基于信息化管理背景下的煤礦企業文書檔案管理思考

馮海燕

摘 要：為了保證煤礦類型企業在開展檔案信息管理的時候能有良好的質量，需要管理人員能認識到信息化檔案管理的重要性，并能結合檔案管理的實際需要來制定檔案工作信息化發展計劃。本文就信息化管理趨勢下煤礦類型企業之中檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：信息；煤礦；文書管理

煤礦類型企業在目前的生產已經實現了機械化、現代化的運營模式，并且煤礦企業在整體規模方面、組織架構方面、人員數量方面都有了變化，使得煤礦企業的整體發展效率、發展模式也有所轉變，這也就對煤礦企業之中的文書檔案方面的管理工作有了更高要求。

1 煤礦企業之中檔案管理工作實行信息化運行模式的意義及問題

1.1 提升了檔案管理工作綜合質量

在過去煤礦類型企業的管理中會以紙質媒介的管理模式為主，而使用紙質媒介開展檔案管理的時候，由于紙質媒介其自身特點的影響，在長時間的檔案積累之后就會出現檔案占據空間偏大、檔案管理困難的情況。并且紙質類型的檔案資料在儲存管理的時候往往也會存在一定的困難，紙質媒介檔案一旦受到火災、水災等情況的影響就會造成巨大的檔案信息損失以及經濟損失。其次，在過去的檔案信息管理中，如果檔案信息的總量過大，那么在進行信息查閱的時候就需要人工花費大量的時間查找，影響了相關的效率和企業發展。

而在煤礦之中檔案管理部分中引入了現代檔案管理模式的時候就能大大的強化檔案工作質量。首先，在使用了信息化類型的管理模式之后就能改變過去以紙質文件為主的檔案管理模式，能將所有的檔案案信息轉化為數字信息類型，這樣在進行檔案信息管理的時候就可使用磁盤進行檔案信息存儲，大大的降低了檔案存儲所需要占據的空間。同時也因為檔案管理儲存模的改變，讓檔案管理更加便捷，能通過在檔案儲藏室安裝自動檢測系統來對檔案儲藏空間的環境溫度、濕度等情況進行監控，一旦發現質量問題就及時采取對策，從而提升了檔案信息的管理質量。其次，通過使用計算機系統進行檔案信息管理，在對檔案信息內容進行索引的時候，不需要工作人員對檔案信息進行詳細查找，只要在電腦終端輸入所要查詢的就能立即找到相應的檔案信息，促進了檔案查詢效率的提升。

1.2 提升檔案利用質量

在檔案信息之中記錄了大量煤礦在發展中所使用的新型技術、管理理念、改革措施、人事檔案，這些信息對其他地區煤礦發展都有一定的借鑒意義，通過這些檔案信息的交流就能實現煤礦行業的整體高速發展。在過去檔案信息的傳遞中不僅要花費大量的時間，同時在檔案信息在傳遞的過程中還容易出現破損等情況，影響檔案信息的利用。而在實現了信息化的檔案管理模式之后，就能通過互聯網對檔案信息進行遠程、快速傳遞，這樣的即時性數據傳輸不僅能保證檔案工作的利用效率，同時還能保證檔案信息的完整性，最大程度保證檔案信息得到有效利用。

1.3 檔案信息化管理存在的問題

一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時間跨度大，修改無授權，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計算機，或刻錄在光盤、U盤等移動存儲器，如果信息系統出現故障或存儲器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲方便，便捷經濟，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質低。當前檔案工作，要求工作人員專業素質強，計算機水平高，還要有先進的計算機設備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達標，致使工作還處于手工時代。

2 煤礦類型企業在檔案管理中實現信息化策略分析

2.1 確立發展技術

煤礦類型企業在進行檔案管理部門部門中信息化類型建設的時候要能認識到建設工作的階段性，不能妄圖一蹴而就，在開展檔信息管理模式引入的時候不僅要建立科學的管理系統，同時還要能將過去大量的紙質文件信息轉化為新型的電子文件信息。檔案信息化建設是我國信息化戰略在檔案領域的具體體現，主要目標是利用信息技術和基礎設施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級、文件級機讀目錄數據庫建設，推進檔案數字化系統建設。

2.2 建立科學規范有效的檔案管理信息平臺

實現檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設應包括以下四個系統：一是建立文書檔案歸檔系統，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。四是建立文書檔案保密系統，制定檔案保密制度，設置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設施。

2.3 建設高素質檔案隊伍

檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實現文書檔案管理的信息化、數字化和規范化，必須具備計算機信息技術技能。一是要提高認識，管理者要高度認識檔案信息化建設的重要性和前瞻性，配備高素質人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業發展和福利待遇。檔案管理人員要轉變觀念，與時俱進，不墨守成規，而是大膽創新，使檔案工作從幕后走向臺前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進設備和軟件，加大對外交流和學習；檔案人員要不斷提高自身業務能力和素質，積極參加各類檔案繼續教育，完善知識結構，從而具備強大的應對和創新能力。三是要完善保障，加快制度建設創新，以科學發展觀指導檔案隊伍建設，做到有法可依，有章可循。

結束語

煤礦行業在社會經濟發展、能源供應等方面都有著巨大的推動力，煤礦企業的發展和社會進步有著一定聯系。而目前煤礦類型企業在發展中融入了眾多機械化生產設備、信息化管理設備使得煤礦企業在管理、運營、生產方面的質量明顯提升。這些變化在提升了煤礦企業管理質量的同時也產生了大量的文件信息，進而對煤礦企業中檔案管理部門的工作質量有了更高的要求，因此檔案管理部門應該工作中引入信息化的檔案管理模式，從而促進檔案管理工作質量的提升，保證煤礦類型企業的高速發展。

參考文獻

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