工程檔案管理面臨的問題及應對策略

林靜

福建建工集團有限責任公司（350001）

工程檔案管理面臨的問題及應對策略

林靜

福建建工集團有限責任公司（350001）

目前，工程檔案管理面臨歸檔不及時、檔案資料缺失、檔案信息與實際不相符等問題。導致這些問題出現的原因主要有：重視程度不夠、管理責任制沒有落實、管理人員專業技能缺乏、管理人員數量較少等。為應對這些問題，應該采取改進和完善措施：提高工程檔案管理重視程度、構建完善的檔案管理與考核制度、重視檔案管理人員教育培訓，并注重對工程檔案的全過程管理。

工程檔案管理；管理制度；考核制度；全過程管理

工程檔案管理能為工程建設提供參考，對確保項目工程質量和效益具有重要作用。因此，作為管理單位和管理人員，應該制定健全完善的制度和措施，把握管理工作要點，確保檔案資料收集完整，內容齊全，能為項目工程建設提供有效的參考和依據。但目前在工程檔案管理活動中，由于一些管理人員的責任心不強,沒有嚴格落實各項管理制度和措施,制約工程檔案管理水平提高，需要采取完善和改進方案。這里探討分析工程檔案管理存在的不足，分析其形成原因，然后有針對性的提出完善措施，希望能為工程檔案管理工作的有效開展提供啟示。

1 工程檔案管理面臨的問題

盡管加強工程檔案管理能為項目工程建設、管理和維護提供有效參考，對提高工程質量和效益也具有積極作用。但由于管理制度沒有嚴格落實，一些管理人員綜合技能偏低，制約工程檔案管理的實效性提升，存在的問題表現在以下方面。

1.1 歸檔不及時

根據項目工程建設基本情況，為了更好發揮工程檔案的作用，應該對工程檔案及時歸檔，做好整理工作，為項目建設提供有效參考。但在管理過程中，一些工程檔案管理人員不注重對檔案的及時歸檔，未能根據具體需要加強檔案整理工作。尤其是施工圖紙，設計變更記錄，竣工結算圖紙等，沒有及時歸檔，對項目工程建設產生不利影響。

1.2 工程檔案資料缺失

工程建設周期長，施工工藝流程復雜，檔案資料內容豐富，涉及面廣，數量較多。如果管理存在疏忽，很容易導致工程檔案資料丟失，到達施工和管理人員手上的資料不齊全[1]。尤其是對于施工過程的細節資料，檔案管理人員普遍不重視，沒有充分認識其重要意義，遺失率較高，難以滿足工程建設需要。

1.3 工程檔案信息與實際不相符

主要表現為工程項目設計方案與實際產品存在不一致的情況，或者尋找替代的檔案信息資料。一些設計人員對項目工程建設資料不了解，設計方案與工程建設不相符合,施工過程缺乏全面了解，導致檔案信息資料與實際情況不一致，難以為工程建設提供參考。

2 工程檔案管理面臨問題的成因

導致工程檔案管理存在問題的成因是多方面的，檔案管理不到位是多種因素共同作用的結果。具體來說，主要成因包括以下幾種：

2.1 工程檔案管理重視程度不夠

許多單位將工作重心放在工程建設方面，注重提高工程建設質量和效益，但忽視工程檔案管理，工程檔案資料收集、整理、歸檔和使用存在不足。一些施工單位和領導認為，檔案管理是檔案管理部門的職責，重視程度不足，甚至不愿意移交歸檔。

2.2 工程檔案管理責任制沒有落實

工程檔案缺乏完善的管理制度，管理部門和管理人員的職責不明確，責任制沒有嚴格落實，難以有效規范工程檔案管理人員各項工作。此外，設計方、施工方和監理方缺乏有效的協調和溝通，沒有構建完善的工程檔案管理網絡。主管部門監督不到位，管理制度沒有落實，檔案管理失職[2]，難以有效提升工程檔案管理水平。

2.3 工程檔案管理人員專業技能缺乏

工程檔案管理是專業性和技術性較強的工作，需要提高管理人員專業技能，落實各項管理制度，提高責任心；并重視計算機技術的應用，進而有效提升工程檔案管理水平。但在具體工作中，一些管理人員責任心不強,有些檔案管理人員身兼數職，將工作重心放在其他方面，對工程檔案管理缺乏足夠認識；或者忽視專業技能學習，對工程檔案管理業務技能的掌握程度不夠，未能根據規范要求和管理流程開展管理活動,難以提升工程檔案管理實效性。

