醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理

白鶴

北京清華長庚醫(yī)院

醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理

白鶴

北京清華長庚醫(yī)院

醫(yī)院基建檔案能真實(shí)反映醫(yī)院工程建設(shè)，有效推動(dòng)其經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也真正凸顯了醫(yī)院現(xiàn)實(shí)價(jià)值。在醫(yī)院基建檔案管理工作中，我們要注重實(shí)踐操作，狠抓管理時(shí)效，建立檔案監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理，加強(qiáng)基建檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力，基建檔案的相關(guān)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)水平，共同落實(shí)好醫(yī)院基建檔案管理工作。

醫(yī)院；基建檔案；有效管理

1 前言

醫(yī)院基建檔案可以歸納為醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)和基礎(chǔ)改造過程中，從基建項(xiàng)目確立到設(shè)計(jì)、施工、修建和交付使用過程中形成的檔案文件、設(shè)計(jì)圖紙、工程進(jìn)度、監(jiān)管信息等文字、表格和聲像資料。近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院改擴(kuò)建工程數(shù)量的不斷增加，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的有效管理就顯得非常重要，通過它一方面能夠記錄反映醫(yī)院工程基建中的真實(shí)數(shù)據(jù)，也是醫(yī)院工程日后運(yùn)轉(zhuǎn)使用、維修保養(yǎng)和改擴(kuò)建的重要依據(jù)。

2 淺談醫(yī)院基建檔案的重要性

醫(yī)院基建檔案能真實(shí)反映醫(yī)院工程建設(shè)，有效推動(dòng)其經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也真正凸顯了醫(yī)院現(xiàn)實(shí)價(jià)值，可以說，醫(yī)院基建檔案的重要性主要表現(xiàn)為：

2.1 醫(yī)院基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)過程中的第一手資料和原始資料，它如實(shí)記錄了醫(yī)院工程建設(shè)過程中的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、改擴(kuò)建、驗(yàn)收、使用和維護(hù)等工程數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)反映醫(yī)院工程建設(shè)的設(shè)計(jì)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目要求和監(jiān)管指標(biāo)等數(shù)據(jù)形成的過程，從而能夠客觀反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的真實(shí)面貌，成為醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中不可獲取的第一手資料，真正凸顯了醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院工程建設(shè)中各項(xiàng)施工活動(dòng)的真實(shí)性和重要性。而且在醫(yī)院工程的驗(yàn)收使用、后續(xù)維護(hù)、改擴(kuò)建的過程中，醫(yī)院基建檔案可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新和實(shí)時(shí)變化，能夠保證醫(yī)院能夠隨時(shí)了解醫(yī)院工程的施工現(xiàn)狀，保證其數(shù)據(jù)能夠和醫(yī)院工程對(duì)象的實(shí)際情況保持一致。

2.2 醫(yī)院基建檔案有效推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展

醫(yī)院基建檔案是源自于醫(yī)院工程的施工建設(shè)，同時(shí)也是一種不可獲取、真實(shí)有效的信息資源，它是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可獲取的一部分，也是推動(dòng)醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心環(huán)節(jié)。在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，基建檔案可以為醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)、工程管理、維修保養(yǎng)、擴(kuò)建增容提供原始數(shù)據(jù)支持，保證醫(yī)院決策者能夠?qū)τ卺t(yī)院基建項(xiàng)目有最直觀和最真實(shí)的了解，在決策制定中做到心中有數(shù)，少花錢，多辦事。另一方面，醫(yī)院基建檔案可以為經(jīng)營管理和醫(yī)療救助事業(yè)提供必要的保障，進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化醫(yī)院經(jīng)營項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃和醫(yī)療設(shè)備的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作者的工作效率，避免醫(yī)院經(jīng)營項(xiàng)目和醫(yī)療設(shè)備的重復(fù)建設(shè)和投資。

