經濟管理類實驗室系統維護與管理

張有宏

經濟與管理實驗室系統是一個多方位多元素多活動的場所，其資源配置和功能定位因實驗室地域和規劃差異而各有不同，主要以滿足日常教學訓練需求而定。現階段系統軟件維護量相對較少，而作為加工處理會計數據的核心信息系統，會計應用類軟件則顯著不同，對系統數據進行定期維護與安全管理是會計電算化系統維護的最為關鍵和重要的任務之一。本文結合實驗室系統日常維護和管理經驗，重點探討經濟管理類實驗室系統維護與管理的策略、方法和有益經驗，以期為相關實驗室建設和維護提供參考。

一、會計電算化系統特點

1.系統數據處理方式集中化和自動化。由于時代的發展和核算工具的進步，會計信息處理方式也相應產生了變化，會計電算化系統的數據處理工具由傳統手工計算過渡至大范圍使用電子計算機開展。在會計電算化系統中大量會計數據統一由電子計算機集中化、自動化地進行處理。通常情況下，系統規模越大，復雜性越高，數據處理就越集中，在數據處理過程中除必要的數據輸入和操作控制外，數據處理在程序統一調配下由計算機自動完成。

2.會計數據電子化。當前會計數據主要儲存在硬盤或軟盤等多種形式磁性介質中，這些數據文件代替了手工系統中的憑證、賬簿、報表及日記賬其他會計數據信息資料。會計數據查詢必須通過顯示程序，將數據顯示在計算機屏幕或通過打印程序產生紙質文件才可以完成。因此，會計信息系統資料的有效存儲、安全保管和維護具有重要的現實意義。

3.數據處理流程簡潔化。電算化會計系統的數據處理流程與手工系統的數據處理流程從基本思路構架角度看具有相通之處，但具體處理環節和內容又各有特色。在電算化會計系統中，日常會計數據的處理表現為對人工采集進行標準化處理，根據使用者需求，自動輸出特定會計專業信息。除手工輸入憑證過程外，數據的計算、處理過程發生錯誤是不存在的。因此，在電算化會計系統中基本上采用復式記賬方式，其他模塊采用自動處理，統一記錄于分類賬中集中處理。分類賬也沒有必要區分總賬和明細賬。會計電算化過程調整和取消了由于操作權限限制而人為增加的數據處理重復環節，使得數據處理流程更加簡潔合理。

4.原始數據準確性直接決定電算結果的真實性和正確性。電算化系統必須對會計原始數據和資料，如會計科目及其編碼等進行初始化處理。原始數據由人工輸入到計算機，應用會計電算化后，所有數據處理過程由計算機集中進行。由于存在人工操作，不可避免的存在一些差誤，導致后續計算機處理變為“垃圾輸入垃圾輸出”的處理過程。為避免類似問題發生，在電算化系統中必須加強采集、輸入數據的監督管理，以保證數據的正確性。因此會計軟件初始化與原始數據初期錄入速度是會計處理中最為重要的、也是最為重視的環節，在輸入數據組織上必須考慮一次輸入，重復使用的需要，盡量避免統一數據出現不一樣結果，導致全功盡棄。

5.系統初始化特色設定以滿足功能業務需求。在電算化會計信息系統中，一般采用通用財務軟件來建立自己的系統管理，不同的會計主體在核算上存在差異，不同會計對象適用的具體會計方法也不盡相同，由于商品化會計軟件具有通用性特點，使得各單位在開始使用軟件時，先要針對本單位的業務性質及會計核算與財務管理的具體要求對其進行具體設置，這種設置工作就是系統初始化。而初始化設置是會計電算化中的一項重要工作，它是整個電算化工作的基礎。這個基礎的好壞，直接關系到會計電算化工作的開展和運作。它是將通用的會計軟件轉變為能滿足特定企業需要的系統工程，使手工環境下的會計核算和數據處理工作得以在計算機環境下延續和正常工作。

二、實驗室系統日常維護和管理

1.系統數據日常維護。計算機中有硬件系統和軟件系統之分，這兩樣系統都是我們進行實驗室維護工作的重中之重。而軟件系統又分為系統軟件和應用軟件兩部分。如通用會計電算化系統軟件，是應用軟件中一種，它的數據處理都在硬盤中處理賬務數據。數據維護功能主要是對硬盤數據的備份、恢復、刪除以及重建索引。備份功能是將硬盤數據復制輸出到外存儲器當中，以便得到長期保存，同時也可防備意外事故造成的硬盤數據丟失；如果一旦硬盤數據被破壞，恢復功能能使系統數據得到盡快恢復，以保證業務正常進行，所以是我們經常要完成的任務。如果某些數據不需要長期存放在某個盤符盤上，一定時間會造成硬盤空間不夠使用，這樣可以執行數據刪除或格式化處理。假如有些數據順序發生顛倒，或做完數據恢復后，為了防止數據造成混亂，可通過重建索引功能進行重建。

