數字時代高職院校檔案信息資源組織方式研究

文/張兆紅

數字時代高職院校檔案信息資源組織方式研究

文/張兆紅

檔案數字化信息資源建設是高職院校檔案工作的重要內容，也是高職院校檔案工作的重要目標。隨著數字、多媒體、網絡、云計算以及大數據技術的快速發展，為高職院校檔案信息資源建設和管理提供了可靠的技術保障，有力地推動了高職院校檔案數字化信息資源共享和發展。數字時代背景下，積極構建現代高職檔案管理模式，適應信息時代發展需要，實現高職院校檔案信息資源科學管理和高效共享，為高職院校自身發展提供信息支撐和智力支持。

一、高職院校檔案信息資源、組織及方式概述

（一）高職院校檔案信息資源

高職院校檔案信息資源是信息資源的重要組成部分，既包括高職院校各類檔案原件、復制件，也包括基于檔案信息開發的高職院校檔案目錄、高職院校檔案文獻匯編、高職院校檔案綜合參考資料等等。廣義上的高職院校檔案信息資源是指基于高職院校活動積累起來的以高職院校檔案信息為核心的各類檔案信息活動要素的集成，包括檔案信息本身，也包括高職院校檔案信息管理設施、組織、人員等等相關資源。狹義上的高職院校檔案信息資源應該僅指高職院校的檔案信息內容本身。

（二）高職院校檔案信息資源組織

高職院校檔案信息資源組織模式是指通過適當方式將處于無序狀態的高職院校特定檔案信息資源，根據高職院校檔案處理原則和方法，使其有序化、系統化的過程。數字化時代的高職院校檔案信息資源組織模式是利用數字技術、計算機信息技術、人工職能等為手段，將高職院校檔案信息資源有機組織起來，再通過對檔案信息資源內容的加工和組織，可以為人們提供多種檢索手段和檢索途徑，滿足信息社會利用檔案信息資源的現實需要，極大地提高了高職院校檔案信息資源的開發和利用水平，為高職院校教學和管理提供支持。

（三）數字時代高職院校檔案信息資源組織方式

傳統高職檔案院校檔案信息資源的組織方式主要是對文本信息的組織，突出表現為手工編制目錄、索引、文獻、匯編及綜述等形式，隨著計算機信息技術以及數字技術等應用，將傳統主要以文本信息的組織推向以文本信息和大量圖形、聲音、影響等多媒體信息同時并存的局面，信息組織的對象呈現多元化，檔案文獻的信息描述從單純的文獻管理特征的描述向知識單元、信息單元等深入推進。具體來說主要有：一是自由文本方式（Free text）。數字時代，高職院校的檔案信息資源是大多以數據庫形式存在，自由文本方式能夠實現對非結構化的文本信息進行有效地組織和處理，并能夠實現對全文數據庫的組織。自由文本方式組織高職院校的檔案信息資源實現了電子計算機自動進行檔案信息的組織和處理效果，用自然語言就能夠做到深入揭示高職院校檔案文獻的知識單元，并依照檔案全文的自然狀況設置靈活的檢索點，實現檢索的便捷化、智能化，文本信息表達不再固定，能夠完整展現一次文獻全貌。二是主頁方式（Homepage）。在數字時代，通過網絡媒體技術的應用，實現類似檔案全宗的方式組織高職院校的檔案信息。主頁方式，是指將高職院校、師生或項目（重要事件）等各種信息資源組織起來進行全面綜述，其資源的豐簡程度取決于高職院校檔案資源的存有量，以及高職院校的網上信息組織能力，多以一級網頁為主，即高職院校只有單一的檔案信息資源網絡結點，用戶點擊該結點即可進入到相應主頁。三是超媒體方式（Hypermedia）。高職院校的檔案既有學生的學籍檔案，還要大量實習檔案，載體豐富多樣。數字時代，不僅可以對高職院校檔案用超文本方式組織檔案信息，還可以將其同多媒體數字技術結合，構成了超媒體方式。超媒體方式實現了把文字、表格、圖像、聲音以及動畫等多媒體信息以一種超文本的形態編輯在一起，師生或其他用戶通過高度聯結的網絡結構實現自由瀏覽和查詢。四是聯機編目方式。數字化時代，通過相應技術和渠道實現了檔案信息資源的共享，將高職院校入網的檔案館、檔案室根據統一的規則要求和格式進行編目，形成相應的目錄數據通過網絡進行適時的傳送和交換，從而在邏輯上形成目錄庫，用戶通過網絡即可實現資料查詢和文獻檢索。該模式避免了重復勞動，提高了高職院校檔案編目工作效率和質量，也有利于館、室間的合作和交流。

二、高職院校檔案信息資源組織方式制約因素分析

數字化時代對于高職院校檔案信息資源的整合和組織方式的拓展提出了新的要求，除了上述四種方式外，還要求加入“百度”“谷歌”等搜索引擎；實行網絡實名，輸入實習企業名稱、學生姓名即可檢索相關公開信息；提供網站地圖和構建檔案網站指引等方式和內容。但是現實中也有一些因素制約了這些方式的應用和推廣。

（一）認識不足，缺少完善規劃

高職院校重教學、重就業，輕檔案管理的現象還不同程度存在，面對數字時代院校自身對檔案資源組織方式探索的主動性、緊迫性認識不足，許多高職院校還沒有從主觀上真正認識到數字時代來臨對于高職院校檔案管理帶來的巨大變革。沒有對檔案信息資源的組織模式進行科學規劃和組織，檔案部門大多還是習慣于舊有的管理模式，缺少前瞻性和長遠規劃，數字檔案信息建設緩慢，檔案信息網絡平臺建設缺少統一等。

