工程檔案管理面臨的問題及應(yīng)對策略

林靜

福建建工集團(tuán)有限責(zé)任公司（350001）

工程檔案管理面臨的問題及應(yīng)對策略

林靜

福建建工集團(tuán)有限責(zé)任公司（350001）

目前，工程檔案管理面臨歸檔不及時(shí)、檔案資料缺失、檔案信息與實(shí)際不相符等問題。導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的原因主要有：重視程度不夠、管理責(zé)任制沒有落實(shí)、管理人員專業(yè)技能缺乏、管理人員數(shù)量較少等。為應(yīng)對這些問題，應(yīng)該采取改進(jìn)和完善措施：提高工程檔案管理重視程度、構(gòu)建完善的檔案管理與考核制度、重視檔案管理人員教育培訓(xùn)，并注重對工程檔案的全過程管理。

工程檔案管理；管理制度；考核制度；全過程管理

工程檔案管理能為工程建設(shè)提供參考，對確保項(xiàng)目工程質(zhì)量和效益具有重要作用。因此，作為管理單位和管理人員，應(yīng)該制定健全完善的制度和措施，把握管理工作要點(diǎn)，確保檔案資料收集完整，內(nèi)容齊全，能為項(xiàng)目工程建設(shè)提供有效的參考和依據(jù)。但目前在工程檔案管理活動中，由于一些管理人員的責(zé)任心不強(qiáng),沒有嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度和措施,制約工程檔案管理水平提高，需要采取完善和改進(jìn)方案。這里探討分析工程檔案管理存在的不足，分析其形成原因，然后有針對性的提出完善措施，希望能為工程檔案管理工作的有效開展提供啟示。

1 工程檔案管理面臨的問題

盡管加強(qiáng)工程檔案管理能為項(xiàng)目工程建設(shè)、管理和維護(hù)提供有效參考，對提高工程質(zhì)量和效益也具有積極作用。但由于管理制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員綜合技能偏低，制約工程檔案管理的實(shí)效性提升，存在的問題表現(xiàn)在以下方面。

1.1 歸檔不及時(shí)

根據(jù)項(xiàng)目工程建設(shè)基本情況，為了更好發(fā)揮工程檔案的作用，應(yīng)該對工程檔案及時(shí)歸檔，做好整理工作，為項(xiàng)目建設(shè)提供有效參考。但在管理過程中，一些工程檔案管理人員不注重對檔案的及時(shí)歸檔，未能根據(jù)具體需要加強(qiáng)檔案整理工作。尤其是施工圖紙，設(shè)計(jì)變更記錄，竣工結(jié)算圖紙等，沒有及時(shí)歸檔，對項(xiàng)目工程建設(shè)產(chǎn)生不利影響。

1.2 工程檔案資料缺失

工程建設(shè)周期長，施工工藝流程復(fù)雜，檔案資料內(nèi)容豐富，涉及面廣，數(shù)量較多。如果管理存在疏忽，很容易導(dǎo)致工程檔案資料丟失，到達(dá)施工和管理人員手上的資料不齊全[1]。尤其是對于施工過程的細(xì)節(jié)資料，檔案管理人員普遍不重視，沒有充分認(rèn)識其重要意義，遺失率較高，難以滿足工程建設(shè)需要。

1.3 工程檔案信息與實(shí)際不相符

主要表現(xiàn)為工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案與實(shí)際產(chǎn)品存在不一致的情況，或者尋找替代的檔案信息資料。一些設(shè)計(jì)人員對項(xiàng)目工程建設(shè)資料不了解，設(shè)計(jì)方案與工程建設(shè)不相符合,施工過程缺乏全面了解，導(dǎo)致檔案信息資料與實(shí)際情況不一致，難以為工程建設(shè)提供參考。

2 工程檔案管理面臨問題的成因

導(dǎo)致工程檔案管理存在問題的成因是多方面的，檔案管理不到位是多種因素共同作用的結(jié)果。具體來說，主要成因包括以下幾種：

2.1 工程檔案管理重視程度不夠

許多單位將工作重心放在工程建設(shè)方面，注重提高工程建設(shè)質(zhì)量和效益，但忽視工程檔案管理，工程檔案資料收集、整理、歸檔和使用存在不足。一些施工單位和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理是檔案管理部門的職責(zé)，重視程度不足，甚至不愿意移交歸檔。

2.2 工程檔案管理責(zé)任制沒有落實(shí)

工程檔案缺乏完善的管理制度，管理部門和管理人員的職責(zé)不明確，責(zé)任制沒有嚴(yán)格落實(shí)，難以有效規(guī)范工程檔案管理人員各項(xiàng)工作。此外，設(shè)計(jì)方、施工方和監(jiān)理方缺乏有效的協(xié)調(diào)和溝通，沒有構(gòu)建完善的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。主管部門監(jiān)督不到位，管理制度沒有落實(shí)，檔案管理失職[2]，難以有效提升工程檔案管理水平。

2.3 工程檔案管理人員專業(yè)技能缺乏

工程檔案管理是專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要提高管理人員專業(yè)技能，落實(shí)各項(xiàng)管理制度，提高責(zé)任心；并重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)而有效提升工程檔案管理水平。但在具體工作中，一些管理人員責(zé)任心不強(qiáng),有些檔案管理人員身兼數(shù)職，將工作重心放在其他方面，對工程檔案管理缺乏足夠認(rèn)識；或者忽視專業(yè)技能學(xué)習(xí)，對工程檔案管理業(yè)務(wù)技能的掌握程度不夠，未能根據(jù)規(guī)范要求和管理流程開展管理活動,難以提升工程檔案管理實(shí)效性。

