淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

邵亞萍

陜西建工第三建設(shè)集團(tuán)有限公司

淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

邵亞萍

陜西建工第三建設(shè)集團(tuán)有限公司

建筑工程檔案是什么？它是建筑工程管理很重要的一部分，工程的質(zhì)量要想得到很好的提升，工程檔案管理就能起到很大的作用，還可以使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到極大的提升。對于建筑工程檔案，可以說它是一個(gè)企業(yè)十分寶貴的財(cái)富，因?yàn)樗墙?jīng)驗(yàn)以及技術(shù)的總結(jié)。因此加強(qiáng)檔案管理水平對于一個(gè)企業(yè)來說是非常重要的。本論文簡單介紹了工程檔案管理中遇到的問題，然后為這些問題提出了一些建議。

檔案管理;資料管理體制;質(zhì)量管控

1 前言

工程檔案資料是工程施工中很重要的一部分，工程在改建、檢查以及使用的時(shí)候，檔案資料就可以作為原始憑證被其借鑒，工程在竣工驗(yàn)收的時(shí)候，檔案資料也可以被其作為重要的參考資料。在我國工程建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，施工技術(shù)資料的地位也在不斷的提升。因?yàn)樗梢苑从彻こ痰墓芾硭剑ㄟ^它還能夠進(jìn)行工程質(zhì)量的檢驗(yàn)以及控制。

2 建筑工程檔案管理重要性的分析

建筑工程在施工的時(shí)候所涉及的環(huán)節(jié)十分的復(fù)雜，涉及的領(lǐng)域也十分的廣泛，因此使用到的資料非常的多。所以一個(gè)完整的檔案管理是十分必要的，它可以使建筑工程施工的質(zhì)量得到很好的保障，因此我認(rèn)為使用科學(xué)的檔案管理制度就可以很好的做到這一點(diǎn)，不但可以突出管理水平還能夠突出對它的重視度。根據(jù)國家相關(guān)檔案管理的要求我們可以知道，檔案資料必須要嚴(yán)格的管理好，如果不合格那么該建筑工程也就不合格，所有相關(guān)建筑單位必須要對工程檔案資料管理提起高度的重視。

3 工程資料管理中存在的問題

3.1 有關(guān)人員的檔案意識薄弱

建筑工程相關(guān)的檔案資料其實(shí)是十分復(fù)雜的，其中建筑工程在竣工驗(yàn)收后要上交給業(yè)主的資料就非常的多。如果短時(shí)間里沒有什么質(zhì)量問題被發(fā)現(xiàn)，該工程就能夠交付了，然后施工活動就可以全部結(jié)束了，但是工程的資料卻不能很快的被整理出來，所有一定程度上加大了工程檔案管理的難度。在借鑒工程的檔案的時(shí)候，通常會利用到的資料是竣工圖、竣工驗(yàn)收證書以及工程決算，這之外的一些資料就會被忽略，所以檔案資料的利用率降低了很多，同時(shí)也保障不了資料的系統(tǒng)性以及完整性。

3.2 建筑工程的檔案資料管理質(zhì)量偏低

工程的檔案管理都有些什么？主要是施工準(zhǔn)備時(shí)期的前期資料、施工時(shí)的文件、竣工驗(yàn)收時(shí)的文件。目前有很多建筑企業(yè)只重視收集工程檔案數(shù)量，但是卻沒有對這些資料進(jìn)行很好的鑒定，所以在這些檔案資料里面不乏有一些資料已經(jīng)沒有了保存的價(jià)值，嚴(yán)重影響了檔案的優(yōu)化管理以及長期存放。除此之外，在保管的時(shí)候還經(jīng)常會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象、資料在形成的時(shí)候不完整的現(xiàn)象以及有些十分重要的文件在簽字的時(shí)候十分的隨意，這些現(xiàn)象都對檔案造成了十分嚴(yán)重的影響，嚴(yán)重影響了其有效性以及真實(shí)性。

