淺談辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

摘 要

OA指的是利用現(xiàn)代科技技術(shù)將辦公業(yè)務(wù)物化于各類自動(dòng)化設(shè)備，合理推行、普及與運(yùn)用OA是強(qiáng)化內(nèi)部管理、改善辦公環(huán)境、降低運(yùn)營成本與提升辦公效率的有效措施。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)OA的前提條件，計(jì)算機(jī)科技技術(shù)可以高度集成網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及通信技術(shù)，提高制度管理、會議管理及公文流轉(zhuǎn)效率，能促使OA形式向智能化、平臺化、多媒體化及便捷化的方向發(fā)展。本文分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)在OA中的應(yīng)用情況，旨在實(shí)現(xiàn)節(jié)省時(shí)間、避免或減少損耗、獲得有利競爭條件及增加效益等OA目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】自動(dòng) 計(jì)算機(jī) 辦公 技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)綜合性強(qiáng)、涉及面廣，與現(xiàn)代生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會發(fā)展息息相關(guān)，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲存、運(yùn)算、控制、輸入及輸出功能，還具備一定的判斷能力、感知能力、學(xué)習(xí)能力及思考能力，因此在醫(yī)療服務(wù)、家庭生活、金融交易、商業(yè)買賣及企業(yè)管理等諸多領(lǐng)域中發(fā)揮了重要作用。在辦公自動(dòng)化（OA）領(lǐng)域中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以有效變革工作方式，有助于高效傳遞及準(zhǔn)確處理各類數(shù)據(jù)信息，避免浪費(fèi)過多時(shí)間及人力，提高決策效率，有效提升OA水平，促使精細(xì)化辦公、科學(xué)化辦公、現(xiàn)代化辦公與自動(dòng)化辦公實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。

1 應(yīng)用

1.1 在OA綜合管理中的應(yīng)用

在OA綜合管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠全面監(jiān)控、全面跟蹤各個(gè)辦公環(huán)節(jié)，包括公文處理環(huán)節(jié)、匯報(bào)環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)與下發(fā)環(huán)節(jié)等，確保辦公流程得到有效控制，從而高效完成車輛管理、圖書管理、會議管理、物品管理、接待管理、用餐管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排管理及用章管理等綜合性管理工作。在出現(xiàn)OA管理問題的情況下，能夠及時(shí)協(xié)調(diào)各部門、崗位的物力、財(cái)力及人力資源共同解決管理問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)在OA綜合管理工作中的具體應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，可采用計(jì)算機(jī)OA軟件定義管理工作流程及設(shè)置跟蹤管理控制節(jié)點(diǎn)，在OA系統(tǒng)中監(jiān)控各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的流轉(zhuǎn)情況，全面掌控辦公人員的工作狀態(tài)，根據(jù)管理節(jié)點(diǎn)與流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況協(xié)調(diào)相應(yīng)的管理職責(zé)，通過全過程監(jiān)控管理工作降低OA的出錯(cuò)率。還可以利用OA軟件協(xié)調(diào)管理機(jī)制中的各個(gè)要素，如管理流程、管理內(nèi)容及管理目標(biāo)等，在其中一個(gè)管理要素發(fā)生變化時(shí)，利用OA軟件自動(dòng)修改與之相關(guān)聯(lián)的管理要素，同時(shí)提醒辦公人員對工作流程做出相應(yīng)的調(diào)整，進(jìn)而全面監(jiān)控管理工作過程、進(jìn)度與實(shí)效，確保系統(tǒng)性、規(guī)范性開展OA管理工作。其次，利用計(jì)算機(jī)中的OA軟件搭建公共交流平臺，能夠使辦公人員在線交流各項(xiàng)OA管理事宜，在溝通交流中分享管理問題的解決方法，傳遞管理信息，并在集體性的頭腦風(fēng)暴中高效解決OA管理中遇到的問題。在OA設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，計(jì)算機(jī)中的OA軟件能夠及時(shí)向辦公人員發(fā)送預(yù)警信息，提醒辦公人員及時(shí)采取措施防止故障擴(kuò)大化，避免發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失，使日常的OA管理工作變得更為有序化、便捷化。此外，應(yīng)用計(jì)算機(jī)OA軟件完成公文的核稿、審簽、蓋章及歸檔等工作，能夠使內(nèi)部辦公人員共享公文信息，提高公文信息與管理過程的透明度。

