探究檔案管理工作的規范化和標準化

高儷瑕

摘 要：在新時期的發展局勢下，檔案管理工作的改革提升也迫在眉睫，以往的檔案管理系統存在諸多滯后因素，導致了管理水平受到限制。檔案管理工作的規范化和標準化的重要性在于，它能夠提高檔案管理的工作效率，促進檔案管理模式的現代化轉型，使檔案管理工作的理論建設以及實踐發展的進步。檔案管理工作的規范化和標準化對檔案管理工作者提出了更高的業務要求，對于培養檔案管理的高級人才意義重大。本文將針對檔案管理工作的標準化和規范化在檔案管理工作的各個環節流程中的具體應用做出詳細闡述，力求對檔案管理工作的規范化和標準化提供有益借鑒。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

檔案管理工作有其獨有的工作方法和管理體系。檔案管理工作的需要檔案管理人員能夠針對不同情況及時收集和整理檔案的相關數據和資料，形成檔案管理數據庫并維護，保證檔案數據的安全性和完整性。檔案管理工作在新時期的發展形勢下對于規范化和標準化的要求越來越高，并作為檔案管理工作的評價標準決定檔案管理工作的成敗。在檔案管理工作的每一個環節都應立足于規范化和標準化的基本要求，運用科學高效的管理方法，處理龐大復雜的信息，并建立一套全方位、多層次的完備管理系統。

一、檔案管理工作規范化和標準化進程中存在的問題

（一）缺乏正確的認識

檔案管理工作規范化和標準化的進程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問題就是認識不足。很多單位從負責人到管理人對檔案管理的規范化和標準化重視程度不夠，固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理的規范化和標準化不僅僅是工作態度嚴謹所能實現的，還需要與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理規范化和標準化的定位及重要性，才能實現檔案管理工作向著規范化和標準化全面轉型。

（二）缺乏投入的力度

檔案管理工作的規范化和標準化意味著檔案管理系統，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化建設，設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規范化和標準化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作的規范化和標準化進展緩慢很大程度上與資金投入量過小，經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理工作建設失力。

（三）缺乏原則的確立

檔案管理工作的規范化和標準化需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其它機構不予熱心的內容，檔案管理工作的規范化和標準化就無法大范圍的普及和推廣。檔案管理工作的規范化和標準化的原則確立，需要相關政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關政策規范和法律規定，導致了檔案管理工作的規范化和標準化缺乏統一的標準，工作進程中出現各種矛盾和弊端，轉型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持[1]。

二、檔案管理工作的規范化和標準化進程中有效的措施

（一）檔案管理工作的規范化和標準化的基礎工作要落實

檔案管理工作的規范化和標準化是一個循序漸進的過程，不是一朝一夕即可實現完成的，因此有必要在工作中的每一個環節落實規范化和標準化的相關原則，尤其是基礎工作要做到位，是檔案管理工作實現規范化和標準化的前提。基礎工作的工作內容即是對公文的處理，具體環節有三：第一，公文的制發環節。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規范化和標準化程度。公文的制發環節往往因缺乏嚴格的管理和監督而出現紕漏，因此相關部門應在制發公文的同時嚴格監管程序，確保制發公文高質高效[4]。第二，公文的檔案檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環節的重點，涉及到的細節更多，需要進行反復檢查與糾正，確保公文的準確無誤。特別是要按照國家統一規定的規格和標準來規范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書寫。公文的各種文體在書寫規范和要求方面都有著嚴格的標準，包括筆種、墨色、和紙張，在書寫時要確保字跡的簡潔、工整和清晰，有利于存檔管理。

（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征

檔案管理中，一定要注重對時效性的管理原則，該原則能夠使檔案的利用率得到提高，更能加強檔案管理的價值。然而，要想遵循檔案時效性原則，必須做到及時清理檔案的案卷。這就要求在進行檔案管理時，必須根據檔案資料的保管類別作用及特征，采取合理的管理方法進行保管[2]。在一段管理期過后，及時清理檔案案卷，將失去價值的文件及時銷毀，那些要求永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，文件沒有損壞，這樣就能保證檔案管理的時效性。

（三）構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理[5]

在信息化的時下要求案管理向著規范化和標準化發展，這就需要電子檔案數據庫的建設。只有建立電子檔案數據庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數據庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數據庫的質量決定了檔案管理的規范化標準化，在電子計算機、信息科學和網絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數據庫，創設電子檔案數據庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規范化進程。

（四）注意做好檔案管理工作人員的規范管理

從事檔案管理的工作者使檔案管理工作得以有效展開的直接實踐者，檔案管理工作者的工作質量提高就會提高檔案管理工作的規范化與標準化，對于檔案管理工作的科學化與信息化更是具有十分大的促進作用[3]。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時，被交接的工作是否規范，是否標準，直接關系到管理工作的安全性和科學性，更是現代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。

結 語：

總而言之，檔案管理工作的規范化與標準化是建立在現代化檔案管理的科學理論之上，對當下檔案管理工作提出的新要求。在建設檔案管理工作的規范化與標準化的過程中，必須注意檔案管理工作的具體情況具體分析，合理科學地展開規范化和標準化管理，從而使檔案管理工作實現質的飛躍。

參考文獻：

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2015（a5）：215-215，216.

[2]龐艷.對檔案管理規范化、標準化若干問題的研究與思考[J].現代企業教育，2013（8）：48.

[3]王曉紅.試論如何做好檔案管理工作規范化、標準化[J].中國科技投資，2016（23）：216.

[4]宮顏花.關于檔案管理中存在的問題與解決對策的探究[J].才智，2013（6）：186-186.

[5]張磊.探究如何推行檔案工作規范化與標準化[J].黑龍江史志，2014（21）：234-234.