高校電子檔案資源的現(xiàn)狀與整合

彭柳

（中南民族大學(xué)檔案館校史館武漢430074）

高校電子檔案資源的現(xiàn)狀與整合

彭柳

（中南民族大學(xué)檔案館校史館武漢430074）

首先介紹了高校電子檔案資源的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題；緊接著分析了高校電子檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀，建議從館藏檔案數(shù)字化和開(kāi)發(fā)檔案管理集成系統(tǒng)收集電子檔案兩個(gè)方面，著手整合高校內(nèi)電子檔案資源；最后提出建立高校之間電子資源聯(lián)合共享機(jī)制，統(tǒng)一高校檔案管理技術(shù)、優(yōu)化存儲(chǔ)管理、提高利用效率。

電子檔案電子文件檔案管理系統(tǒng)資源整合

G270.7

A

2017-06-30

高校電子檔案資源一般由檔案管理系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫(kù)形式建設(shè)和管理。高校電子檔案來(lái)源于高校的教學(xué)、科研、管理活動(dòng)，具體組成包括招生錄取記錄、學(xué)生學(xué)籍信息、考試成績(jī)單、科研立項(xiàng)檔案、招標(biāo)合同、基建檔案、科技成果轉(zhuǎn)化文件、收發(fā)文件等等[1]35。高校的電子檔案資源是高校重要的信息資產(chǎn)和智力資源，它們形式多樣、格式不一，很多由各管理部門(mén)利用各自的管理系統(tǒng)以電子文件的形式流轉(zhuǎn)。如果由各部門(mén)將這些文件打印出來(lái)歸檔，再由檔案部門(mén)將打印出來(lái)的紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描，則會(huì)造成檔案信息資源建設(shè)成本的不必要增加，還有可能將一些重要的電子檔案信息丟失。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)，各高校都在逐步推進(jìn)無(wú)紙化辦公，越來(lái)越多的具有保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔，電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流。如何對(duì)電子檔案資源進(jìn)行建設(shè)、管理、提供利用及開(kāi)發(fā)，將成為高校檔案館在新的發(fā)展形勢(shì)下面對(duì)的難題。……