大數據背景下的檔案管理與服務

蔡柳陽

[摘要]互聯網時代檔案管理具有挑戰，大數據背景增強了檔案管理的復雜性，本文通過對大數據概念及技術的闡述，結合檔案管理與服務的現狀，分析了在大數據背景下構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，從而提升檔案管理能力和服務效率。

[關鍵詞]大數據；檔案管理；服務；信息安全

一、引言

隨著網絡技術、數字技術、信息技術的發展，網絡化、信息化和數字化成了這個時代發展的主流，尤其是新媒體時代，只要有網絡和終端就可以隨時隨刻上網，打破了時間和空間的局限。因此互聯網時代，各行各業都必須適應時代的發展，同樣，檔案管理服務也需要在互聯網平臺上發展，互聯網時代是一個充滿機遇和挑戰的時代，傳統的檔案管理工作已經不再適合檔案管理工作的深度和高度，未來的檔案管理工作必將是以大數據作為背景的具有深度和廣度的檔案管理工作，互聯網時代要求檔案管理工作要與時俱進。要適應知識經濟時代的要求。互聯網時代的檔案管理工作需要有效的整合和科學的規范，大數據也為檔案管理工作帶來了便捷和科學合理的管理，能夠進一步提高管理水平和服務能力。互聯網時代檔案管理具有挑戰，大數據背景也增強了檔案管理的復雜性對檔案管理的科學性有更高的要求。

2015年9月，國務院印發《促進大數據發展行動綱要》（以下簡稱《綱要》），系統部署大數據發展工作。《綱要》明確提出，推動大數據發展和應用.在未來5至10年打造精準治理、多方協作的社會治理新模式，建立運行平穩、安全高效的經濟運行新機制，構建以人為本、惠及全民的民生服務新體系，開啟大眾創業、萬眾創新的創新驅動新格局，培育高端智能、新興繁榮的產業發展新生態。

《綱要》部署三方面主要任務。一要加快政府數據開放共享，推動資源整合，提升治理能力。大力推動政府部門數據共享，穩步推動公共數據資源開放，統籌規劃大數據基礎設施建設，支持宏觀調控科學化，推動政府治理精準化，推進商事服務便捷化，促進安全保障高效化，加快民生服務普惠化。二要推動產業創新發展，培育新興業態，助力經濟轉型。發展大數據在工業、新興產業、農業農村等行業領域應用，推動大數據發展與科研創新有機結合，推進基礎研究和核心技術攻關，形成大數據產品體系，完善大數據產業鏈。三要強化安全保障，提高管理水平，促進健康發展。健全大數據安全保障體系，強化安全支撐。

二、大數據的應用

（一）概念

大數據（big data），指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。

（二）特征

在維克托·邁爾一舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中大數據指不用隨機分析法（抽樣調查）這樣捷徑，而采用所有數據進行分析處理。大數據的5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）。

（三）應用

目前階段，大數據概念主要應用到IT操作工具產生的數據中，大數據可以使IT管理軟件供應商解決大而廣泛的業務決策。IT系統、應用和技術基礎設施每天每秒都在產生數據。大數據非結構化或者結構數據都代表了所有用戶的行為、服務級別、安全、風險、欺詐行為等更多操作的絕對記錄。同時以網絡爬蟲的抓取技術，使得網絡平臺和數據庫中的數據快速被獲取，以此進行利用、分析和決策，并提高相關工作的作業效率。

三、檔案管理與服務的現狀

服務是檔案工作的本質屬性和目的，各級檔案館的社會價值也是通過提供檔案服務來體現的。

（一）檔案管理服務存在的問題

檔案部門要想完善服務功能，提高檔案部門社會認可度，就必須不斷提高其服務質量和水平，目前我國檔案服務過程中存在的問題主要表現為：

1.利用手續繁雜。受檔案保密性質及我國長期以來形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關檔案信息，需向相關部門提交申請、等待批復等繁雜手續，影響檔案信息的及時獲取和用戶對檔案利用的積極性。

2.服務內容簡單。目前我國檔案館提供的服務很大程度上局限于檔案實體服務，忽視檔案深層次開發。這種提供原始檔案信息的簡單服務很難滿足信息社會條件下檔案用戶高層次、個性化的需求。

3.服務方式落后。多數檔案機構仍沿用傳統的管理模式，檔案數字化進程緩慢，網絡環境下軟硬件設施不完備，檔案網站建設不完善，用戶獲取檔案信息受時間、空間因素影響，傳統的手工檢索方式也制約著檔案服務水平的提高。

（二）問題產生的原因分析

1.服務理念滯后。檔案部門在服務觀念上“重管理，輕利用”，將檔案工作重點放在檔案資料的收集、整理上，被動提供檔案服務。檔案服務的內容也主要以業務指導、監督檢查、咨詢、培訓館內接待等方式進行。缺乏“以人為本”的服務理念，沒有將最大限度滿足檔案用戶個性化需求作為檔案工作的重要目標，檔案部門在深度發掘檔案信息、主動提供服務、創新服務方式等方面亟待改善。

2.管理體制陳舊。由于我國檔案部門長期以來受形成的封閉性管理體制制約。多數檔案館在制定和實施管理制度過程中都只是在原有的框架里做文章，在規范管理制度、簡化利用程序方面沒有實質性的進展。利用者對改變檔案館部分現有制度的愿望遲遲得不到回應，檔案服務中種種限制影響了利用者對檔案資源的使用熱情，造成檔案資源的閑置和浪費，最終阻礙了檔案館的發展。

3.現代化水平低。受觀念、技術、資金等方面限制，計算機、網絡等現代化管理設備和手段在檔案管理和服務過程中利用率較低，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案服務很大程度上還依賴于用戶跟檔案工作人員“面對面”的交流。用戶想獲取檔案信息必須親自到檔案部門查閱。且各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態，不能實現共享，造成人力、物力、財力及資源的巨大浪費。

四、機遇與挑戰

（一）信息資源就是生產力、強化服務思維

信息資源就是生產力，主要體現在高度智能化與網絡化相結合，使得信息資源得以快速的傳輸和查詢獲取。信息生產力階段，信息技術的發展使勞動工具變成了自動化、智能化的機器體系，其效用的發揮需要現代信息網絡系統的支撐，以數據庫為基礎，各種信息資源連成了一個具有正負反饋功能的、網絡化節點式的、有機的互動網絡體系；各類檔案信息從各種有形的實物，如歷史檔案、書籍、報刊等轉變成數字信號在磁盤中轉化、存儲、處理和顯示，并以極快的速度在光纖網絡中超越時空障礙地傳輸。與傳統手工查詢形成鮮明相比，不僅提高了檔案調閱和查詢的效率。同時也加強了檔案利用的客戶體驗。

（二）利用APP加強檔案利用.打造檔案口袋社區

隨著智能手機的普及，政府部門、企事業單位、其他盈利部門不斷地利用微信公眾號、APP客戶端進行宣傳和推送。各級檔案館可以嘗試利用APP客戶端的形式提供各類檔案服務。

（三）搭建平臺整合資源

以數據網絡為支撐搭建檔案管理系統平臺，通過建立統一的標準，規范整個文件管理。包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能。也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

（四）信息安全與挑戰

根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定。不同的檔案對應著不同的保密檔案密級。網絡時代的檔案利用更需要注重檔案信息的安全。大數據背景下，涉密的部門極易受到網絡攻擊和入侵，因此，各級檔案部門在進行網絡信息化運作的同時，需要重點考慮網絡的信息安全。

（編輯/李舶）