（二）投入不足，缺少相應保障

高職院校財力有限，將更多的經費應用于教學和學生的就業指導方面，對于檔案工作的投入有限，對數字化先進檔案設施器材的投入不夠。例如，掃描儀陳舊，分辨率不高，無法對學生超大紙質檔案掃描，刻錄機、文檔一體化管理系統配備不到位等。此外，高職院校數字化檔案管理的專業人才匱乏，尤其是熟悉高職院校檔案特點，學會應用數字時代檔案信息組織方式的人員稀少，制約了檔案數字化、網絡化工作的開展。

（三）制度陳舊，標準規范欠缺

數字時代對于高職院校檔案管理的制度化、標準化要求更高，檔案管理制度和標準規范作為現代檔案管理的基礎，是實現檔案信息資源組織方式的外在保障。目前，高職院校的檔案管理雖然也建立了一些規章制度，例如《XX職業學院檔案管理辦法》《XX職業學院檔案實體分類方案》《XX職業學院檔案保密制度》等等，對于以檔案室為中心的檔案工作網絡，對不同門類、不同載體（尤其是信息技術和數字技術）的檔案實行集中統一管理的氛圍并未形成。對于日常教學和管理中形成的電子文件的真實性、有效性控制，檔案信息管理系統的通用性、檔案數字化標準、數據庫建設標準規范等缺失，制約了高職院校檔案數字化步伐。

三、數字時代高職院校檔案信息資源組織方式實施路徑

（一）加強學習，做好科學規劃

加強有關高職院校檔案管理方面法律法規的學習，增強高職院校檔案工作人員的檔案意識、責任意識、信息意識，始終堅持以法制為保障，以科學規劃為引領，高點謀劃和部署高職院校檔案工作。首先是要重點學習、宣傳新修訂的《高等學校檔案管理辦法》（2008年）、《關于加快推進職業教育信息化發展的意見》（2012年）、《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（2016年）、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（2014年）、《紙質檔案數字化加工技術規范》（2005年）等一系列文件的學習。其次是要結合高職院校自身實際，綜合制定數字化檔案資源信息共享工作的意義、目標、原則、任務和建設規范，提升高職院校檔案信息資源共享水平。最后，是成立高職院校檔案數字化工作領導小組，把檔案工作納入到院發展的整體規劃中部署、落實，做好日常工作貫徹的監督檢查，切實推動高職院校檔案數字化工作落到實處，提升檔案數字化水平。

（二）加大投入，提升保障水平

加大高職院校檔案基礎工作的投入力度，改善高職院校檔案數字化軟硬件條件。首先是設立專項資金，加強檔案硬件設施的更新換代，例如，添置高速掃描儀、高分辨率數碼相機、刻錄一體機，建造專門的檔案館（室），為檔案數字化管理提供專門工作場所。做好檔案應用軟件配套工作，根據院校數字化檔案管理需要，及時安裝文檔一體化管理系統、電子文件管理系統、數字檔案館（室）系統等，改善檔案網絡設施等檔案數字化保障水平。其次是加快檔案信息資源建設。以檔案數據庫為平臺，加快高職院校科技檔案、照片、圖紙、聲像等檔案的數字化建設工作，整合檔案數據資源，建立門類齊全的多媒體數據庫，為廣大師生員工和其他群體利益提供便利。最后是注重高素質、復合型人才的引進和培養。檔案工作人員是高職院校檔案現代化建設的主體和核心，一方面，要加強在職檔案人員的計算機應用知識、數字化專業知識和網絡信息技術知識的培訓，提升檔案人員的信息素養。另一方面，要加大人才的引進力度，積極招聘既掌握檔案專業知識又熟悉信息技術的復合型人才，為高職院校檔案信息資源的開發提供人才保障和智力支持。

（三）完善制度，健全規范標準

檔案管理制度和標準規范是檔案信息高效利用的基礎，數字時代高職院校檔案信息資源組織方式的實現和推進也離不開健全的制度保障。首先是要建立以高職院校檔案（館）室為中心的檔案工作網絡，加快形成學生檔案、教學科研檔案等門類齊全、覆蓋各個載體的檔案統一管理模式。其次是加強高職院校檔案數字化有效管控和數據流管理。出臺紙質檔案數字化標準規范，明確規定紙質檔案數字化操作規程、分辨率、儲存格式以及儲存載體等，細化現行電子檔案管理規范、高職院校檔案數據庫建設標準規范和應用系統建設標準等等，使檔案信息從收集、管理、存儲、編研、利用等各個環節都有章可循，每件入檔的數字檔案都嚴格按照標準規范執行，實現檔案信息的互聯互通，數字化資源信息共享。

數字化時代的檔案信息資源組織方式的出路在于關聯，發揮好數字化時代下的高職院校檔案信息資源的最大化社會效益，就是要做好檔案信息資源的邏輯關聯，要結合高職院校的發展遠景，做好數字化檔案發展規劃；加大數字化投入力度，為高職院校檔案信息資源開發提供保障；健全規章制度和標準規范，為高職院校檔案信息資源組織工作提供支持和保障。

（作者單位：湖南高速鐵路職業技術學院）