“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理研究

廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 莫振琳

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理研究

廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 莫振琳

財(cái)務(wù)檔案能夠清晰的反應(yīng)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況和高校建設(shè)情況，對(duì)高校建設(shè)決策起到重要的信息支持作用。管理信息化和會(huì)計(jì)電算化的推動(dòng)下，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”背景，提升高校財(cái)務(wù)檔案管理水平是高職財(cái)務(wù)工作規(guī)范化、高質(zhì)化的重要內(nèi)容。

互聯(lián)網(wǎng)+ 高校財(cái)務(wù)管理 檔案管理 信息化

一、高校財(cái)務(wù)信息化管理現(xiàn)狀調(diào)查

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，深入研究與積極探索，努力提升高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平，是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)。雖然信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用高校財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，但調(diào)查顯示并非所有環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了信息化管理方式。當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理調(diào)查的結(jié)果可歸納為以下幾個(gè)方面，一是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案信息化覆蓋范圍偏窄，二是當(dāng)前的高校財(cái)務(wù)檔案管理中仍然以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)形式，三是從整體上來(lái)，高校財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)中的信息化管理水平不高，四是高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)均存在不小的差距，其整體素質(zhì)有待加強(qiáng)。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)必要性及要求

(一)信息化建設(shè)必要性

近幾年來(lái)，隨著我國(guó)高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)檔案越來(lái)越多，而且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的非紙質(zhì)媒介開(kāi)始出現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案中，這給傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)。高校規(guī)模的擴(kuò)大也一定程度上增加了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量，高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)更加頻繁，這對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查詢和利用提出了更高的要求。因此在這種背景下，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)具有明顯的必要性。

(二)信息化建設(shè)的條件要求

從高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)需要滿足一定的條件。一是要存在符合高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的電算化環(huán)境，使電算化環(huán)境貫穿于整個(gè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中；二是要全面提升電算化檔案管理意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)階層到基礎(chǔ)工作人員，均需改變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立電算化意識(shí)；三是高校要設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)電算化部門(mén)，配備專業(yè)管理人員。

(三)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的基本構(gòu)成

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，財(cái)務(wù)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)均融入了互聯(lián)網(wǎng)的因素，這必然要求各環(huán)節(jié)加信息化建設(shè)來(lái)滿足上游及下游的信息化需求。在高校財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)中，由于檔案應(yīng)用、檔案形成等環(huán)節(jié)均涉及大量的數(shù)字化信息，這就要求高校財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化元素。

三、提升高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化和完善高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化，從高校層面必須完善信息化管理的制度與規(guī)范，并結(jié)合高校財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況，制定包括依據(jù)、目標(biāo)、信息化檔案收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等各工作環(huán)節(jié)的規(guī)范和制度，確保各環(huán)節(jié)的信息化管理程序合法、監(jiān)管到位，保證信息化管理下的檔案安全。

(二)加快檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)換

財(cái)務(wù)檔案信息化管理的前提是將財(cái)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，而轉(zhuǎn)換的基本要求是檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，因此在檔案信息的收集過(guò)程中必須做到及時(shí)與規(guī)范，檔案信息清晰條理。在檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程中，工作人員先要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類管理，然后對(duì)具有價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中，要確保轉(zhuǎn)換質(zhì)量，做到過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

(三)提高檔案管理人員素質(zhì)，建立高素質(zhì)的工作隊(duì)伍

高校應(yīng)給財(cái)務(wù)管理人員創(chuàng)造和提供更多的教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升工作人員的整體素質(zhì)能力，尤其是信息化管理能力。在相關(guān)培訓(xùn)過(guò)程中，要做到內(nèi)部培養(yǎng)與外部培養(yǎng)結(jié)合，并分階段、有規(guī)劃的統(tǒng)一進(jìn)行。高校要組織專業(yè)人員，創(chuàng)設(shè)科學(xué)的培訓(xùn)課程，圍繞財(cái)務(wù)管理工作者的信息技術(shù)能力展開(kāi)培訓(xùn)，著重提升財(cái)務(wù)檔案管理工作者的檔案管理專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，提升他們的信息分析能力、網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)與使用能力、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)能力以及檔案的數(shù)字化處理能力。在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)之后，使財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍不僅具備財(cái)務(wù)檔案管理，而且還具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。

此外，在高效財(cái)務(wù)檔案信息化管理過(guò)程中，要不斷強(qiáng)化工作人員的信息化意識(shí)，加強(qiáng)電算化財(cái)務(wù)信息的形成與積累，并提升財(cái)務(wù)電子檔案、數(shù)字檔案、網(wǎng)絡(luò)檔案的安全意識(shí)，要對(duì)電子檔案進(jìn)行雙重備份，并及時(shí)檢查和更新介質(zhì)文件，防治檔案丟失。

[1]向桂云.高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的影響因素及對(duì)策研究[J].柳州師專學(xué)報(bào).2012.2

[2]李鐵衡.信息化背景下高校財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化.2013.3