淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理

李劍飛

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在諸多領(lǐng)域都得到推廣，會計檔案管理更加趨向于電子化，同時，對電子檔案的環(huán)境和應(yīng)用背景提出更高要求。在當(dāng)前的檔案管理中，存在一些不足和問題，致使會計檔案電子化管理工作效率不高，本文分析了會計檔案電子化管理的特征，對其中的問題進(jìn)行了闡述，提出了有針對性、行之有效的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：信息化條件 會計檔案 電子化管理

在當(dāng)前的會計檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方式逐漸被取代，電子化管理模式興起，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，會計檔案管理工作面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、全面分析會計信息化背景下電子檔案的特征

（一）電子檔案需要較高水平的載體環(huán)境

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，需要提供較大的空間進(jìn)行存儲和處理，工作流程復(fù)雜，管理難度較大。電子檔案空間需求不大，便于進(jìn)行查詢，主要存儲在磁介質(zhì)上，因此，對存儲環(huán)境要求相對較高，一旦外界環(huán)境對其造成影響，如潮濕度等，都有可能引發(fā)磁介質(zhì)被損毀的現(xiàn)象，信息存儲遭到威脅。

（二）電子檔案很容易遭到破壞

對于電子檔案，其主要考磁介質(zhì)進(jìn)行存儲，信息處于高度集中的狀態(tài)，與紙質(zhì)檔案差別較大。電子檔案在被更改之后，通常很難留下痕跡，為此，電子檔案真實性被降低。同時，磁介質(zhì)具有一定的使用期限，在存儲的過程中，數(shù)據(jù)資料也很可能被破壞，加之設(shè)備的更新，會計數(shù)據(jù)的真實性都受到威脅，引發(fā)會計失真。除此之外，也要注意人為破壞的發(fā)生，避免造成信息的丟失。

（三）電子檔案信息更加豐富、領(lǐng)域被拓展

在傳統(tǒng)的會計檔案中，其主要的內(nèi)容是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的資料，在電子化的會計檔案中，除了傳統(tǒng)意義的信息檔案之外，還包含了存儲在磁介質(zhì)上的電子數(shù)據(jù)，也就是說，檔案資料信息更加豐富。

（四）會計檔案的共享性和高速性得以增強

在信息化環(huán)境下，電子檔案借助計算機實現(xiàn)處理，在數(shù)據(jù)整合方面更加突出，速度更快，同時，借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)快速地傳遞，方便信息的共享，共享程度更高。為此，會計檔案電子化管理使得處理速度提升，能夠最大限度地發(fā)揮檔案本身的價值。

二、系統(tǒng)介紹會計信息化環(huán)境下電子檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

在當(dāng)前的電子會計檔案管理中，主要是由財務(wù)軟件的管理人員承擔(dān)保管的工作，但是，這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力，在操作過程中，管理不科學(xué)的情況時有發(fā)生。在會計電子檔案管理過程中，一旦缺乏完善的制度作保證，很容易出現(xiàn)職責(zé)不清晰的情況，管理缺乏完善的流程，隨意性較強。為此，在管理實際中，檔案丟失和歸類錯誤的現(xiàn)象不可避免，很難查到實際的情況，給整個檔案管理埋下隱患，很難發(fā)揮檔案管理的真實功能。

（二）保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)

對于電子會計檔案管理，很多部門仍采用傳統(tǒng)的管理方式，保存環(huán)境條件不佳，存在嚴(yán)重的磁場干擾，人員隨意性嚴(yán)重，不利于實現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，損失很容易發(fā)生。

（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的計算機軟件應(yīng)用

在當(dāng)前的財務(wù)軟件中，版本較多，統(tǒng)一工作尚未完成，不同軟件具有不同的功能，使得財務(wù)人員在學(xué)習(xí)中困難較大。通常，財務(wù)人員對軟件不熟悉，很容易引發(fā)使用中的失誤。

（四）對備份工作缺乏重視

在會計檔案信息記錄中，涉及的數(shù)據(jù)和信息都十分重要，但是，很多檔案管理人員缺乏對其的重視，要求不嚴(yán)格，備份工作不到位。一旦檔案丟失或損壞，數(shù)據(jù)無法再行恢復(fù)。

（五）計算機維護(hù)人員比較匱乏

對于電子化管理會計檔案，需要建立在計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)之上，但是，網(wǎng)絡(luò)自身也存在危險性，病毒、黑客無時不在，對網(wǎng)絡(luò)信息造成嚴(yán)重威脅。因此，需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行有效的安全維護(hù)。但是，很多部門缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，通常是由財務(wù)人員承擔(dān)這一任務(wù)，抑或是聘專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，使得維護(hù)工作不到位，很容易造成信息的外泄，引發(fā)巨大的經(jīng)濟損失。

三、如何促進(jìn)會計信息化環(huán)境下電子檔案管理水平的提升

（一）重視管理制度的健全和完善

對于電子檔案的管理，需要重視管理制度的建立和完善。鑒于檔案信息的重要性，因此，在管理中要提升嚴(yán)謹(jǐn)性，避免差錯的出現(xiàn)，促進(jìn)電子檔案管理制度的建立和完善。首先，要制定電子會計檔案的傳遞和管理流程，對整理后的信息進(jìn)行備份，而后，結(jié)合規(guī)定，進(jìn)行保存和存檔。同時，進(jìn)行合理分類，定期做好檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性。要重視管理規(guī)范的制定，對于需要檢修查閱的檔案，需要進(jìn)行審批，結(jié)合檔案管理條例進(jìn)行使用，防止違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）提升會計電子檔案保存環(huán)境的安全性

對于電子檔案，需借助現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行存儲。當(dāng)前，會計檔案的主要存儲方式為紙質(zhì)和電子檔案，后者更加便于查詢，但是，紙質(zhì)檔案可靠性更高，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，可以依據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比考查。因此，對于電子檔案，備份十分必要，有效避免保存過程中的數(shù)據(jù)的損毀，發(fā)揮對數(shù)據(jù)的恢復(fù)作用。為此，要對備份的設(shè)備和原磁盤進(jìn)行分別保存。對于電子檔案的存儲，其環(huán)境需要適宜存儲，具有良好的通風(fēng)，溫濕度適宜。

（三）注重軟件版本的一致性

鑒于財務(wù)軟件更新速度的飛快，給軟件的應(yīng)用造成困擾，因此，要強化對人員的培訓(xùn)，針對新的軟件，及時進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升人員操作水平，避免因為軟件不熟悉引發(fā)的操作失誤現(xiàn)象。另外，會計檔案的管理軟件需要與財務(wù)軟件具有一樣的版本，便于數(shù)據(jù)的后期查詢和使用。

（四）重視提升檔案管理率人員的綜合素質(zhì)

首先，要重視提升管理人員對檔案重要性的認(rèn)識，避免工作中的隨意性行為。其次，對管理人員的操作進(jìn)行規(guī)范。重視對管理人員的培訓(xùn)，強化業(yè)務(wù)教育，同時，還要加強其自身素質(zhì)培養(yǎng)，切實提升工作效率，避免失誤的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜上，會計檔案至關(guān)重要，會計檔案的電子化管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率的提升，便于資源的使用和查詢。因此，要重視會計電子檔案的管理工作，建立完善的管理制度，提高人員素質(zhì)，在根本上推動檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平的提升。

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[2]張永芳.會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究[D].中國海洋大學(xué)，2008.

（作者單位：天津市住房公積金管理中心）