構建供方管理體系以優化項目管理的實施策略

尹皓(中鋼招標有限責任公司，北京 100102)

構建供方管理體系以優化項目管理的實施策略

尹皓(中鋼招標有限責任公司，北京 100102)

本文論述了構建供方管理系統的必要性，并從設定供方準入條件、加強供方過程控制、動態管理等方面論述了供方管理體系的實施策略，并得出了供方管理必須與項目管理相結合，是完善企業管理，提高企業運行效率，降低采購成本與規避采購風險的有力保障的結論。

供方管理;評價;項目管理

通過理論知識學習及招標采購業務實踐，本人深刻體會到企業在業務開展中均包括輸入與輸出的過程，有輸入就有采購，必然會涉及到供方的管理，搭建一個規范、高效的供方管理模塊，對企業提高管理水平、降低運營成本、規避風險能起到事半功倍的效果。

1 構建供方管理體系的必要性

采購的目的是為了最大程度滿足用戶的需求。對于一個典型的生產、銷售型工業企業，涉及采購輸入的供方很多，主要有以下幾類：（1）提供產品生產原材料的供方，如鋼板、銅線等；（2）提供設備、工具、服務方面的供方，如單體設備、物流運輸服務等；（3）提供生產輔助材料的供方，如機油、砂輪機等；（4）提供與產品無關的日用品供方，如打印紙、簽字筆等。第（4）類供方與生產關系不緊密且一般貨值較低，可以單獨簡化管理，其余三類供方與企業輸出關系密切，均需納入統一的供方管理體系中。

在《GB/T19001—2008/ISO 9001:2008質量管理體系要求》7.4.1采購過程中規定了供方管理應遵循的基本原則，“組織應根據供方按組織的要求提供產品的能力評價和選擇供方。應制定選擇、評價和重新評價的準則。評價結果及評價所引起的任何必要措施的記錄應予保持。”供方作為產品、服務的提供者，對其實施考察、評價、控制等一系列管理措施，為保證產品、服務質量，到達預期采購需求起到了直接的正激勵效力。

2 供方管理實施要點

2.1 設定供方準入條件

供方管理首先要建立供方準入機制，通過審核的供方才能成為企業的合格供方。對供方的審核可按照所供產品或服務的專業程度進行分級，特殊類產品熱處理、防爆類產品必須包含廠家實地考察、查驗專業認證證書，如CMC、API證書等審核過程。準入審核應從供方的資質、財務狀況、產品服務質量、履約能力等多方面進行綜合評審。對供方的基本要求一般包括：1.具有法人資格或具備獨立承擔民事責任的能力，遵守國家、地方以及行業的有關法律、法規；2.具有合法的經營資質，能提供企業營業執照、企業代碼證明文件、稅務登記證及其他有效證件；3.取得質量、環境、職業健康安全和測量管理體系認證證書或產品通過質量認證；對國家或行業規定的特殊產品供應商，若國家規定必須具有相關資質的，應符合相關法律法規的要求。；4.具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄，且具有三年以內連續提供滿足合同規定要求產品的業績或有同類產品在其它大型企業長期正常使用的供貨業績；5.具有較強的設計、制造、生產和質量保證能力，且具有良好的資金財務狀況；6.國家有關部門和公司規定的其他條件。

在進行合格供方評審時，應注意對供方的產品及服務進行分類，比如某些廠家，既提供熱處理設備，又提供機加工設備，在納入合格供方名錄時應注明具體哪一類產品符合企業準入要求。

建立準入機制，確定一定數量的合格供方（一般合格供應商名錄中同一類型的供應商應有三家以上），既有利于建立長期的供需合作關系，又有利于促進良性競爭，實現穩定暢通的供貨渠道，增強和防御市場變化的能力，降低企業生產風險，實現供需“雙贏。

2.2 明確評審流程，落實歸口管理部門

合格供方準入評審流程一般由采購需求部門發起，經采購需求部門負責人、關聯銷售部門負責人、關聯技術部門負責人審核通過后，報歸口管理部門，如采購部、風險管理部門進行核準，進入合格供方名錄。企業只能與進入合格供方名錄的供方就審核通過的產品服務類型進行用于生產與銷售的采購活動，簽訂采購合同。在合同簽約評審階段，合格供方名錄歸口管理部門負責復核合同主體是否已納入合格供方名錄，如未納入，應先完成合格供方準入評審流程，評審通過后在簽訂合同。

