事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

甘 甘

國家新聞出版廣電總局北京地球站

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

甘 甘

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隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程的加快，我國的事業(yè)單位也得到了迅猛發(fā)展，因此，事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作，將各項(xiàng)檔案交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。但是就目前形勢來看，檔案管理工作離真正的完善還有一定距離，在事業(yè)單位中仍存在許多亟待解決的問題和挑戰(zhàn)。因此如何提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率是目前我國事業(yè)單位需要解決重要問題。基于此，文章就事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施進(jìn)行簡要的分析，希望可以提供一個借鑒。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化措施

1.事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的過程中，其中檔案工作質(zhì)量的可靠性及工作效率的高低，對于現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起著重要的保障作用。結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案工作開展的發(fā)展現(xiàn)狀，可知其主要內(nèi)容體現(xiàn)在：(1)包含了事業(yè)單位各個部門之間相互溝通交流的各種信息;(2)事業(yè)單位在發(fā)揮自身職能作用的過程中，各種文件在一定條件下最終以檔案的形式進(jìn)行有效保存;(3)事業(yè)單位專業(yè)化活動開展的過程中，各種科研、教育、醫(yī)療等具有重要參考價值的信息將會通過檔案的形式進(jìn)行必要保存。這些方面的不同內(nèi)容，客觀地說明了做好事業(yè)單位檔案工作的重要性。

2.事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 對檔案管理工作得不夠重視

大部分的事業(yè)單位對于檔案管理工作認(rèn)識程度不深刻，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的存檔和輸入工作，造成忽視的原因首先是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視單位的檔案管理工作。檔案管理工作不同于單位的其他業(yè)務(wù)科室，不能為單位帶來實(shí)際上的利益，因此許多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不夠，對檔案管理的人力、物力和財(cái)力的投入都不大。對檔案管理工作不重視，自然也不會在乎檔案管理工作的工作效率如何提高策略，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性相應(yīng)下降，變成敷衍了事。

2.2 缺少完善的管理制度

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，社會建設(shè)的不斷完善，我國的事業(yè)單位也得到了相應(yīng)的發(fā)展，其工作內(nèi)容與工作性質(zhì)的日益深化與豐富，促使事業(yè)單位內(nèi)部的結(jié)構(gòu)與管理必須做出相應(yīng)的改革與調(diào)整。在此新形勢下，在事業(yè)單位的調(diào)整進(jìn)程中，我國事業(yè)單位的檔案管理工作開始暴露出諸多不足與弊端，究其原因，是因?yàn)槿鄙偻晟频臋n案管理制度，在沒有合理完善的檔案管理制度約束的前提下，檔案工作管理人員便缺少相應(yīng)依據(jù)有效地展開工作，這不僅給工作效率帶來了嚴(yán)重的阻礙，也使得管理人員在遇到管理問題或矛盾時沒有參考體系，因而容易出現(xiàn)工作疏漏。比如在管理事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案時存在的分類誤差或條目缺失等細(xì)微問題，一旦難以依靠合理管理體制進(jìn)行解決，將給事業(yè)單位帶來極大的損失。為此，建立一個完善的合理的檔案管理制度對于事業(yè)單位而言刻不容緩。

2.3 事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國目前已存在信息檔案數(shù)據(jù)庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內(nèi)容不夠豐富，重復(fù)的情況較多，也就是說信息化資源的質(zhì)量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數(shù)量極少。因此，信息化檔案管理質(zhì)量還較低，還有很多空間和資源可以開發(fā)。同時，信息化檔案管理主要依存計(jì)算機(jī)技術(shù)，檢索的效率、速度和精準(zhǔn)率都依賴于計(jì)算機(jī)的檢索技術(shù)。可是，大多數(shù)的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運(yùn)用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習(xí)慣使用信息技術(shù)，導(dǎo)致無法運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)來提升檢索效率和準(zhǔn)確性。

3.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

3.1 重視事業(yè)單位的檔案管理工作

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，首先需要事業(yè)單位自身重視檔案管理工作，從單位領(lǐng)導(dǎo)做起，深刻的了解和學(xué)習(xí)檔案管理工作的重要意義，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)組織學(xué)習(xí)，提升整體事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層面的檔案管理工作工作重視程度。徹底的改變事業(yè)單位中“檔案管理工作”并不重要的傳統(tǒng)錯誤工作思想，相應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展要求，做到思想創(chuàng)新、工作積極，在單位中建立完善的檔案管理工作制度，只有領(lǐng)導(dǎo)層面以身作則首先提起高度重視，單位工作人員才能夠嚴(yán)格遵守制度要求開展檔案管理工作，認(rèn)真履行自己的工作職責(zé)，科學(xué)合理的開展檔案管理工作，提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率。

3.2 建立完善的檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)首先對檔案管理工作的重要性有明確清晰的認(rèn)識，進(jìn)而配備專職檔案管理人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、保管等工作，在保障檔案管理人員穩(wěn)定的基礎(chǔ)上建立完善的檔案管理制度，并且力求檔案管理制度全面、具體，對檔管人員做出細(xì)致的要求與規(guī)定，使其深諳自身的工作職能，在工作中能夠有所依據(jù)、有所參考。為了加強(qiáng)檔案管理制度的有效性，事業(yè)單位還應(yīng)建立一系列系統(tǒng)的獎懲制度與評價體系，令檔管人員及其他科室人員重視檔案信息，強(qiáng)化責(zé)任意識。

3.3 有效提高事業(yè)單位信息化檔案管理的水平

隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被人們運(yùn)用到生活的各個領(lǐng)域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，要結(jié)合自身的工作特點(diǎn)，在單位發(fā)展計(jì)劃的背景下，科學(xué)地實(shí)施信息化檔案管理工作，以數(shù)字化的管理方式促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的高效。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術(shù)，處理好網(wǎng)站的管理工作，單位相關(guān)部門也要做好設(shè)備的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的成效。

結(jié)束語

對于事業(yè)單位而言，檔案的整理與歸納是一件比較重要的事情，因此，只有通過事業(yè)單位全體上下人員的重視和協(xié)助，檔案管理水平才能夠有效地提高，完成事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

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[2]劉穎穎.對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，21：90.

[3]牛彬楠.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進(jìn)措施[J].黑龍江檔案，2016，05：82.