事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

摘要：加強事業(yè)單位檔案的管理，是保證事業(yè)單位良好發(fā)展的運行前提，因此優(yōu)化分配、合理協調事業(yè)單位檔案是一項重要的舉措。文章首先對事業(yè)單位檔案信息化的優(yōu)勢進行了介紹，然后分析了事業(yè)單位檔案管理的特點和存在的問題，最后對事業(yè)單位實行檔案信息化管理的有效途徑進行了探討。

關鍵詞：信息化管理；信息資源；檔案管理；事業(yè)單位；搜索引擎 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）03-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.03.080

檔案管理中存儲著許多重要的信息，所以各機構對其管理非常重視。信息時代的到來，讓事業(yè)單位檔案的管理更改傳統的管理模式，逐漸走向信息化管理，給事業(yè)單位檔案信息管理帶來了更大的挑戰(zhàn)，因此必須要以積極的心態(tài)迎接挑戰(zhàn)，努力完善檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢

事業(yè)單位的發(fā)展如果要打破上層局限，不僅要與時俱進，還要利用有效的信息化設備，并且在傳統的基礎上進行繼承、改革、創(chuàng)新。信息化管理是將信息存放在一個輕便、合理的空間中，而事業(yè)單位中存在著很多規(guī)律性的規(guī)章制度，檔案管理信息化是這些規(guī)章制度的產物，沒有規(guī)章制度的疊加，也沒有管理的信息化方式。事業(yè)單位只有深化檔案管理信息化，朝著檔案信息化目標行進，才能促使事業(yè)單位在未來更好的發(fā)展。在如今的科技時代，電子產品無處不在，所以要對其進行充分利用，勇于開拓、積極創(chuàng)新，這樣才能將現代設備發(fā)揮出優(yōu)勢。目前越來越多的事業(yè)單位都在運用檔案管理信息化模式，這樣的管理模式無論是個人還是企業(yè)都是一個向前發(fā)展的表現，推動了經濟發(fā)展的同時也為事業(yè)單位的檔案管理提供了更加有力的保障。

2 我國事業(yè)單位檔案管理特點與問題

在事業(yè)單位的管理中，大多數都在實行“統一領導、分級管理”的體制，這種“雙重管理”的模式，可以讓檔案的保管更加完整、統一、安全，實現黨、政檔案服從黨的領導。這種符合我國自身國情的事業(yè)單位管理制度，在黨的領導與監(jiān)督下實現了檔案管理的平穩(wěn)發(fā)展。但是隨著制度的實施，一些傳統的事業(yè)單位檔案管理存在著許多待解決的問題，主要體現如下：（1）舊的檔案管理制度在實施的時候出現了權利與信息的不同傳遞，關于管理空間條塊的重疊呈現交錯的狀況，嚴重破壞了上、下級之間部門的穩(wěn)定性，出現了條塊分割的問題；（2）在一些事業(yè)單位里未經行政管理部門允許，私自定制單位的檔案管理制度，導致這些制度與自身的實際不符合等想象出現。在事業(yè)單位員工調動原檔案的時候，費時間、費精力，并且事業(yè)單位檔案的管理由多個部門管轄，一些事業(yè)單位如某事業(yè)單位要求某人限時從原單位調動檔案，但實際情況是原單位檔案調動費時、費力，許多事業(yè)單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業(yè)單位拒絕接受當地檔案行政管理部門的監(jiān)督指導；（3）在一些事業(yè)單位的檔案室中，其自身的行政化越來越顯著。不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，相關部門沒有好的人員配置，在檔案出現問題的時候沒有及時解決，推卸責任的大有人在。

3 事業(yè)單位實行檔案信息化管理的有效途徑

3.1 建設檔案信息網站

在事業(yè)單位建立檔案信息網站，以及在網絡中建設站點，是通過網絡的方式進行檔案記錄，運用網頁來提供信息服務。將原本的檔案管理方式進行改進，通過檔案信息化的管理，將信息服務體現得更加便捷，網頁實行的在線查找，大大地提升了工作管理的效率。在進行檔案信息化管理的時候，首先要進行的就是將檔案管理的相關體系編制到整體的系統中，從而真正地實現檔案管理信息化。然后對單位的各個部門的信息進行整合，將資源信息實行共享。要想真正地實現網絡化、信息化，就必須要對事業(yè)單位的檔案管理體系的功能進行完善。通過網絡管理系統自身的不斷完善，把計算機的優(yōu)勢充分顯示出來。

3.2 不斷強化事業(yè)單位檔案信息化管理

不斷強化事業(yè)單位檔案信息化管理，是事業(yè)單位檔案信息化管理良好發(fā)展的必要前提。與此同時還要不斷加強管理者的綜合素質，管理者必須要提高自身的工作意識，保持對工作以及管理的積極性。不斷充實自己、完善自己，不斷更新管理知識，熟練掌握相關的技術知識，事業(yè)單位要經常開展一些培訓，對于加強管理者的素質有重要作用。建立健全評估體系，有效的對管理者的工作進行監(jiān)督，以保證管理者的自身工作效率。完善獎金機制，對于工作上積極進取的員工加以獎金鼓勵，一方面對上進的員工是一種認可；另一方面對不上進的員工更是一種激勵方式，從而加強整體工作者的工作意識。只有管理者的綜合素質得到了提高，事業(yè)單位的檔案才能得到有效的管理，才能真正地將檔案信息化管理落到實處，讓信息化檔案管理得到有效的完善。