2.3 醫(yī)院基建檔案真正凸顯醫(yī)院現(xiàn)實(shí)價(jià)值

醫(yī)院基建檔案記錄的大多是醫(yī)院土木工程、院舍改擴(kuò)建和配套工程建設(shè)，它是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要參考資料，也是凸顯醫(yī)院現(xiàn)實(shí)價(jià)值的重要數(shù)據(jù)，在醫(yī)院基建檔案的記錄過程中，其中記錄的基建材料需要多個(gè)醫(yī)院分管部門協(xié)同制定，需要貫穿醫(yī)院基建工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)。基建工程項(xiàng)目大多為單一工程項(xiàng)目，在施工過程中具有獨(dú)立性和系統(tǒng)性，而其驗(yàn)收和使用的記錄都是核算醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要依據(jù)。而醫(yī)院基建工程結(jié)束后，以議案基建檔案不會(huì)終結(jié)，對(duì)于后期運(yùn)營維護(hù)、改擴(kuò)建都會(huì)有記錄，而這些也會(huì)被納入到醫(yī)院經(jīng)營項(xiàng)目、醫(yī)療設(shè)備折舊計(jì)算的重要數(shù)據(jù)。

3 醫(yī)院基建檔案管理的有效性

醫(yī)院基建檔案管理應(yīng)該注重實(shí)踐操作，建立監(jiān)督管理機(jī)制，加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)，才能將醫(yī)院檔案管理工作的有效性充分發(fā)揮出來，具體的講，醫(yī)院基建檔案管理可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

3.1 注重實(shí)踐操作，狠抓管理時(shí)效

開展醫(yī)院基建檔案的管理，必須在實(shí)踐操作中注重基建檔案的歸檔和整理工作，要求安排檔案管理室的專職人員管理，醫(yī)院其他科室的工作人員在遞交檔案材料的時(shí)候，凡是涉及到基建檔案資料的，要及時(shí)向?qū)Ｂ毴藛T匯報(bào)和遞交，提高基建檔案管理人員的實(shí)踐操作水平，真正將基建檔案的案例工作落在實(shí)處。另一方面，醫(yī)院基建檔案管理講究時(shí)效性，尤其是在施工階段，基建檔案專職人員應(yīng)該及時(shí)收集工程每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的檔案資料，及時(shí)建檔總結(jié)，按照基建檔案時(shí)效性控制好基建檔案資料的每個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2 建立檔案監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理

醫(yī)院基建檔案的管理工作離不開監(jiān)督管理機(jī)制和科學(xué)管理方法，應(yīng)該形成齊備的監(jiān)督和管理機(jī)制，具體可以從兩個(gè)方面努力：一方面，醫(yī)院應(yīng)該從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案室領(lǐng)導(dǎo)和專職人員三個(gè)方面組建監(jiān)督管理小組，形成從上而下的監(jiān)督管理體系。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在醫(yī)院各個(gè)部門宣導(dǎo)基建檔案的重要性，強(qiáng)調(diào)基建檔案資料在收集、整理、歸檔、管理工作的完整性。另一方面，還要對(duì)醫(yī)院基建檔案資料應(yīng)該建立科學(xué)完善的檔案管理體系，基建項(xiàng)目應(yīng)該按照文件性質(zhì)分組立卷，依據(jù)總目錄、分組目錄和卷內(nèi)目錄劃分出不同材料的不同信息，方便這些基建檔案的保存、調(diào)取和使用。

3.3 加強(qiáng)基建檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力

醫(yī)院基建檔案的有效管理離不開檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視醫(yī)院基建檔案管理的人員培訓(xùn)和梯隊(duì)建設(shè)，將檔案管理工作納入到醫(yī)院中長期發(fā)展計(jì)劃中，制定和完善相關(guān)的業(yè)務(wù)交流和人員培訓(xùn)機(jī)制，努力提升基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該明確劃分檔案歸納、遞交人員和基建檔案管理人員的職能權(quán)限，有效提升基建檔案管理人員的管理能力和服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)基建檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，努力把基建檔案管理工作向著科學(xué)化、現(xiàn)代化、系統(tǒng)化方面邁進(jìn)，減輕基建檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，拓展專業(yè)知識(shí)面。

4 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院基建在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院的整體發(fā)展，與基建相關(guān)的檔案管理也成為重要環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院基建檔案的專業(yè)面廣，周期長和涉及面眾多，這都對(duì)于醫(yī)院基建檔案的管理工作提出了非常高的要求，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提升對(duì)于基建檔案管理的重視程度，基建檔案的相關(guān)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)水平，共同落實(shí)好醫(yī)院基建檔案管理工作。

[1]高紅艷.醫(yī)院基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用[J].人力資源管理,2016(1).

[2]王建琴.醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理收集中存在問題與對(duì)策[J].黑龍江史志,2015(11).

[3]劉鵬.基于加強(qiáng)醫(yī)院基建、設(shè)備檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2015(58).