辦公室文書檔案收集與歸檔工作初探

曹 婧

中國農業銀行

辦公室文書檔案收集與歸檔工作初探

曹 婧

中國農業銀行

隨著社會經濟不斷發展，辦公公文的管理工作在社會發展中的作用也越來越至關重要。而文書檔案的收集與歸檔工作是公文處理工作的重要組成部分，它對公文處理的效果產生重大影響。因此，我們必須加強文書檔案的收集與歸檔工作，增強公文管理人員的管理意識，提升公文管理人員的業務素質，進而提高公文管理工作的效率。本文從辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性出發，分析當前辦公室公文管理中主要出現的問題，并提出如何在規范的指導下優化辦公室文書檔案的收集與歸檔管理。

文書檔案；收集歸檔；檔案管理

一、文書檔案的概述

文書檔案是機關、團體、企事業單位在黨務、行政、經營管理事務活動中形成的，由通用文書轉化而來的那一部分文檔的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

而在辦公室文檔管理工作中，并不是所有的文件都需要進行歸檔，形成文書檔案，只有滿足辦理完畢，具有保存價值并經過規范整理的文書才能歸檔成為文書檔案。辦理完畢是指文件的處理程序已經完成，如發文在登記發出以后就算辦理完畢，收文在承辦結束后就算辦理完畢，正在辦理中的文書是不能進行歸檔處理的。具有保存價值是指保存的文件應該對本單位的各項作具有理論、參考和實踐價值，而那些對日后工作沒有考查和利用價值的文件，比如臨時性文件、事務性文件和與本單位無關的文件，按照規定不得歸檔保存，所以不能形成文書檔案。所謂經過系統規范整理，是指歸檔文件只有按照規范立卷或按件整理編目后，才能形成檔案，而未經過整理，雜亂無序的文件只能算是積存文件，不能算作文書檔案。

二、辦公室文書檔案的收集與歸檔

(一)辦公室文書檔案的收集

收集是歸檔整理的起點，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能完整的反映立檔單位的歷史工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整。在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和管檔人員需要從文件形成階段就關注其完整性，并監督文件辦理的全過程。如果發現問題，應該提出警示并建立健全有關制度，避免本單位相關人員在文件形成、傳遞、處理、歸檔過程中出現的漏洞。

文書檔案的收集是指相關人員按照工規定，通過例行的接收制度和專門的征集方案，把分散在各機關、部門、個人手中的資料，集中到單位檔案管理單位進行科學的管理。因此檔案收集是儲存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的重要手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發放的前提條件。收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件等。歸檔人員在歸檔時應做到：豐富和優化檔案內容；加強檔案室外工作的調查、指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。

(二)辦公室文書檔案的歸檔

根據《中華人民共和國檔案法》第十條之規定，“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。”因此，對辦公室文書檔案的收集與歸檔，既是企業事業單位工作文書工作的重點，又是國家保證文件管理工作質量的客觀要求。

文書檔案的歸檔，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。文書檔案的歸檔工作應當遵循以下原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值便于保管和利用。文書歸檔的要求：歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

文書檔案歸檔的操作流程。文書檔案歸檔在實踐中主要包括分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒六個流程。分類，即工作人員在整理檔案前，按照相應的標準對檔案進行分類。常見的分類方法主要有按年度分類法、按機構分類法、按保管期限分類法等，這幾種分類方法在工作中有時會組合使用，以保證檔案類別清晰也便于查找。裝訂，即工作人員要對檔案進行拆釘和修裱處理，而在維修破損檔案的過程中，應盡量保持文件的原始面貌。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發文在前，被轉發文在后。排列，即工作人員在完成裝訂后，應該在分類方案中的最低一級類目中，根據一定的方法確定歸檔文件的先后次序。最常用的排列方法有時間順序法，這種方法不論是針對同一事物的發生順序，還是針對不同事物的發生順序均具有很強的操作性。編號，即工作人員要將每份歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，這一環節主要是為后面的編目工作做準備。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐漸編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。編目，即編輯歸檔文件目錄。在工作中編目應該以“件”為單位進行，在歸檔文件目錄中只能對復文進行編目。裝盒，即工作人員按照件號的先后順序將檔案裝入檔案盒，同時保證檔案盒的順序與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序一致，以便于檔案查找、使用。

三、結束語

文書檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環節，在具體操作的過程中，工作人員必須要以認真負責的態度對待，對不合乎要求的文書檔案應予以提出，對于文書中的缺項應及時補齊。這樣才能保證辦公室文書檔案的完整性，便于文件的儲存和查找，從而提高辦公的質量效率。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2013(23)：56-58.

[2]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].企業改革與管理，2016(5)：194.