3.3 未能形成規(guī)范化的建筑工程資料管理體制

現(xiàn)如今，我國還有很多建筑以及施工企業(yè)并沒有很好的意識形態(tài)認(rèn)識，所以很大的程度上忽視了對工程檔案的管理，大部分的企業(yè)只是一味的重視管理施工建設(shè)。在這些企業(yè)管理人員的眼里檔案管理是可有可無的，檔案管理并不能帶來好的經(jīng)濟(jì)效益給企業(yè)，所以這些企業(yè)并沒有在檔案管理上投放物力、人力以及財(cái)力。除此之外，建筑施工企業(yè)也并沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，同樣也沒有專人進(jìn)行管理，不過施工監(jiān)理為建設(shè)方提供了很好的服務(wù)來控制工程的技術(shù)、質(zhì)量以及進(jìn)度，因此監(jiān)理方也有責(zé)任管理好工程的檔案資料。

4 檔案資料質(zhì)量管理的建議

4.1 進(jìn)行工程檔案資料形成過程的加強(qiáng)管控

(1)在意識形態(tài)上，一定要加大對檔案管理重要性的認(rèn)識。第一步要做的就是做好檔案管理重要性的宣傳，提高企業(yè)相關(guān)管理人員檔案資料管理的意識，讓從事檔案資料管理的工作人員認(rèn)識到這項(xiàng)管理工作的重要性，力求使其充分全面的認(rèn)識這項(xiàng)工作，形成良好的自覺性，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的管理。

(2)要想加強(qiáng)管控，我認(rèn)為可以把檔案工作建立在行政程序建設(shè)里面，做好檔案工作的拓展工作，比如管理、程序以及方法。

4.2 優(yōu)化工程資料管理人員，制定完善的工程資料管理制度

(1)在任用檔案資料的管理人員的時(shí)候，一定要選擇專業(yè)知識較高的以及責(zé)任心較高的人。工程施工前需要對資料進(jìn)行分類收集以及編制，在這個(gè)過程中，我認(rèn)為一定要派專業(yè)人員進(jìn)行，同時(shí)還要做好這些資料的驗(yàn)收評定，然后這些資料的原始記錄便會形成，一定要保障好資料形成與工程進(jìn)度一致。

(2)完善資料的交接手續(xù)制度，在檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)動的時(shí)候，一定要做好交接工作，因?yàn)橘Y料的交接非常的重要，必須要嚴(yán)格把關(guān)才行，因此必須要落實(shí)好資料管理的相關(guān)責(zé)任。

4.3 在工程技術(shù)資料編寫中加強(qiáng)質(zhì)量管控

(1)統(tǒng)一技術(shù)資料的表格樣式。在工程的籌建環(huán)節(jié)，就應(yīng)該按照工程的特點(diǎn)制定一個(gè)符合各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的資料表格，統(tǒng)一表格有利于資料的編輯以及整理，可以減少資料格式不規(guī)范以及多樣化的問題產(chǎn)生。

(2)做好施工保證資料的收集與整理的工作。在施工中所用到的原材料基本都會受到一些因素的影響，這些原材料的合格證以及檢驗(yàn)報(bào)告都屬復(fù)印件，不能與原材料一起到達(dá)施工地的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。所以為了避免先用后試產(chǎn)生影響進(jìn)度以及質(zhì)量的問題，工程企業(yè)一定要做好相關(guān)資料的收集以及整理工作。

(3)保障技術(shù)資料的完整性。沒有完整的技術(shù)資料，怎么能充分的反映出工程的真實(shí)情況，因此一定要做好技術(shù)資料的收集工作，形成資料后一定要做到及時(shí)收集才行。

5 結(jié)束語

根據(jù)以上內(nèi)容我們可以知道，建筑行業(yè)發(fā)展的速度加快了，所以對企業(yè)的管理方式以及經(jīng)營理念的要求也越來越高了，在這之中檔案管理工作占了很重要的一部分，檔案資料的有效性以及完整性會影響到建筑行業(yè)的發(fā)展，可以極大的保證其質(zhì)量。因此，建筑施工企業(yè)的相關(guān)人員必須加大對這項(xiàng)工作的認(rèn)識力度，不斷創(chuàng)新檔案管理的方法，提高檔案資料管理人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作的流程，通過以上這些方法可以很好的提高我國工程檔案管理水平。

[1]張欣.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(21):185.

[2]張威.建筑工程檔案管理存在的問題及處理措施[J].中外企業(yè)家,2014(23):186+188.

[3]孔莉.工程資料管理存在問題及處理措施研究[J].經(jīng)營管理者,2014(11):314.