版式文件，進入到電子公文交換系統中，經過蓋章、簽發、發送后，將電子公文發送到相應接收單位。接收單位的電子公文交換系統收到公文后，將電子公文打印、脫密后轉入到本單位OA系統中，進行收文登記和進一步處理。

由于OA系統和電子公文交換系統作為獨立的系統，經常由不同的建設施工單位進行建設，并且不同OA系統內部使用的公文內容與格式也不盡相同，因此，如何將不同的OA系統與電子公文交換系統進行集成往往成為電子公文在跨地域跨部門單位間共享工作的重點和難點。

2 問題背景

在電子政務水利信息化的工作方面，目前，黃河水利委員會實現了公文運轉電子化管理，可以對電子公文在收文辦理、發文辦理的登記、審核、擬辦、運轉等環節進行管理，實現了公文查詢、存儲和流轉管理的電子化。

黃委綜合辦公系統是黃河水利委員會機關各級單位在日常辦公中使用的公文收發，起草、流轉和處理的綜合性自動化辦公系統，實現了電子公文在黃河水利委員會委機關各部門間的流轉與辦理，做到了無紙化辦公，提高了辦公效率。

然而，部分黃河水利委員會附屬單位也獨立建設有各自內部的OA系統。目前，這些單位和黃委委機關間公文的交換是通過黃委電子公文交換系統完成的。

黃委委機關和部分擁有OA系統的委屬單位在跨部門間發送公文時，首先需要利用各自OA系統起草并生產相應的待交換公文文件，然后在黃委電子公文交換系統中將OA系統或手工成文后的各種格式（如DOC/S2/S92等）的電子公文文件，利用方正Apabi Maker轉換為電子公文標準格式CEB類文件。之后，利用電子公文交換系統進行上傳、簽發、加密、蓋章和發送。收到公文的單位，利用電子公文交換系統進行簽收、打印和脫密，這些跨部門的外單位公文目前還不能夠自動進入各自單位的OA系統中進行自動化的流轉處理。

為了提高公文在單位間流轉的效率，有必要通過信息化集成技術，分別由黃委各類OA系統建設管理單位實施建設與黃委電子公文交換系統進的功能性集成工作。從而可以實現：

（1）公文從OA系統到的黃委電子公文交換系統的操作上傳；

（2）OA系統對黃委電子公文交換系統中待辦公文的自動接收。

3 解決方案

具體來說，可以開發電子公文自動交換服務完成電子公文在黃委電子公文交換系統和黃委各級單位OA系統自動交換電子公文的功能，從而實現OA系統與電子公文交換系統的集成。圖1介紹了電子公文自動交換服務具體的功能組成：

電子公文在黃委各級單位OA系統和黃委電子公文交換系統間進行交換時，分為公文上傳到電子公文交換系統的過程和公文從電子公文交換系統中接收的過程。

首先，在公文上傳到電子公文交換系統的過程中，依照黃委電子公文交換系統的標準要求，電子公文自動交換服務可以將OA系統中的公文自動組裝成為XML文件。組裝完成后，電子公文自動交換服務將XML文件通過基于http協議的傳輸過程發送到黃委電子公文交換系統中。公文發送完成的過程中，電子公文自動交換服務可以記錄公文的發送事件和發送成功與否的日志。在公文從電子公文交換系統中接收的過程中，電子公文自動交換服務依照各OA系統的電子公文格式，將收到的XML文件進行解析。在公文接收和解析的過程中，電子公文自動交換服務可以記錄公文的下載以及解析事件日志。表1概括出了電子公文自動交換服務的功能點。

在部署的過程中，黃委機關與各級委屬單位電子公文自動化交換服務采用分布式的應用部署架構方式。圖2描述了利用電子公文自動化交換服務集成OA系統與電子公文交換系統的整體系統集成部署架構。

如圖2所示，黃委委機關OA系統，山東局OA系統，河南局OA系統，水文局OA系統和其他委屬單位已建或待建OA系統分別通過分布式部署的電子公文自動化交換服務與已建的黃委電子公文交換系統進行電子公文的交換。

具體來說，各單位已有或待建的OA系統首先需要按照黃委電子公文交換系統規定的電子公文交換格式，通過各單位自行開發的電子公文自動交換服務對電子公文進行格式編輯處理，然后通過電子公文自動交換服務提交到黃委電子公文交換系統中進行分發。

電子公文交換系統收到公文后，可以通過各單位自行開發的電子公文自動交換服務將電子公文直接下發到各單位的OA系統中。

4 實施結果

目前，實現黃委委機關綜合辦公系統與黃委電子公文交換系統的自動化交換服務已經開發部署完成。通過運行結果來看，該服務實現了：

（1）公文從黃委委機關綜合辦公系統到的黃委電子公文交換系統的操作上傳；

（2）OA黃委委機關綜合辦公系統對黃委電子公文交換系統中待辦公文的自動接收。

圖3展示了黃委委機關綜合辦公系統與黃委電子公文交換系統的自動化交換服務部署實施后，黃委委機關綜合辦公系統通過自動化交換服務向黃委電子公文交換系統上傳下發公文的統計情況。

5 結束語

開發的電子公文自動交換服務實現了OA系統與電子公文交換系統的集成工作，提高了OA系統與電子公文交換系統間公文上傳與下發的效率，避免了大量的人工拷貝工作。在OA系統中對發送公文選擇后，通過點擊發送按鈕，可以實現公文的格式標準化轉換（按照電子公文交換系統的規定標準）以及向電子公文交換系統的自動上傳。同時，服務部署后，在電子公文交換系統中通過選擇下發單位和公文文件，可以自動的將公文下發到相關單位的OA系統中。

自黃委委機關綜合辦公系統與黃委電子公文交換系統的自動化交換服務部署實施三個月以來，大大縮短了黃委機關部門向委屬單位下發公文的處理時間和黃委機關部門通過電子公文交換系統接受委屬單位文件的時間，節約了人力成本。

參考文獻

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作者單位

黃河水利委員會信息中心 河南省鄭州市 450004