3.3 擴充檔案信息資源，加快基礎設備建設

事業(yè)單位檔案信息化資源的豐富，在檔案管理中起著重要的作用，因此豐富檔案信息資源至關重要。在進行檔案信息化管理的過程中，管理者要充分地利用網絡自身的優(yōu)勢，準確地把握住網絡的特點，利用搜索引擎功能對檔案信息進行整合、搜集，并在整合之后通過網絡的功能進行豐富完善，將及時獲取到的資源進行分享，讓每一位工作人員都可以分享到資源。同時在事業(yè)單位里檔案信息管理的設備也要不斷進行更新，所增加的設備等必須要滿足高質量、使用壽命長等基本特點。由于計算機是進行信息化管理的基礎前提，所以事業(yè)單位一定要注重計算機設備等的性能，盡量減少丟失檔案損失的發(fā)生情況。在購買設備的時候，單位要加大力度，精心挑選高質量的設備，因此要加大投資力度，用于選擇大容量、高品質的計算機設備，有了高質量、大容量的計算機設備才能進一步保證檔案管理工作。另外，對于防毒軟件的安裝也要加大力度進行管理，用于保障檔案工作的進行。

3.4 建設并使用搜索引擎

在進行事業(yè)單位檔案信息化管理工作，建立以及使用搜索引擎便于查找檔案的資源，富有便利性。而搜索引擎功能在計算機本身就存在使用，通過一些關鍵字符就可以進行信息資源搜索，大大的增加了搜索的效率，減少了一些不必要的時間，并且超前完成指定的工作。將計算機的搜索引擎合理科學地運用到內部信息系統中，將內部建立起搜索引擎，方便工作人員進行管理工作；將單位的檔案信息進行有效的管理，也可以方便領導人員進行查看了解。這充分地體現了檔案信息化管理所具的特點，讓事業(yè)單位檔案信息化管理工作得到了進一步實現，無論是檔案管理效率還是質量都得到了進一步提高。

3.5 市場化、法制化發(fā)展

在事業(yè)單位的發(fā)展中需要與時俱進進行市場調節(jié)，將市場自由競爭文化帶入到檔案管理中，從而促進檔案工作改革開放、創(chuàng)新發(fā)展。時刻了解市場的信息，將檔案信息資源進行不斷的補充與更新；建立健全檔案管理的規(guī)定，進行合理有效的依法治檔，無論是事業(yè)單位的管理組織、編制還是職能、工作程序等都需要法制進行約束，從根本上打破人為的制約因素。并且對事業(yè)單位的檔案工作進行監(jiān)督。改進傳統檔案管理模式上的弊端，避免一些由于監(jiān)管力度不夠發(fā)生的以權謀私現象以及工作人員對管理熟視無睹的現象。只有在事業(yè)單位檔案管理中進行有效的法制化制約，才能更好地推進檔案管理工作信息化的進程，進一步改善事業(yè)單位檔案管理的科學性，保證檔案信息的完整性，因此事業(yè)單位檔案管理需要法制化的管理，是事業(yè)單位需要加大重視力度的一項舉措。

3.6 社會化發(fā)展

事業(yè)單位的發(fā)展不應該脫離社會，因而應充分利用社會、把握市場的發(fā)展情況，為檔案事業(yè)改革提供基本的條件，將權利公開與社會，讓社會進行監(jiān)督，并且不需要將權利全部攬入單位，合理地控制權利的范圍，積極地接受社會的制約。隨著科學技術的發(fā)展，社會上年齡工作簡歷造假的現象層出不窮。從側面反映出一些管理人員以權謀私、單位檔案管理不善的情況，通過新聞的曝光度以及影響程度，也進一步反映出了社會群眾、新聞媒體發(fā)揮的監(jiān)督。這樣的監(jiān)督為事業(yè)單位提供了充足的動力，因此事業(yè)單位應該摒棄傳統的、老舊封閉的管理模式，順應時代的發(fā)展，開啟新的檔案管理模式，接收新聞媒體以及群眾的監(jiān)督。單位管理人員對檔案管理要更加重視，提升自身的管理知識水平，形成檔案管理的良性循環(huán)。

4 結語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發(fā)展，并且不斷成熟，事業(yè)單位檔案信息化管理也是科學技術發(fā)展的必然要求，因此在進行事業(yè)單位的檔案信息化管理中要不斷進行完善，從而建立其科學化、規(guī)范化的檔案管理體系，讓事業(yè)單位的檔案信息化管理得到有效的保障。

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作者簡介：姚保華（1960-），男，河南鄭州人，黃委信息中心副研究館員，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）