關于會議管理中的規范化服務探索

焦 鍵

中國水利水電第一工程局有限公司

關于會議管理中的規范化服務探索

焦 鍵

中國水利水電第一工程局有限公司

本文著手研討的角度是會議管理中涉及到的服務項目，通過實行規范化服務的管理制度的幾項舉措，加強管理、樹立意識、建立制度等責任意識，文中會分析說明供需雙方對于會議服務不同的認知程度，在此基礎上會對完善會議管理規范化起到積極作用，更進一步保證服務水平的有效提高。

會議管理；規范化服務；章程舉措

前言

規范化服務的內涵就是使某種特定服務符合某種要求標準，也可以理解成對某種標準的強制執行態度。有效的實施會議管理規范化服務可以保障會議進行中的內容、技術出現意外率降低，以得到顧客認可的服務質量。規范化的會議服務是保證做好會議工作的先決條件，在面向不同的客戶時，要采取不同的經營性質、服務手法，在這種供需區別中就體現出會議管理服務規范化的重要性。

1 提高檔案工作人員專業技能和素質

提高機關檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。機關檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

2 調動機關檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于機關的中心工作，必將使機關檔案工作失去生存的活力。因此，應努力使機關檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

2.1 增強激勵機制

機關檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使機關檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使機關檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

2.2 更新觀念，實現自我價值

有時做檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好機關檔案管理工作人員的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，使檔案管理創作出新的成績。

3 實際操作規范

3.1 會前籌備

該項目工作大體分為兩個部分，分別是接待和技術，細分到會場布置、衛生清潔、設備檢查、技術保障等。在會議進行之前工作人員需要將會議的詳細信息熟知，保證人次、場次合理安排。會議使用間的水電要準備充分、會議桌面的姓名牌要擺放整齊、會議使用的機器設備要調整好、空調要適度。

3.2 會中控制

會議規范化服務的成敗取決于會議進行中對于場面事件的掌控。因此，會議管理中心服務人員要將常規事務工作高標準的完成，其中包括會議所需文件分發、會場秩序維護、會場內外聯系、服務項目、應急突發事件備案。有效的做好準備工作，能夠保證在會議的正常進行中盡量減少突發事件的發生，即使是偶然遇到急性事件也有應急備案可以做緊急處理，這些實效性的基礎工作可以使工作人員的服務規范化特征明顯。

3.3 會后跟進

會議管理服務并不是隨著會議結束而結束，會議管理重心想要得到服務效果的反饋信息，是需要做進一步的溝通工作的，同時要將會議資料做總結性的整合提煉，有助于幫助客戶決策、執行會議中提到的綱領。那么就需要會議管理中的工作人員做好后續的跟蹤工作，需要有一定的整合、溝通、歸納能力，這樣才能真正的實現會議管理中的規范化服務。

4 嚴格公文的制發

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

5 結論

會議管理管理中服務規范化的實施要在工作細節中深入，只有將工作制度不再是單一規范智能，而是工作中不可或缺的一部分，那么在實際的操作中規范化服務就會自然而然體現出來。規范化服務取決于會議管理中心制度的完善和實施力度，在會議管理工作過程中每一個細節都要規范化是對自己、客戶雙方面的保障，只有堅持追求不斷完善的規范化服務，才能將會議管理的職能發揮到最大化。

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