大數據時代下檔案管理模式的探究

王宗敏 李 瑩

國網湖北送變電工程有限公司

大數據時代下檔案管理模式的探究

王宗敏 李 瑩

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大數據時代背景下檔案管理行業像其他行業一樣，面臨著日益增加的海量數據所帶來的管理挑戰，如何對不斷增長的大數據進行有效的處理、加工、分析、利用和管理，顯得十分迫切而重要。檔案管理直接面對原始數據信息的記錄、收集、整理、儲存、檢索和再利用，每天產生的數據和記錄信息較以往大幅度地急速攀升，因此在大數據時代下如何做好檔案管理工作就顯得非常重要。

大數據；檔案管理；問題；研究

1、大數據時代

1.1 大數據來源與發展

大數據來源于ApacheOrg的開源項目Nutch，主要用于描述更新網絡所需的數據集合。1980年，在《第三次浪潮》中描述的大數據含義與現在意義相差很大。在2008年，Nature雜志系統地介紹了大數據的價值。同時Science雜志也從互聯網、經濟等方面對大數據進行了深入分析來闡述大數據的重要作用。近年來，大數據的重要作用逐漸凸顯，美國更是提出“大數據研究計劃”，旨在通過科學化的利用大數據使各重要領域都能有進一步的突破。自此，各歐美國家和我國也開始加入對大數據研究的隊伍中。

1.2 大數據定義

大數據的概念比較抽象，各領域對此的界定也沒有達到一個共識，并沒有確切的定義。一般來說將涉及的大量資料大到無法通過軟件整理，在一定時間內通過管理對經營者有促進作用的訊息稱為大數據。

1.3 大數據類型

大數據類型多，根據特征可以主要分為三種：結構化、半結構化和非結構化數據。其中，通過表結構可以實現的數據稱為結構數據，不能實現的視為非結構數據，介于二者之間的稱為半結構數據。大數據時代的數據類型和過去的相比，非結構數據增多，處理也越來越麻煩。

2、大數據時代下檔案管理的應用

2.1 檔案大數據的云儲存

在大數據技術的支持下，可以實現對檔案的云儲存，這樣不僅可以保障檔案數據的完整性，還能為電子檔案的管理創造良好的環境。在對檔案大數據進行云儲存的過程中，一定要做好信息化基礎設施的建設，切實提升信息數據的處理能力，為用戶提供更加優質的服務。為了實現檔案大數據的云儲存，國家要與地方政府建立統一的云系統，這就需要地方政府將當地的檔案管理中心通過互聯網與國家進行連接，對檔案數據進行有效的儲存和備份，避免檔案丟失的情況發生。

2.2 提升大數據檔案的檢索能力

大數據時代下，服務的質量直接決定著檔案管理工作的開展能力，為了滿足用戶的需求，必須盡可能地減少信息數據檢索的時間，這就要求檔案管理部門必須提升自身的檢索服務能力。同時，技術人員還要通過對用戶信息的分析為其提供更加直觀的數據信息服務，對其檢索需要進行科學的預測，從而提升檔案檢索的準確性。

2.3 增強對用戶數據的分析能力

大數據時代檔案管理工作開展的目的就是為了更好地滿足用戶的實際需要，因此，為了提升檔案管理的服務水平，必須對用戶的數據進行深入透徹的分析研究，制定與之相適應的檔案管理服務項目，促進檔案管理的工作的高速發展。在互聯網不斷普及的當下，人們已經習慣于通過互聯獲取信息，這就給檔案管理工作的開展帶來了巨大的挑戰，因此提升用戶的滿意度就成了當前階段檔案管理工作的發展核心。

3、電子檔案管理的思路探究

3.1 檔案化管理工作流程

首先要根據記錄的檔案信息，通過采用計算機、互聯網、掃描儀或硬盤等存儲設備進行搜集與匯總整理，然后將匯總好的電子文件存儲到計算機上，并將生成的檔案信息傳輸給檔案管理部門。檔案管理部門再根據電子信息將這些文件進行分類、編目等操作，然后根據編號有順序的存儲到計算機內。值得注意的是，由于信息技術也存在一定程度的安全隱患，在進行檔案編輯與傳送的過程中，要防治病毒或黑客的入侵盜取，因此，要對重要或密級文件進行備份或者脫機存儲。

3.2 電子文件的整理條理化

一般情況下，在計算機上進行存儲主要是以日期順序進行區分的，但文件的日期不會隨著修改或備份而變化，因此在操作輸入排列時，要復制更新文件列表，對電子文件進行順序性的整理，這樣才能保障電子文件檔案化管理一目了然，快捷方便。

3.3 注意事項

在管理電子文件時，要注意對密級文件進行加密保護，在日常的操作中，以防黑客與病毒的入侵，防止重要文件被盜取、丟失或刪減，降低電子檔案化管理的風險性。因此檔案管理人員要牢牢樹立備份意識，依據電子文件的特殊與重視程度進行區別對待，以確保重要信息的安全與私密性。

3.4 監測與維護

電子文件的主要存儲載體為網上云盤、U盤與硬盤，這些存儲介質的屬性與材質具有其特殊性，常常會受到環境的影響，因此檔案管理人員要定期對其進行檢查與維護，對缺少信息進行修補，對損壞的載體介質進行更換，來保障信息存儲的安全性與長久性。做到及時發現，及時解決，根據實際的存儲需要，制定詳細嚴密的檔案管理技術條例，也確保管理工作的有序進行。

3.5 開發獨立檔案分析工具

大數據時代背景下，各行各業都在進行數據的電子化建設，這對諸多傳統行業來講是個不小的挑戰，如何沖破行業的限制進行數據管理呢？除了國家的指導幫助外，建立獨立的電子檔案儲存工具成為傳統行業改造升級的重要方式。這一工具具有強大的分析功能，需要資深的開發團隊進行，這就促成了傳統行業和新型行業的嫁接，這是時代的需求和趨勢。在建立合作的過程中，傳統行業應該多深入了解大數據的前景、作用以及顯示意義，肯定數據時代對行業發展起到的積極作用，而開發檔案管理工具的團隊，則應該深入了解傳統行業的特點，對數據管理工具進行“定制化”的建設，只有兩個方面相互了解和交融，才能達成最終的效果。

結束語：

綜上所述，大數據時代下，檔案管理的工作人員必須不斷提升自身的服務能力，才能實現檔案管理工作的高效開展，為我國檔案管理工作的高速發展作出應有的貢獻。

[1]孫朝霞.大數據時代檔案管理模式革新研究[J].辦公室業務，2017，(03)：148.

[2]弓順芳.大數據時代檔案管理模式的創新研究[J].山西檔案，2017，(01)：64-66.

[3]陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].遼寧經濟，2017，(01)：59-61.

[4]王勍.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].辦公室業務，2017，(01)：116.