1.2 在遠(yuǎn)程OA中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展有效提高了信息傳輸速度，同時(shí)使信息傳輸途徑變得多樣化，目前計(jì)算機(jī)所提供的信息傳輸服務(wù)已經(jīng)在逐步完善，傳輸服務(wù)具有方便快捷的特點(diǎn)。在OA中應(yīng)用信息傳輸及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠有效提升遠(yuǎn)程OA水平。在遠(yuǎn)程OA中應(yīng)用通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的具體形式包括無線辦公與視頻會議。會議是一種常見的辦公形式，在實(shí)現(xiàn)OA時(shí)應(yīng)用基于計(jì)算機(jī)科技技術(shù)的視頻會議，能夠使會議突破時(shí)空限制，確保處于異地的總部辦公人員、分部辦公人員能夠在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支撐下進(jìn)行面對面的交流，及時(shí)在視頻會議中表達(dá)想法，與其他辦公人員集中討論問題。例如，某跨國企業(yè)經(jīng)常組織分公司的主管參加視頻會議，在視頻會議中針對相關(guān)問題進(jìn)行討論與研究，采用網(wǎng)上視頻會議形式，無需辦公人員在不同的地點(diǎn)來回奔波，有助于減少辦公時(shí)間與精力，并降低工作強(qiáng)度。在遠(yuǎn)程OA中采用基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)上視頻會議，還能提高各分公司傳輸資源與共享信息的速度，有助于促進(jìn)跨國企業(yè)的遠(yuǎn)程OA實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。另一方面，應(yīng)用無線網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)無線OA。某企業(yè)為了確保員工能夠在不同的環(huán)境下辦公，包括移動(dòng)辦公、異地辦公與在家辦公，建立了VPN，VPN可穿越公用網(wǎng)絡(luò)，保證安全傳輸數(shù)據(jù)信息，員工可以在辦公室以外的地點(diǎn)連接VPN，在VPN中傳輸數(shù)據(jù)及進(jìn)行辦公。VPN中設(shè)置了使用權(quán)限，確保優(yōu)先處理緊急事務(wù)，同時(shí)避免遠(yuǎn)程OA出現(xiàn)信息泄漏等安全隱患，并全面提升整個(gè)公司的辦公效率。

1.3 在OA數(shù)據(jù)處理與文字處理中的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)辦公時(shí)代，可隨時(shí)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為資源或資產(chǎn)，由數(shù)據(jù)產(chǎn)生豐厚回報(bào)，為了能夠使數(shù)據(jù)信息帶來效益，在OA中應(yīng)重視利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理各類數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、 經(jīng)營數(shù)據(jù)、資金數(shù)據(jù)、薪酬數(shù)據(jù)及人力資源信息數(shù)據(jù)等。在處理OA產(chǎn)生的數(shù)據(jù)時(shí)，可采用Office Excel、SOAL Server或Access數(shù)據(jù)庫等軟件，利用Office Excel或Access存儲、加工及整理數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析總結(jié)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果制定決策，可以提高決策的科學(xué)性。因此，Office Excel或Access已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在金融OA、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)OA等多個(gè)領(lǐng)域。Excel可允許辦公人員自定義單元格的格式、文字屬性及字體，同時(shí)具有制圖功能，可以將相對散亂的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為直觀化的數(shù)據(jù)圖表或圖形，如柱線圖及折線圖等，還能綜合利用多種函數(shù)針對性統(tǒng)計(jì)分析OA數(shù)據(jù)，如員工工資表等。除了應(yīng)用Office Excel或Access處理數(shù)據(jù)之外，還可以在OA系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)處理模塊，利用數(shù)據(jù)處理模塊管理OA中的收文與發(fā)文工作，將收文與發(fā)文時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一錄入OA系統(tǒng)中，在OA系統(tǒng)中統(tǒng)一建立發(fā)文，利用收件箱或發(fā)件箱瀏覽發(fā)文、查看詳細(xì)內(nèi)容，或?qū)?shù)據(jù)庫中的部分公文刪除。無論辦公時(shí)采用紙質(zhì)文件或電子文件，均需要利用計(jì)算機(jī)處理文字，包括文字錄入、文字排版、文字存儲及文字發(fā)送等，在OA中常用WPS Office及Microsoft Word處理文字，Word為計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)自帶軟件，WPS的功能較為齊全，不但具有文字排版等基礎(chǔ)功能，還具有自動(dòng)審查、圖片轉(zhuǎn)文字、文字輸出圖片或PDF、文檔修復(fù)、智能備份、生成鏈接發(fā)送及朗讀文字等特色功能，可在處理文字時(shí)將界面調(diào)整為夜間模式或護(hù)眼模式，文字處理界面較為清晰，能有效簡化文字處理過程及提高文字處理速度。

