淺論國際工程總承包項目文件資料管理

張譯之 鄭良杰 徐建(中國石油安全環保技術研究院， 北京 102206)

淺論國際工程總承包項目文件資料管理

張譯之 鄭良杰 徐建(中國石油安全環保技術研究院， 北京 102206)

本文從國際工程總承包項目文件的資料范圍、具體內容和主要特點入手，論述了項目文件資料管理的一些做法，以及文件資料管理工作對于項目的順利實施和變更索賠方面的重要意義，并闡述了國際工程總承包項目文件資料管理人員的基本素質要求。

國際工程；總承包；文件管理；變更索賠

隨著我國改革開放及一帶一路步伐不斷加快，對外開放的領域更加廣泛深入，各行業工程建設隊伍把更多的目光投向廣闊的海外市場，積極參與國際工程項目的投標競爭，對外總承包項目越來越多。本文結合某國油田公司工程項目的文件資料管理情況，對國際工程總承包項目文件資料管理做一簡單論述，不斷提高項目文件資料管理水平，更好地為工程項目的實施提供及時、準確、有效的文件服務，充分發揮文件資料管理在工程項目執行過程中的信息支持與服務作用。

1 國際工程總承包項目文件的資料范圍

國際工程總承包項目的文件資料包括項目投標、合同簽訂、工程勘測、設計、采辦、施工安裝、試運投產、竣工驗收、質保期服務以及工程變更索賠、結算付款等項目實施過程中形成的不同載體形式的各類文件資料，其具體內容包括招投標文件、總包和分包合同、施工圖紙、采購詢價文件、產品設備文件、技術程序文件、項目管理文件、項目階段報告材料(含日報、月報、年報)、質量檢查文件、交工驗收文件、變更索賠談判文件，以及各類會議紀要和往來文件等。

2 國際工程總承包項目文件資料的特點

(1)資料形成渠道多，來源地理范圍廣。國際工程總承包項目通常涉及一國或多國的業主、國內外供貨商、分包商、監理和合作伙伴等，例如某公司承建的某油田建設項目，業主是由三國組成的聯合公司，監理是歐洲的公司，設計分包商則是加拿大某公司與中國設計單位組成的聯合體，供貨商更是遍布及亞洲、歐洲、美洲的十幾個國家和地區。其工程項目文件資料不僅形成于項目經理部與各方的業務往來過程中，還形成于項目經理部本部各部門之間，以及所屬公司各部門之間。

(2)依托載體形式不一，收發傳遞途徑多樣。除了傳統的紙質載體文件外，隨著現代通訊技術的發展，越來越多的文件資料是以磁盤、光盤等物理載體形式的電子文件。文件的傳遞處理，可以通過傳真、電子郵件、人工攜帶、郵寄快遞，甚至口頭電話等等，呈現出多樣化的特點。

(3)文件資料內容廣泛，包羅萬象。其內容涉及工程項目運作實施過程中的各個環節，即從工程立項、簽訂合同、設計、采辦、施工、試運、投產、機械完工、臨時驗收、保運到最終驗收，以及各個方面如項目管理、計劃控制、施工組織協調、質量管理與控制、安全健康與環保、變更索賠等等。

(4)工作語言較統一，以英語為主。英語是國際通用語言，也是國際工程總承包項目的工作語言。項目的招投標、合同文件，以及各類往來信函等，都統一使用英語。若同一文件不同版本之間出現沖突或產生異議，則英文版本為準，其具有最終法律效力。

3 國際工程總承包項目文件資料管理

國際工程總承包項目文件管理是指貫穿于工程實施全過程的各類資料的接收、發放、登記、保管、利用以及存檔等各項工作，其主要任務是為工程的實施和后期變更索賠提供有力的文件支持，以及為實現工程項目的經濟效益、社會效益最大化提供全面有效的信息服務。為持續提高項目文件資料管理水平，應建立相應管理系統，實現管理的信息化，同時不斷優化信息結構，從而更好地適應項目管理需求，提供更為全面、科學的決策依據。

(1)充分應用計算機、通訊網絡等各類技術手段，是做好文件資料管理，建立高效項目信息流程的必要基礎。

①某國油田公司在兩國分別設立了工程項目經理部，其工程設計、采辦和施工分別位于三地，該公司在兩國三地之間及時建立了衛星通訊網絡和互聯網通訊系統，使得文件信息傳遞處理更加快捷，為項目文件資料管理帶來了極大的方便。通過電子郵件，半個小時之內施工圖紙就可以從設計到達施工現場，并通過現場文件管理人員分發到專業工程師和施工班組手中，同時也大大降低了文件圖紙資料郵寄費用和國際國內傳真費用。

②通訊網絡和互聯網系統的應用，給文件信息管理帶來了更多新課題。如何使項目管理中心與各施工點之間的文件信息輸入、整理和存儲保持同步一致，如何動態補充、刪改，如何使各方面信息具備良好的接口等等，這些問題都對文件信息管理工作提出了更高的要求。當然，這不僅僅是文件管理部門的事情，也不是文件管理部門單獨能夠實現的，它需要項目各部門各專業的管理信息建立在統一的項目信息管理平臺上，并隨著項目進展情況動態地進行數據維護、更新。通過這樣一個開放式、交互式的項目管理信息平臺，使項目管理各層次之間接口明確，界面清晰，信息暢通，實現信息資源共享，使項目管理上水平、上檔次。

