淺談檔案管理和檔案服務

黃美蓉

吉林市城市建設控股集團有限公司

淺談檔案管理和檔案服務

黃美蓉

吉林市城市建設控股集團有限公司

民生檔案關系到人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。全面了解掌握民生檔案工作的基本情況，加強和改進民生檔案管理工作，更好地發揮民生檔案在服務民生、促進經濟發展和社會和諧方面的積極作用，這是階段從事檔案工作人員的重要職責。把廣大人民群眾的根本利益作為工作的出發點和落腳點，把關注民生、服務民生作為突破口，緊緊圍繞民生工作的需求，結合實際，找準檔案工作服務民生的結合點，采取多種有效措施，全力推進檔案規范化管理工作。

檔案管理；服務

民生檔案工作可以說就是管理和服務這兩項任務。抓好這兩方面的工作，也就自然而然地提高了民生檔案工作水平。所以，檔案工作人員必須要在檔案管理和檔案服務上下功夫。

1 檔案的管理

1.1 檔案管理的定義

檔案管理，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

1.2 檔案管理的制度

檔案管理的制度包括：檔案人員崗位責任制、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案立卷歸檔制度、檔案統計制度、檔案的開發利用、檢查與考核。做好檔案的管理制度有著深遠的社會意義，比如：從當前企業改革的現實要求來說，企業檔案和企業檔案工作也是不可或缺的。建立現代企業制度是國有企業改革的方向，并要求全面、準確地把握“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”這個現代企業制度的基本特征。

1.3 檔案管理工作的作用和意義

1.3.1 檔案是單位工作的查考憑據。檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗，它可以成為使人信服的歷史證據，它是任何單位連續工作必須查考的憑據。

1.3.2 檔案是各類活動的參考依據。檔案涵蓋了單位各個時期的建設、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經驗和教訓，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發展和建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結運營情況，推廣先進技術和管理經驗等，都是重要的參考材料。

1.3.3 檔案是單位資產組成部分。檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內容。首先檔案是單位固定資產和流動資產的構成要素。設備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據作用的“軟件”――檔案，兩者作為一個整體共同構成單位的固定資產。其次檔案是單位無形資產的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學技術管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發展的始終，是無形資產的構成要素。

1.3.4 檔案是科學研究的基礎和必要條件。無論科學研究還是技術創新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學研究的原始記錄可供現實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎材料。

1.3.5 檔案機構是單位的歷史寶庫。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術等資料的庫存地，它服務于單位的各項工作，同時也是對外服務的窗口，是社會公信度最高的部門。

2 加強民生檔案服務

立足檔案服務群眾，做精、做細檔案查詢工作，以服務查檔群眾為中心，量身定制“‘一’系列”服務套餐，熱情接待每一個查檔者；認真查閱每一份檔案；耐心解答每一個疑問；決不放過每一個線索，力爭使每一個查檔者高興而來，滿意而歸。針對群眾反映的查檔時間長、方式單一的情況，進一步簡化辦事流程，大力推廣檔案數字化查閱服務，實行函電代查、現場查詢及跟蹤服務、熱線服務等人性化服務方式，并為群眾提供老花鏡、放大鏡、便民箋等，為解決工齡工資、退休、拆遷、社會保險、房產繼承、民政優撫、民族成分、落實政策等方面問題提供大量的有效憑證，及時化解諸多民生矛盾糾紛，真正發揮檔案服務群眾的積極作用。通過向檔案利用服務對象發放《征求意見表》，實行檔案查詢信息公開化，服務對象直接參與服務監管，請群眾當“裁判員”。張貼服務流程圖，就應辦流程作出詳細注解、具體說明；明確檔案利用服務“零收費”、“高效率”，堅決抵制亂收費、私自收費、無故推諉等現象；向服務不佳、態度生硬、“庸、懶、散、拖”、亂收費等現象亮出利劍。牢固樹立為民服務意識，進一步加強檔案統籌管理，著力構建檔案立體服務網絡，切實提升檔案服務效能，推進檔案服務民生、服務群眾、服務社會。構建檔案服務網絡。積極推行免費查檔服務，所有群眾均可按相關規定免費查閱所需檔案、免費出具各種證明，進一步推進檔案服務民生、服務群眾，充分發揮檔案公共服務效能。推行便民查檔服務。積極推行電子查檔服務，切實提高查檔效率，提升檔案服務效能。在信息網、政務公開欄上公開公布查檔電話、查檔所需資料和查檔程序，認真開展電話、QQ、來函等多種形式的檔案查閱利用代理服務，函寄檔案利用證明，為外出務工群眾提供輕松便捷的“保姆式”查檔服務，切實深化便民服務。制定檔案人員崗位職責、檔案首接首問責任制度和限時辦結制度、檔案利用管理制度等，明確檔案受理項目、服務范圍、辦理程序、需要提供的資料以及承諾辦理的時限，并定期公開公示檔案承諾、踐諾、服務等情況，廣泛接受群眾社會監督，傾力打造“陽光檔案”，切實密切檔群關系，提升檔案公信度和群眾滿意度。

總之，通過檔案管理工作的不斷完善，使檔案管理煥發新的生機與活力，為社會經濟發展提供強有力的保障。

[1]雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.倫理學與生活.興界圖書出版社.

[2]林濱，賀希榮，羅明星.全球化視野中的倫理批判與道德教育的重構.人民出版社.

[3]李兵琴.淺議人事檔案管理.中小企業管理與科技，2009.34.