2 應(yīng)用要求

為確保在OA中順利應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，需要把握好以下應(yīng)用要求。首先，辦公人員應(yīng)能夠熟練操作PPT、Excel及Word等常用OA軟件，同時(shí)能熟練運(yùn)用電子郵件、QQ、微博及微信等資源搜集工具、信息交流工具。特殊崗位的辦公人員應(yīng)能夠熟練運(yùn)用專業(yè)軟件，如會計(jì)財(cái)務(wù)人員應(yīng)能熟練使用EAM、“管家婆”、“金蝶”等專業(yè)財(cái)務(wù)分析軟件，工程設(shè)計(jì)人員應(yīng)能夠熟練運(yùn)用繪圖工具及3Dmax軟件。其次，應(yīng)合理配置OA資源，包括打卡機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)及計(jì)算機(jī)等，保證局域網(wǎng)及操作系統(tǒng)能夠正常工作，同時(shí)根據(jù)OA要求制定辦公設(shè)備管理制度，確保辦公人員自覺維護(hù)OA設(shè)備。在條件允許的情況下，可安排專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)OA的發(fā)展特點(diǎn)不斷開發(fā)及更新專業(yè)軟件，保證OA系統(tǒng)具有精密、高效、安全的特點(diǎn)，防止內(nèi)部資源、內(nèi)部資料等信息外泄。此外，應(yīng)確保斷網(wǎng)或網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定時(shí)OA信息傳輸質(zhì)量不受影響。為有效傳輸OA信息，可以安裝BWV軟件。BWV軟件可以確保計(jì)算機(jī)在無網(wǎng)的情況下遠(yuǎn)距離傳輸信息及重要的OA文件，如應(yīng)用程序、文檔及表格等，且具有操作方便、高速傳輸信息等優(yōu)點(diǎn)。為了使BWV軟件正常傳輸信息，還需要配置傳真機(jī)、電話線及FAX/MODEM等設(shè)備。

3 結(jié)語

綜上，虛擬現(xiàn)實(shí)、多媒體、數(shù)據(jù)庫、通訊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)科技技術(shù)為OA的發(fā)展提供了良好的契機(jī)，有效加快了OA的開發(fā)與普及進(jìn)程。為了確保計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢能夠在OA中得到有效發(fā)揮，并逐步完善OA系統(tǒng)的應(yīng)用功能。應(yīng)設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)化的OA應(yīng)用軟件，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)效益、綜合效益與通信效益，確保組合配套的OA設(shè)備與計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)作運(yùn)行，保證計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)與局域網(wǎng)、文件存儲硬盤、掃描儀及打印機(jī)、OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，不斷吸收新的OA技術(shù)。

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作者簡介

于洋（1971-），男，新疆維吾爾自治區(qū)昌吉市人。大學(xué)專科學(xué)歷。現(xiàn)供職于國家新聞出版廣電總局五六四臺。研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

作者單位

國家新聞出版廣電總局五六四臺 北京市 102434