躍躍“預室”，館內空間任你約
——河北經貿大學圖書館空間預約服務案例

王玉卿 趙曉丹 胡永會

(河北經貿大學圖書館 河北 石家莊 050061)

躍躍“預室”，館內空間任你約
——河北經貿大學圖書館空間預約服務案例

王玉卿 趙曉丹 胡永會

(河北經貿大學圖書館 河北 石家莊 050061)

1 案例背景

河北經貿大學圖書館有15個藏閱一體式的閱覽室和多個公共空間區域，隨著新館建設和開放管理模式的實施，讀者入館量激增的同時又引發了新的問題：新建館雖然座位增多，但依然難以滿足2萬多名學生的需求，搶、占座現象成為我校圖書館的頑疾。如何有效地管理和利用各種空間資源尤其是座位資源一直是我館面臨的難題，基于上述問題，我館創新性地提出了將空間資源的預約服務整合到圖書館微信平臺，在目前難以解決的供需矛盾中尋求相對公平有效的管理方式，有效地解決占、搶座引發的各種矛盾。

2012年圖書館引進自助選座管理系統，雖然暫時有效地解決了占座問題，但由于學生數量眾多，日均選座人次超過萬次，因此學生排長隊選座現象司空見慣，尤其考試期間，不乏出現哄搶排隊的現象，不僅浪費了讀者寶貴時間，而且開館時學生的密集擁堵也存在嚴重的安全隱患。

鑒于上述原因，基于目前我校已實現了無線網絡全覆蓋，我們提出了通過微信平臺實現空間預約服務的機制，完成了圖書館空間管理由線下到線上、從實體到虛擬的轉移。

2 案例主要內容

為了提高空間使用和管理效率，提出空間管理線上化、系統化的思路，結合河北經貿大學圖書館微信平臺，推出圖書館空間資源的預約服務應用系統——“預約寶”，并制定一系列相應的規則。“預約寶”將所有空間的預約服務統一整合到圖書館微信服務平臺上，無需單獨下載APP及注冊，只需用一卡通號綁定河北經貿大學圖書館微信公眾號即可，方便快捷。目前“預約寶”已經實現了如下功能：

2.1 閱覽室及公共空間座位預約

2.1.1 預約方式和基本規則

考慮到讀者的習慣問題，每個閱覽室的部分座位開通微信預約模式。管理員可依據實際情況調整可預約座位的比例，比如考試期間，適當增加預約座位的數量，平時一般控制預約座位數量占全部座位數的30%左右。具體程序如下:

(1)讀者關注河北經貿大學圖書館微信公眾號，綁定個人校園卡驗證身份后，即可使用預約服務。

(2)每天9點半到23點讀者可以進入我館微信平臺，通過預約寶選擇第二天的座位，預約當天可以隨時取消預約，超過24點將無法取消。

(3)預約成功的座位須在第二天開館的一小時內到館刷卡確認，每次座位使用時長為4個小時，期間可以續時。超過時間未確認或未及時續時，會被記錄在該閱覽室違規一次。設置了兩個專用排號機為確認快速通道，大大節約了讀者時間。

(4)每個閱覽室的預約座位數可以根據具體需要進行動態調整，以滿足不同時期的讀者需求。

此外還設置了座位續時、離開時釋放以及各種違規處罰等相應的規則。

2.1.2 座位預約功能使用效果

座位預約系統從提出設計思路、申請技術研發、與微信平臺掛接試用共歷時3個月，在試用過程中發現多處漏洞并進行了調整，于2016年1月正式上線，截至2017年6月，座位預約數量已超過20萬人次，尤其在期末考試周，微信預約座位可以用“秒殺”來形容，深受讀者歡迎。

座位預約和到館確認及續時規則的制定，避免了某些讀者預約后不及時到館使用的“變相占座”現象，敦促讀者養成遵守規章、珍惜信用、充分利用資源等良好的行為習慣。已經預約的讀者在專用機上刷卡能夠快速確認座位，節約時間并提高了效率，有效緩解了現場選座“排長隊”現象。到館確認預約座位的時間范圍為開館后一小時，學生自主選擇到館確認時間，避免瞬間人流量增大帶來的安全隱患。

2.2 研究廂預約

考慮到考研學生和在讀研究生的需求，我館專門開辟區域建設了12個研究廂，分為5個考研研究廂、6個研究生團隊研究廂和1個機動研究廂，每個研究廂均配備若干座位和相應的設施。

2.2.1 研究廂預約規則

(1)研究廂服務對象為：大三下學期或大四上學期的擬考研學生和在讀研究生。

(2)使用時長：考研生按自然月預約一個研究廂的座位，使用時長是當月；研究生按課題小組申請，手機在線填寫申請單，獲管理員審核通過后可使用一個學期。

(3)研究廂服務設定：不同的身份權限可以申請不同的研究廂，使用時長和考勤規則不同。

(4)使用規則設定：研究廂設置了門禁，刷一卡通入內，預約后每天不能到館學習者會有相應的違規記錄，個人廂和團隊廂的考勤規則不同，符合不同學生身份的個性化差異化需求。

2.2.2 研究廂預約使用效果

2016年3月至2017年5月，考研學生預約研究廂累計達1 992人次；研究廂提供給考研生所用座位為88個，自研究廂預約服務推出以來，預約人次每月皆在100人次以上，大大提高了座位使用率。團隊研究廂使用率也大大提高，一年來共有105個研究生團隊預約，團隊使用人次達826人次。上述數據反映圖書館研究廂深受歡迎且利用率極高。

2.3 教師IC空間和國際報告廳預約

為了方便教師充分利用圖書館資源，圖書館開辟了教師信息共享空間(簡稱教師IC空間)，配備圖書報刊、電腦、沙發卡座、休息室、影音室和研討室，研討室配有投影、試聽設備等，深受歡迎。“預約寶”將教師IC空間和國際學術報告廳由“電話預約+人工管理”改為“系統預約+后臺審批管理”，在微信平臺通過報表化的方式呈現未來一周的空間使用情況，教師通過手機隨時能看到各個空間資源的空余情況，方便有需求的教師合理按需選擇，有效提升了教師讀者的使用體驗，提高了資源利用效率，同時方便了管理。

3 結語

河北經貿大學圖書館將“預約寶”整合入微信平臺，將館內自習座位、研究廂、教工IC空間以及學術報告廳這些空間資源進行了系統化管理，不僅方便了讀者，提高了空間資源的利用率，還大大減輕了館員的工作壓力，實現了空間預約自助化、預約后實際到位的考勤程序化和綜合管理的系統化等。“預約寶”自投入使用以來，深受讀者歡迎，座位和各類空間的使用率大大提升，有效強化了讀者利用空間資源的自覺性，提升讀者體驗的同時，也方便了圖書館對讀者入館信息的掌控，各類讀者入館數據和空間利用數據實時呈現，有助于開展針對性調整和管理。通過微信平臺整合預約服務，切實體現了圖書館圍繞讀者需求，以技術創新為手段，以提升服務和優化管理為目標的工作理念。

2017-08-01 責任編輯：張曉霞)