人力資源和社會保障局檔案管理的有效方法與應用分析

車淑娥

摘要：人力資源和社會保障局檔案管理存在現實的局限性，需要不斷的吸收先進管理方法，培養優質管理人才，提升管理制度化與規范化，從而較好的發揮檔案管理的實際社會價值。

關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；方法；應用

中圖分類號：F249.2；G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應的記錄、保管等工作，其主要內容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計匯總與使用等各方面功能的服務。檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內容，對于企事業單位與個人的相關工作開展與需求提供服務，維持了社會的基本運作。

一、傳統人力資源和社會保障局檔案管理的不足

（一）缺乏勞動保險檔案的關注

實際檔案管理中，勞動保障檔案具有較大的數量積累，在操作上也較為繁雜，對應的檔案管理硬件條件較為滯后，甚至部分基層區域無法及時有效的做到相關檔案歸檔，保管工作沒有落到實處，甚至會出現檔案遺失，對個人構成較大的困難，降低了檔案管理的實際服務品質，甚至引發用戶投訴等問題。

（二）社會保險檔案缺乏完善的管理機制

社會保險檔案具體所關聯的范圍較廣，社保檔案因為不同類別被不同部門做對應接管，進而導致多方管理，缺乏統一性，部門之間的溝通存在一定障礙，甚至單個人的檔案由多個人分開管理，進而不能達到統一完整的檔案信息歸檔，導致管理上存在更高的難度，給檔案使用的企事業單位與個人構成一定困擾。

（三）檔案收集不完整

在檔案收集整理中會存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實際的檔案資料收集整理中無法有效做到細致全面，進而導致部分資料被遺漏或者損毀，對檔案的完整性構成損害，降低了檔案管理的實際價值，甚至因此引發一定服務糾紛。例如在靈活就業人員或者自由職業者，在參保后檔案沒有得到及時的建檔或者不能及時有效的歸檔，進而導致跨年度移交與歸檔相關工作存在問題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關經辦人沒有及時的移交相關材料，進而導致具有較高價值的原版材料分散在業務承辦部門中，甚至在個人手中。這種做法只是在個人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價值，對后續檔案使用造成影響。

（四）檔案管理工作人員缺乏綜合素養

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執行工作，如果工作人員專業素養與技術缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規范合理性。在部分人力資源和社會保障局單位內，檔案管理工作為了依照有關部門要求，成立了專業的部門，完善了相關機構建設，部分部門與人員配合相關工作形成了管理網絡。但是這種網絡化管理只是表面形式，缺乏實質性的功能發揮。產生相關情況有多重原因：首先，相關工作人員缺乏專業穩定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態，不能長時間穩定性的保持專業對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關工作的人員缺乏專業規范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規范的了解，同時也不知道上交資料的具體內容與范圍，操作較為盲目，缺乏規范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。

二、人力資源和社會保障局檔案管理的方法與應用

當下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題主要是人們對檔案管理價值、技術、制度規范較為缺乏所致，需要不斷的加大人們對檔案管理價值的認識，發揮先進科技技術的功效，規范管理制度與流程，培養優質人才，才能有效的做好檔案管理與利用，更好的服務于社會。

（一）強化檔案規范化意識

要提升領導到基層執行人員的檔案管理規范化意識，做好管理工作日常規劃與監督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統計、使用等情況做對應的記錄，完善相關管理流程，對于資料的狀態與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監管，哪個環節出現問題由相關環節工作人員承擔對應責任。要完善監督機制，對日常工作做頻繁性的考核監督，提升工作人員的謹慎度。

（二）注重人才培養

要注重人才培養，準確的尋找對口人才，不僅在專業上對口，滿足實際工作技能所需，同時也需要掌握工作人員心態，積極尋找具有穩定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業素養培訓，同時要做好對應的思想教育，提升工作人員工作積極性與責任心。積極的建立工作創新機制，讓工作人員對日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時征集對應的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時俱進。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優秀單位學習，學習其技術與整體團隊建設的方法，有效的服務于本單位，促進本單位管理更加的科學規范化，同時符合工作人員實際所需，展開人性化管理，促進人才的穩定性，讓工作人員對相關工作具有更高的忠誠度。

（三）加大信息化建設

要不斷地優化信息化建設，促使各部門收集的資料統一上傳專業網絡系統，促使資料的共享與完善。要完善相關信息化系統與平臺建設，提升檔案管理的可靠性、安全性、多功能性，達到檔案價值的充分挖掘。尤其要注重工作人員對網絡化檔案管理技術的培養，讓工作人員能夠有效的應對信息化管理下的多種問題與操作方法，提升信息化管理的水平。

三、結束語

從國家層面來說，檔案管理屬于基本工作，可以有效的為相關工作開展提供對應的人力資源信息保障，同時也是保證社會民生穩定的基本保障內容。從個體角度出發，檔案管理則影響著企事業單位個人就業、晉升等相關事宜。當下我國人事制度隨著社會的發展也在不斷地變化中，相關檔案管理的價值也日益凸顯，相關檔案管理工作也日益高科技化，對于工作人員與相關管理的要求也日益提升，從而有效的為民眾提供便捷的檔案管理服務。

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