企業(yè)五金采購管理優(yōu)化研究

樊玉星

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場競爭也越來越激烈。提高采購管理水平不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)提供物資保障，同時還可以有效的降低企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本。因此，越來越多的企業(yè)開始重視企業(yè)的采購管理工作。通過對采購活動的有效管理不僅可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本的降低，從而增強(qiáng)市場競爭力，同時也有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)活動的同步化，有效的提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。本文以X企業(yè)為例，對其五金采購管理工作進(jìn)行研究，探討該公司在采購管理工作中存在的不足，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：采購；管理；優(yōu)化

1.研究背景

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國煙草行業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中扮演著越來越重要的角色，是國家重要的利稅來源。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，煙草市場的逐步開放將成為未來趨勢，國外的煙草巨頭也將陸續(xù)進(jìn)駐我國的煙草市場，我國煙草行業(yè)將不再是一個完全壟斷的行業(yè)，將會面臨越來越激烈的市場競爭。另外，隨著人們對吸煙和健康問題的關(guān)注度逐步提升，煙草行業(yè)面臨的各種外部壓力也不斷加大。在這種背景下，市場對煙草企業(yè)的經(jīng)營管理水平無疑提出了更高的要求。加強(qiáng)煙草企業(yè)的采購管理，不僅能為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供物資保障，同時還有利于煙草企業(yè)降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，最終達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)營效益的目的。

2.X公司在五金采購管理方面存在的問題

X公司作為一家企業(yè)，在五金物資采購過程中主要存在以下三方面的問題。

2.1缺乏對供應(yīng)商的有效評價

X公司在進(jìn)行五金物資采購業(yè)務(wù)中，對供應(yīng)商的評價與選擇上只是局限于價格、質(zhì)量和交貨時間的對比，沒有形成系統(tǒng)的評價體系，同時對供應(yīng)商的管理還停留在短期的業(yè)務(wù)合作上，對于建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系沒有給予足夠的重視。

2.2采購部門與其他部門之間缺乏有效溝通

在X公司內(nèi)部，由于流程制度不完善，導(dǎo)致一些部門之間存在相互推諉的現(xiàn)象。采購部門作為為企業(yè)其他部門提供支持的部門，需要對其他部門的需求有充分的了解。然而在X公司內(nèi)部，一些部門只在需要物資材料時填寫物資采購申請，在物資需求發(fā)生變化甚至取消的情況下，不會及時與采購部門進(jìn)行溝通。這無疑會造成企業(yè)物資庫存數(shù)量增加，給企業(yè)帶來額外的成本。

2.3缺乏對公司內(nèi)部流程的有效管理

X公司內(nèi)部沒有對采購在公司價值鏈中的作用給予足夠重視。企業(yè)內(nèi)部只意識到采購作為一種輔助性活動，對企業(yè)的銷售生產(chǎn)工作起到支持作用。然而在實(shí)際的工作中，其他部門與采購部門在采購工作方面缺乏配合，加之公司缺乏有效信息管理系統(tǒng)，難以有效收集、整理供應(yīng)商信息和采購活動信息，致使公司的采購活動一直處于手工操作、電話聯(lián)系的低效率狀態(tài)；而公司為強(qiáng)化內(nèi)部管理而形成的部門間互相監(jiān)督簽批，反復(fù)溝通協(xié)調(diào)使得采購工作難以提高效率，對企業(yè)的生產(chǎn)工作也會帶來一定的消極影響。

3.X公司五金采購管理優(yōu)化措施

為了保證X公司五金采購流程優(yōu)化目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，針對X公司五金采購管理中存在的問題，本文將提出三方面的策略來加強(qiáng)采購管理。一是加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系；二是加強(qiáng)采購部門與其他部門之間的合作。三是加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)。

3.1加強(qiáng)與供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

在對供應(yīng)商的選擇管理工作中，X公司應(yīng)該強(qiáng)化對供應(yīng)商的評估工作。X公司可以建立供應(yīng)商五金材料檔案：對現(xiàn)有供應(yīng)商和五金材料建立相應(yīng)檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商合作情況及五金物資材料質(zhì)量要求及使用情況。同時，加大開發(fā)新的供應(yīng)商的力度，收集和整理當(dāng)前市場信息，了解市場上供應(yīng)商的信息，如規(guī)模、生產(chǎn)供貨能力、市場份額、技術(shù)開發(fā)能力、價格、付款條件等，并將這些內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

其次，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。經(jīng)過嚴(yán)格評審的供應(yīng)商作為企業(yè)外部的戰(zhàn)略資源，可以有效地參與企業(yè)內(nèi)部流程運(yùn)作，并在合同條款、采購提前期、緊急采購、質(zhì)量控制與保證方面與企業(yè)達(dá)成長期的協(xié)議。通過與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，X企業(yè)所需的五金產(chǎn)品在供貨的及時性和質(zhì)量方面得到更好的保證，而供應(yīng)商的產(chǎn)品銷售的穩(wěn)定性也得以提高，從而降低了雙方生產(chǎn)過程中的不確定性。同時，通過建立與供應(yīng)商的合作關(guān)系，可以有效的降低X企業(yè)五金物資采購流程的運(yùn)作成本，提高物流的速度和庫存周轉(zhuǎn)率。

3.2加強(qiáng)采購與公司其他部門的合作

X公司在改善物資采購供應(yīng)鏈管理、追求最大利潤的過程中，實(shí)現(xiàn)部門跨職能部門的合作是非常必要的，有利于加快采購流程中信息在各部門間的傳遞速度，減少部門間反復(fù)溝通產(chǎn)生的矛盾。X 企業(yè)的采購部門通過與生產(chǎn)、質(zhì)檢部合作，共同對供應(yīng)商提供的五金物資實(shí)行質(zhì)量管理，既保證了公司生產(chǎn)經(jīng)營的連續(xù)性和穩(wěn)定性，也降低了由于低品質(zhì)外購件的檢驗(yàn)工作強(qiáng)度和生產(chǎn)工作強(qiáng)度的增大；采購部門與財務(wù)部合作，可以為財務(wù)部提供資金流動的預(yù)測情況、五金物資的最低庫存，財務(wù)部及時的支付更有利于與供應(yīng)商良好關(guān)系的發(fā)展。

3.3加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，提高信息在企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)間的流通速度

X公司可以通過信息化建設(shè)來提高企業(yè)五金物資的采購效率。所謂物資采購信息化建設(shè)，即依托信息技術(shù)，以數(shù)據(jù)為中心，最大程度地實(shí)現(xiàn)信息共享，使管理流程自動化，降低采購成本。通過信息化改造把X公司傳統(tǒng)流程中分離的采購計劃、倉儲庫存、供應(yīng)商選擇、物料類別、檢驗(yàn)接收、銷售客戶、訂單處理、成本管理等環(huán)節(jié)整合成一個整體，以保證能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)在最短的時間傳遞給相關(guān)人員，最大程度實(shí)現(xiàn)需求信息共享，從而大大降低包含五金物資在內(nèi)的物資采購流程同步的工作量，節(jié)約信息傳遞成本，縮短交易時間，降低交易成本，降低物料庫存。例如銷售部門將五金物資需求計劃輸入數(shù)據(jù)庫后，數(shù)據(jù)庫可根據(jù)現(xiàn)有的五金物資庫存量、采購周期等自動計算出所需的五金物資采購量及要求到貨時間。如與實(shí)際有偏差，采購可進(jìn)行調(diào)整并找出偏差原因，對數(shù)據(jù)庫原始數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)更改以保證日后數(shù)據(jù)庫計劃管理的正確性。

參考文獻(xiàn)：

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