2.4 工程檔案管理人員數(shù)量較少

為有效提升工程檔案管理水平，安排數(shù)量充足的管理人員，有效把握工作要點(diǎn)是必要的；但一些施工單位專職的工程檔案管理人員缺乏，難以有效滿足工程檔案管理需要；或者忽視工程檔案管理人員的教育和培訓(xùn),影響他們的管理綜合技能提升。此外，管理人員數(shù)量不夠還容易導(dǎo)致工程檔案資料收集不全面，資料不齊全則容易影響檔案資料的歸檔和整理，不利于提升工程檔案管理工作效率[3]。

3 工程檔案管理面臨問題的應(yīng)對策略

為彌補(bǔ)管理活動存在的不足，提升工程檔案管理實(shí)效性，根據(jù)存在的問題，結(jié)合項(xiàng)目工程建設(shè)具體需要，可以采取以下對策：

3.1 提高對工程檔案管理的重視程度

檔案資料是工程建設(shè)的第一手資料，也是工程施工的真實(shí)記錄，同時(shí)也能為項(xiàng)目工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、維修提供參考。因此，要確保工程檔案資料齊全，充分發(fā)揮其重要作用，提高思想重視程度，有效落實(shí)各項(xiàng)管理制度和管理措施，促進(jìn)工程檔案管理水平提升。各級領(lǐng)導(dǎo)要提高思想認(rèn)識，精心收集并整理檔案資料，做好歸檔工作，確保檔案資料齊全，避免資料流失現(xiàn)象發(fā)生,使其更為有效的發(fā)揮參考作用。此外，還要提高工程檔案管理人員的思想認(rèn)識，端正工作態(tài)度，明確加強(qiáng)工程檔案管理的重要作用，認(rèn)真把握管理要點(diǎn)，將提高工程檔案管理水平作為一項(xiàng)重要的職責(zé)來對待，努力提升管理工作水平[4]。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理與考核制度

建立并落實(shí)工程檔案收集制度,細(xì)化歸檔流程，明確管理人員職責(zé)。工程每項(xiàng)施工任務(wù)完成后，都要收集和移交工程檔案資料。并做好考核工作，將其作為一項(xiàng)日常活動來看待，確保工程檔案資料收集有章可循，推動工程檔案管理制度化和規(guī)范化。同時(shí)還要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度和措施，做好檔案材料登記工作，認(rèn)真記錄工程檔案查閱、記錄等各項(xiàng)活動，保證工程檔案資料完整、詳細(xì)。建立工程檔案管理考核機(jī)制,將管理工作納入綜合考核范疇，激發(fā)管理人員主動性。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的主動性，提高管理人員素質(zhì)，加大資金投入，健全制度措施，詳細(xì)收集檔案資料，并確保考核工作落實(shí)到位，增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識[5]。落實(shí)檔案管理責(zé)任制，對不按時(shí)提交檔案資料的部門，及時(shí)提出整改意見，督促他們嚴(yán)格認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案資料齊全；進(jìn)而有效發(fā)揮參考作用，促進(jìn)工程檔案管理水平提高。

3.3 重視檔案管理人員的教育與培訓(xùn)

一方面，重視工程檔案管理人員職業(yè)道德教育和培訓(xùn)。培養(yǎng)他們吃苦耐勞，樂于奉獻(xiàn)精神，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，自覺遵守和熱愛檔案資料。加強(qiáng)思想政治理論學(xué)習(xí)，提高思想覺悟，自覺開展?fàn)幭葎?chuàng)優(yōu)活動。重視檔案管理法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)法律意識和責(zé)任意識，確保檔案管理規(guī)范有序進(jìn)行。另一方面，注重對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。例如，重視工程檔案管理的理論知識、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，采用課堂授課、交流學(xué)習(xí)等方法，豐富教育培訓(xùn)形式，努力掌握檔案管理技能。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)學(xué)習(xí)，推動工程檔案管理信息化，適應(yīng)新時(shí)期和新需要，努力提升工程檔案管理工作水平。

3.4 注重對工程檔案的全過程管理

工程檔案管理要從源頭抓起，工程立項(xiàng)后就要開展檔案交底，對檔案資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。施工過程中應(yīng)該收集資料，確保每個(gè)施工環(huán)節(jié)的檔案管理都規(guī)范有序進(jìn)行，管理部門要加強(qiáng)工程檔案收集和整理工作，對不符合要求的檔案資料提出整改和完善建議，直至滿足要求為止[6]。加強(qiáng)施工后期檔案檢查、驗(yàn)收和管理，做好整理歸檔工作，嚴(yán)格按要求編制目錄和清單，方便查閱和使用，促進(jìn)檔案資料更為有效的發(fā)揮作用。

4 結(jié)語

總之，加強(qiáng)工程檔案管理，對項(xiàng)目工程建設(shè)的重要作用是不言而喻的。作為工程檔案管理人員，應(yīng)該認(rèn)識其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對性的采取對策；并嚴(yán)格落實(shí)工程檔案管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)，推動工程檔案管理活動順利進(jìn)行，有效提升工程檔案管理水平，從而為項(xiàng)目工程建設(shè)提供有效的參考。

[1]唐曉晗.淺析土木工程施工項(xiàng)目管理面臨的問題及應(yīng)對策略[J].商品與質(zhì)量，2016（S7）：265.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè),2015(5)：173-174.

[3]基于土木工程施工管理問題的探究性分析[J].余君.企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2011(10)：62-63.

[4]張英奎,王飛,房彥君.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].北京化工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2014(3)：32-36.