芻議基層單位檔案規范化管理

文//王 穎

芻議基層單位檔案規范化管理

文//王 穎

基層單位要圍繞檔案規范化建設這個重點，以基層檔案規范管理為依托，著力提升檔案規范化管理水平，形成檔案規范化體系。本文試圖通過探討基層單位檔案規范化管理的措施，闡釋檔案規范化管理的重要意義。

一、轉變思想觀念，確保認識到位

結合經濟工作大局和基層單位建設，提出“檔案工作是業務工作，也能提高工作效率，產生社會效益”的理念。把檔案規范化建設作為基層單位的一項重要工作來抓，組織學習《檔案法》及相關法規，提高基層單位干部職工對檔案工作重要性的認識。成立由各基層單位分管局長牽頭的檔案管理領導小組，各基層單位配備熟悉檔案業務、政治素質高、責任心強的專職或兼職檔案管理人員。切實做到“四有”：分管有領導、管理有制度、存放有裝具、管理有人員。

檔案觀念的轉變，要從一般意義上升到法律高度，全面、正確認識機關檔案工作職責。從注重局部到同時注重整體的轉變，實現檔案資源的整合。從注重檔案實體管理到同時注重檔案信息管理的轉變，切實抓好電子文件管理。從注重機關內部檔案工作到同時注重下屬單位檔案工作的轉變，推動機關檔案工作向縱深發展。從注重檔案保管到同時注重檔案開發利用的轉變，提高利用檔案服務和諧社會建設的能力和水平。

二、加強對接環節，健全檔案齊抓共管機制

一是抓好基層檔案部門和各基層單位的對接。檔案行政管理部門要全面履行檔案法律法規賦予的職責，把加強檔案工作作為重要任務，指導各單位納入重要工作日程，加強研究部署，加強監督指導，將符合收集要求的檔案，收入檔案部門。建立檔案工作聯系制度，加強聯系溝通，確保各基層單位信息能夠及時收入檔案中。二是各基層單位內部的橫向對接。按“誰辦理、誰收集、誰整理”的原則，指導各單位落實檔案管理工作責任，建立健全檔案日整理、信息月匯總制度，使信息能夠及時入檔，達到檔案監管無遺漏、檔案無缺失的目標。三是抓好紙質檔案與電子檔案的同步對接。堅持在收集各類紙質檔案的同時，將其錄入計算機檔案管理系統，使檔案內容可以以紙質檔案和電子檔案兩種形式表現出來，豐富了檔案利用方式，提高利用效率。

三、抓好形成環節，確保檔案管理科學規范

一是嚴把材料收集關。收集是檔案工作的源頭，收集工作做不好，檔案的后續工作就無從談起。在檔案收集環節，應嚴格按照檔案法律、法規，把應收檔案收集進來。對于不符合收集標準的檔案，按照要求，進行處理。把文書檔案、業務檔案、電子檔案、實物檔案、人物檔案等檔案收集責任，落實到檔案具體工作人員。

二是嚴把材料整理關。檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。要制定統一的檔案整理標準，要求檔案人員對材料仔細鑒別，認真審查材料真實性、完整性和保存價值，確保檔案材料齊全、手續完備。

三是嚴把檔案存放關。所有的檔案都在檔案庫房擺放。為使檔案存放科學規范，推廣使用統一制式的檔案盒、目錄紙和標簽。此外，將含有特殊內容的檔案在檔案盒側立面進行特殊標記，如將文書檔案和聲像檔案分別用不同字母標注，將含有單位行色內容的檔案以特殊圖案標注，這樣，各單位的基本情況從檔案盒外觀上就可完整、清晰地反映出來。

四、抓好檔案利用，提升檔案規范化管理效用

抓好檢索環節，方便檔案查閱。組織基層單位分別編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檔案檢索工具索引，并將所有的檔案資料匯編，把收集到的檔案信息重新組合，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構沿革、大事記、人事任免、歷年榮譽、基礎數字等匯編資料，為今后工作的開展提供可靠數據，進一步提高檔案匯編的“含金量”。

發揮檔案效用，節約成本。積極開展檔案利用工作，開展“向檔案要效益”活動，使原來不說話的“死檔案”變成促進工作的“活源泉”。在各基層單位設立“動態監管檔案”，開發檔案管理軟件，把紙質檔案和電子檔案作為記錄各基層單位的固定載體，通過網絡，使檔案人員能夠跟蹤檔案收集、整理等情況，使查找檔案的人員在短時間內就能通過檔案記錄，了解到相關基本情況，從而節約時間和成本。特別是各單位管理工作和業務工作存在不足的方面較多，以及檔案管理人員崗位變動比較頻繁的情況下，檔案工作規范化的重要性日益凸顯。

（作者單位：梨樹縣農村水利管理中心站）