2.4 工程檔案管理人員數量較少

為有效提升工程檔案管理水平，安排數量充足的管理人員，有效把握工作要點是必要的；但一些施工單位專職的工程檔案管理人員缺乏，難以有效滿足工程檔案管理需要；或者忽視工程檔案管理人員的教育和培訓,影響他們的管理綜合技能提升。此外，管理人員數量不夠還容易導致工程檔案資料收集不全面，資料不齊全則容易影響檔案資料的歸檔和整理，不利于提升工程檔案管理工作效率[3]。

3 工程檔案管理面臨問題的應對策略

為彌補管理活動存在的不足，提升工程檔案管理實效性，根據存在的問題，結合項目工程建設具體需要，可以采取以下對策：

3.1 提高對工程檔案管理的重視程度

檔案資料是工程建設的第一手資料，也是工程施工的真實記錄，同時也能為項目工程建設、養護、維修提供參考。因此，要確保工程檔案資料齊全，充分發揮其重要作用，提高思想重視程度，有效落實各項管理制度和管理措施，促進工程檔案管理水平提升。各級領導要提高思想認識，精心收集并整理檔案資料，做好歸檔工作，確保檔案資料齊全，避免資料流失現象發生,使其更為有效的發揮參考作用。此外，還要提高工程檔案管理人員的思想認識，端正工作態度，明確加強工程檔案管理的重要作用，認真把握管理要點，將提高工程檔案管理水平作為一項重要的職責來對待，努力提升管理工作水平[4]。

3.2 構建完善的檔案管理與考核制度

建立并落實工程檔案收集制度,細化歸檔流程，明確管理人員職責。工程每項施工任務完成后，都要收集和移交工程檔案資料。并做好考核工作，將其作為一項日常活動來看待，確保工程檔案資料收集有章可循，推動工程檔案管理制度化和規范化。同時還要嚴格落實各項管理制度和措施，做好檔案材料登記工作，認真記錄工程檔案查閱、記錄等各項活動，保證工程檔案資料完整、詳細。建立工程檔案管理考核機制,將管理工作納入綜合考核范疇，激發管理人員主動性。建立獎懲激勵機制，激發檔案管理人員工作的主動性，提高管理人員素質，加大資金投入，健全制度措施，詳細收集檔案資料，并確?？己斯ぷ髀鋵嵉轿?，增強工作人員的檔案管理意識[5]。落實檔案管理責任制，對不按時提交檔案資料的部門，及時提出整改意見，督促他們嚴格認真履行職責，確保檔案資料齊全；進而有效發揮參考作用，促進工程檔案管理水平提高。

3.3 重視檔案管理人員的教育與培訓

一方面，重視工程檔案管理人員職業道德教育和培訓。培養他們吃苦耐勞，樂于奉獻精神，增強責任感和使命感，自覺遵守和熱愛檔案資料。加強思想政治理論學習，提高思想覺悟，自覺開展爭先創優活動。重視檔案管理法律法規學習，增強法律意識和責任意識，確保檔案管理規范有序進行。另一方面，注重對檔案管理人員的培訓和管理。例如，重視工程檔案管理的理論知識、法律法規的學習，采用課堂授課、交流學習等方法，豐富教育培訓形式，努力掌握檔案管理技能。加強計算機和信息技術學習，推動工程檔案管理信息化，適應新時期和新需要，努力提升工程檔案管理工作水平。

3.4 注重對工程檔案的全過程管理

工程檔案管理要從源頭抓起，工程立項后就要開展檔案交底，對檔案資料進行收集、整理和歸檔。施工過程中應該收集資料，確保每個施工環節的檔案管理都規范有序進行，管理部門要加強工程檔案收集和整理工作，對不符合要求的檔案資料提出整改和完善建議，直至滿足要求為止[6]。加強施工后期檔案檢查、驗收和管理，做好整理歸檔工作，嚴格按要求編制目錄和清單，方便查閱和使用，促進檔案資料更為有效的發揮作用。

4 結語

總之，加強工程檔案管理，對項目工程建設的重要作用是不言而喻的。作為工程檔案管理人員，應該認識其重要作用，根據存在的不足，有針對性的采取對策；并嚴格落實工程檔案管理制度，提高檔案管理人員素質，推動工程檔案管理活動順利進行，有效提升工程檔案管理水平，從而為項目工程建設提供有效的參考。

[1]唐曉晗.淺析土木工程施工項目管理面臨的問題及應對策略[J].商品與質量，2016（S7）：265.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業,2015(5)：173-174.

[3]基于土木工程施工管理問題的探究性分析[J].余君.企業導報，2011(10)：62-63.

[4]張英奎,王飛,房彥君.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].北京化工大學學報(社會科學版),2014(3)：32-36.