③在這樣的項目管理信息綜合平臺建立起來之前，我們從文件管理部內部著手，項目管理中心與施工現場的文件控制管理，首先在文件圖紙資料目錄的建立上使用統一的辦公軟件(Excel或Access)，由此建立統一的文件存儲格式。各施工點文件管理人員及時更新維護本地的文件圖紙目錄，并通過電子郵件使各施工點保持目錄信息共享，項目管理中心則保存所有施工點文件圖紙目錄的匯總數據。在此基礎上，逐步實現重要文件處理狀態進入目錄數據庫，做到層次清晰，結構嚴密，動態更新，不斷完善，便于項目領導和各主管職能部門隨時調閱文件目錄數據庫，掌握某一文件及有關事由的處理情況，以便及時做出決策。

(2)為確保國際工程總承包項目的順利實施，尤其值得注意的是要嚴格履行雙方或多方簽字認可的書面文件，特別是涉及工程工期、工作量修改、計劃調整、費用變化等直接關系到雙方經濟利益的問題，據此進行相互監督、規范和要求各方工作。在項目后期的變更索賠過程中，必須拿出真憑實據，才能在談判中贏得先機，提高索賠成功率。文件管理人員應具備清晰的頭腦和敏銳的眼光，善于從眾多復雜的項目信息中捕捉到對己有利的索賠線索，盡可能地提取與變更索賠有關的信息。在工作過程中，要注意收集整理和保存有價值的文件資料，為后期的索賠談判提供有力證據。

(3)工程項目文件管理要兼顧業主要求、合同規定，以及項目經理部所屬公司質量體系中的相關規定。工程項目完成竣工驗收后，向業主移交的所有文件的內容、格式和份數均應符合合同規定以及業主的具體要求，并且要保證資料的齊全性、完整性。平時要經常與施工、采購、質量等各部門進行溝通，及時了解在施工、質檢、采購、運輸等過程中應形成的文件資料的收集整理情況和項目進展，避免在準備竣工文件時出現資料殘缺不全等問題，對工程驗收和款項支付產生不利影響。項目經理部在向所屬公司移交工程項目檔案時，應遵循所屬公司的質量體系和工程建設項目檔案管理方面的相關規定。

4 國際工程總承包項目對文件資料管理人員的素質要求

作為國際工程項目文件資料管理人員，除了應具有一般文件資料管理人員的業務素質，還必須具有以下素質：

(1)熟練的英語交流能力。國際工程總承包項目中，業主、國外分包商、供貨商、監理之間的往來信函，日常交流，參加會議等均使用英語，項目管理人員在工作中接觸、收發處理的文件大多都以英語為主，因此，良好的英語聽說讀寫能力，是做好國外項目文件資料管理的必要條件。

(2)具備良好的合同意識。工程項目的運作實施過程，說到底就是嚴格履行合同的過程，合同是規范、約束業主與總包商及分包商的準繩，合同雙方都應該按照合同的規定和要求，履行各自的職責。作為文件資料管理人員，要認真學習合同，領會合同精神，特別要吃透合同、ITB文件中對于文件資料、圖紙等各類文件傳遞、處理的要求，伴隨工程竣工，應該向業主提供的竣工資料的內容，份數，格式要求等。

(3)具有自覺的保密意識。由于文件資料管理人員在工作中必然接觸項目實施所形成的各類文件信息，以及所屬上級公司的有關文件信息，其中會涉及屬于公司或項目經理部的商務、技術、管理方面的機密內容。作為稱職的文件資料管理人員，應有對公司和項目經理部高度負責的主人翁精神，培養良好的組織觀念和保密意識，紀律性強，作風過硬，把公司和項目經理部的利益放在第一位，嚴格遵守項目各項管理制度規定，尤其是公司和項目部的保密規定。

(4)掌握并具備國際工程總承包項目管理的基本知識。從項目前期啟動(投標報價，合同簽訂等)，到設計、采購、施工、試運、投產等工程實施的各階段，主動與各職能管理部門和專業管理人員、專業工程師加強溝通，通過參加各類會議，閱讀工程文件、進度計劃、周報月報等資料，了解工程進展情況以及工程實施中遇到的困難和存在的問題，盡量做到心中裝有工程全局，能夠預測哪些文件資料是當前提供利用的重點，對于項目順利實施最有使用價值，把死文件變成活信息，變被動借閱文件為主動提供信息服務，做到胸有成竹，提高工作效率和管理質量。

(5)項目文件管理包含了大量諸如文件收發、登記、復制、轉發等等事務性內容，具體工作機械單調，枯燥乏味，這要求文件管理人員要愛崗敬業，扎實認真，吃苦耐勞，并具有奉獻精神。

總之，在世界經濟發展全球化、信息化時代，作為世貿組織成員國，我國對外工程總承包項目管理已經步入同國際接軌的快車道，作為項目管理基礎性工作的文件資料管理，也必須跳出僅僅是文件資料收發傳遞、看攤守堆、被動服務等事務性工作的框框，立足于打通項目管理信息流程、搭建項目管理信息服務平臺、敢作項目管理信息中心的高度，按照國際工程總承包項目的合同精神，學習借鑒國際知名承包商在項目信息管理方面的先進做法，通過扎扎實實、艱苦細致的實際工作的積累，摸索出一條既適合于項目經理部現實情況，又能向國際水平看齊的嚴密可靠、相對穩定、切實可行、動態靈活的項目文件資料管理系統，使國際工程總承包項目管理信息化水平邁上新的臺階。