2.關鍵數據日常備份。指將會計電算化系統產生的數據，備份輸出到硬盤或軟盤中保存起來，防止由于某種原因導致設備癱瘓數據丟失。數據備份工作對保證系統的正常運行起到關鍵性作用，必須認真做好這項工作。數據的硬盤備份一般由系統強制完成。在每次記賬前都須完成硬盤備份，才能開始記賬，否則系統出現提示對話框。硬盤備份一般由系統管理員完成。系統軟件經過使用一段時間需要對硬盤進行清理，或查殺病毒處理，如果出現特殊情況則需要格式化處理，一個月份的數據處理結束后，更新調整硬件軟件使用情況前，都必須進行數據備份。備份前準備好足夠的格式化好的空盤。在通用會計電算化系統中，選擇數據備份功能后，系統一般先對硬盤數據進行檢查，然后按提示要求先備份到硬盤上，后按提示要復制到準備好的存儲介質中。為了加強安全保管條例，月份數據的備份應交叉進行，備份好的數據應至少有兩個不同地方進行保管，備份介質應寫清數據備份的時間內容妥為保存。

3.關鍵數據恢復重建。如我們本學期將要結束了，開始進行考試前準備工作，這樣我們管理人員就要進行調整系統，恢復初始化數據狀態，以硬盤上的備份數據，恢復硬盤數據文件。當硬盤數據受到損壞或丟失時，就利用以前制作的軟件或硬盤備份進行恢復。如果沒有發現數據損壞，一般不用進行數據備份恢復。恢復數據將覆蓋硬盤中現有的數據，只有在硬盤數據被破壞情況下才能使用該功能，硬盤數據正常時禁止使用該功能。在一般通用會計電算化系統中，當系統數據的確由于硬件或病毒等原因出現故障時，就可通過本功能，按系統提示將備份數據盤置于驅動器，檢查磁盤是否正確，按提示操作即可完成數據恢復工作。

4.索引重建與恢復。會計電算化系統的數據量非常大，數據庫中的數據關系也比較復雜，通常是通過建立索引加快查詢速度。當硬盤上出現故障或系統異常中斷時，容易引起數據排序混亂，進行索引重建后可消除這些問題。在會計電算化系統的使用過程中可常執行此功能，以保證數據排序正確性，為順利完成各項教學實驗課的任務，是我們教輔人員必須掌握的技術之一。

5.誤操作問題的應對解決。在實驗課當中，如會計電算化實訓課程中，賬務處理當中前期設置還有未完成的內容或當月日常業務處理不慎而又操作了記賬功能，在這種情況下我們操作人員必須進行一次恢復數據至記賬前狀態工作。造成此類錯誤的原因多為記賬過程中，由于斷電使登賬發生中斷等，事后發現記賬有錯誤，但以前記賬的數據沒有錯誤，只是本次記賬的數據有差錯。為了解決這類問題，許多通用會計核算軟件都有“恢復數據至記賬前狀態”功能。這時可調用該功能進行恢復操作，將數據恢復到記賬前的狀態，等待調整完后再重新記賬。其實，“恢復數據至記賬前狀態”本身是一個數據恢復過程。有些通用會計核算軟件功能菜單中沒有顯示這個功能項目，此時只需進行硬盤或軟盤備份數據恢復，也可達到同樣的結果。

三、實驗室制度化管理

實驗室的管理是一項復雜而又需要集思廣益才能順利開展的工作。實驗室管理的復雜性主要體現在人員復雜、系統內容復雜、系統結構復雜等諸多方面，這給管理帶來了一定難度，因此實驗室管理人員需觸類旁通，業務熟練、技術過硬，而且需要具有極強的師德觀念。在此基礎上，為加強實驗室管理，還需制定以下內部管理制度。

1.嚴格執行實驗室安全管理規定，具體制定并落實安全領導責任制，日常工作落實制，實訓教師負責制等規章制度。實驗室管理人員隨時隨地進行隱患排查制，做到事事有人管，隨時有記錄，建立安全機制，保證無死角，提高防范意識（如：防火、防盜、防水），經常培訓到實驗室實訓及教學的同學和指導老師，安全措施，防范防護設備的使用，尤其是防火意識的安全演練等。

2.制定并落實實驗室學生實驗守則，進一步加強管理，創建良好的科研和學習環境，提高公共資源的合理利用效率。實訓前應認真學習實驗室安全管理規定項目，了解實驗室所需設備的使用方法，不得違規操作，不得隨意移動和交換實訓臺上的儀器設備，不得隨意扳動電源開關；保持實驗室安靜，不得大聲喧嘩、不得隨地吐痰、亂扔雜物，不得拆卸帶電設備，不準安裝非法軟件，不準隨意修改、刪除、移動系統文件，如有需求應征得老師同意否則都視為違規行為，管理人員有權限拒絕不遵守安全規定的人員進入實驗室。

3.嚴格執行實驗室操作規程。按照規程，啟動UPS總電源，逐步打開機器電源并按照提示主動啟用程序，進入實訓應用軟件系統管理窗口。實驗完成后必須先關閉剛剛打開的程序窗口，退出各程序桌面后，關閉系統電源。不得違規操作，避免造成直接經濟損失。總之，嚴格遵守操作規程，不準進行破壞性操作，不準亂設非法口令及程序，希望使用者們積極配合管理人員，共同做好實驗室系統及設備的安全管理。

（作者單位：張家口學院經濟與管理學院）