檔案管理信息系統(tǒng)在院校教學(xué)中的設(shè)計和開發(fā)

唐權(quán)星

摘 要 在高校管理中，檔案管理的內(nèi)容極為繁蕪，是管理工作的難點所在，通過檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)檔案歸檔、管理、查詢和調(diào)閱的信息化，極大的提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，對高校檔案管理工作幫助甚大。所以，本文對檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)進行闡述，旨在輔助各高校盡快建立并完善各自的檔案管理信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計開發(fā)

21世紀，計算機技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動作用。

1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

教學(xué)檔案是高校在進行教學(xué)活動中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀念和參考價值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：

1.1 文件、規(guī)定等政策性資料

該類別涵蓋上級教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達的各類與教學(xué)活動相關(guān)的文件、規(guī)定，是對教學(xué)活動進行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進行妥善的整理、歸檔。

1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實踐性資料

這是對教學(xué)的文件、規(guī)定的細化和落實，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評價等進行整理，形成歸檔資料。

1.3 學(xué)生名冊、成績等學(xué)生資料

學(xué)生作為教學(xué)活動的對象，其個人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析

2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理

毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長態(tài)勢，對信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。

2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化

伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲所需要的計算機硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費用占據(jù)院校財政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平臺高效利用

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計算機終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計算機、手機等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案的高效利用。

2.4 檔案管理安全防護

檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護成為設(shè)計和開發(fā)的重點，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對用戶進行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。

3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)

按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個層次，即平臺層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。

3.1 平臺層

所謂平臺層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計和開發(fā)工作。

3.2 檔案管理層

檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進行設(shè)計時，應(yīng)該對檔案管理層進行分別設(shè)計，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。

3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊

該模塊是對檔案管理工作進行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。

4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)思路

4.1 系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的軟硬件設(shè)施

硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進行謹慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分數(shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達到簡單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護，擴展性良好的特點。

4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)步驟

4.2.1 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

對于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實現(xiàn)檔案資料的合理存儲。在進行設(shè)計時，首先對檔案數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)進行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖，之后進行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

4.2.2 主界面的設(shè)計

主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計對應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進而按照相應(yīng)的指令進行操作完成檔案的管理、查詢等功能。

4.2.3 用戶管理

從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進行設(shè)計時，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對系統(tǒng)進行日常的維護，確保系統(tǒng)的正常運行。與此同時，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。

4.2.4 附屬功能的實現(xiàn)

在實際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進行設(shè)計時應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。

5 結(jié)束語

綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，推動數(shù)字化校園建設(shè)。

參考文獻

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作者單位

公安海警學(xué)院 浙江省寧波市 315800