合格供方名錄的儲存與更新可借助Access數據庫或在企業的ERP系統平臺上開發供方管理模塊來實現。在實踐中我們看到一些企業對供方進行分散管理，各部門、項目部按各自的審批程序建立供方名錄，不僅審批準入的標準不統一，而且沒有在統一的歸口部門進行核準、備案，這樣容易造成重復工作、供方信息冗余雜亂無法統計更新，不利于企業掌握供方的實際履約能力，也不便于進行全面的風險控制。因此，企業的各類合格供方都應有統一的歸口管理部門，形成統一規范的合格供方名錄。

2.3 結合項目管理，加強供方控制

項目前期，通過招標、比價等方式，促進良性競爭，與有資質有能力價格合理的企業合作。

合同簽訂階段，應在采購合同中對產品性能、參數、質量、交貨期等進行詳盡描述，并要求供方提供設計圖紙或產品說明書，已明確采購需求。同時應在合同中約定買方對重大缺陷的產品有權拒絕驗收和對不符合項實施管理的要求。

在產品生產環節，應根據所采購產品或服務的專業度、復雜度進行有效的產品質量驗證，具體驗證的方法包括：1.源地驗證，即對生產進度或生產先決條件進行確認和見證，例如土建安裝的施工驗證。2.駐廠監造，對重要物資或產品生產的重要環節派駐人員進行監造。3.服務驗證，采購服務類項目如軟件程序、工程設計等，進行模擬運行、提供實驗數據等。無論采取哪種驗證方式，均需保留驗證的過程記錄，對不符合項進行處理，并檢查整改結果。

在供方完成了產品生產、工廠建造或服務之后，買方應根據采購合同的要求對各項指標進行驗收。驗收的方式有：1.原地驗收，適用于安全物資或交貨后短期內難以驗證其質量的設計、制造或試驗復雜的產品。2.收貨驗收，適用于較為簡單的產品，如零配件。3.按設計圖進行竣工驗收。4.第三方檢驗驗收，聘請具有檢驗資格的專業機構進行驗收，出具驗收報告。5.通過試運行進行驗收，可用于大型成套設備的驗收。6.服務項目驗收，通過核對已完成的工作、技術報告對照合同要求進行驗收。買方在驗收時不僅要對產品、服務本身進行檢查確認，還應查驗是否有完備的產品說明書、工藝文件、過程文件、產品質量鑒定書、報告等資料，以及是否按合同約定提供了關鍵元器件及備品備件。

在項目管理的全過程都融合了對供方的管理與控制，加強供方管理，降低成本、規避風險，能明細帶動項目質量與管理效率的提高。

2.4 實施供方動態管理

合格供方名錄的管理是動態的，在建立供方準入機制的同時，也應建立評價、退出機制。對供方的評價可分為定期評價與不定期評價兩種。在合同評審階段，評審小組應該對項目及供方的性質進行分類，對于一般常規采購，可實行一年一評價的定期評價機制，對于特殊、重大項目的供方，應采取不定期評價，即在項目執行的各關鍵階段均進行評價，如設計、生產、驗收、試運行等階段。

實踐中許多企業的供方評價都采取年底統一填一遍評價表的方法，這樣不能保證評價的及時性、準確性，使評價流于形式。建議根據項目的實際情況對供方進行分類并按照不同的要求進行評價。

企業合格供方歸口管理部門應及時要求出現不合格評價的供方進行整改，并查驗整改結果。不配合整改或整改不合格的供方應予以剔除。連續出現兩次不合格評價的供方應退出合格供方名錄，并且至少一年內不得重新進入。

2 結語

通過探討分析，供方管理的關鍵過程以及與項目管理的主要關系如下圖所示。

可見，供方管理不是獨立存在的，它是項目管理的重要組成部分，為實現科學、高效的項目管理提供有力的支持和保障。

涉及采購活動的各方應履行自身的責任和義務，合格供方歸口管理部門應提醒、要求企業用戶和相關部門及時發起供方準入評審、對供方作出評價，做好準入、評價、退出的記錄，在項目管理的關鍵環節嚴格審核把關，每個采購項目完成歸檔時，應由供方歸口管理部門審核項目管理過程中對供方管理的實施情況及記錄情況，并批示意見，方能完成歸檔。做到供方管理嵌套項目管理，實現閉環操作。

作為采購活動的主體，企業用戶應重視供方管理，將管理辦法落實到位，加強合同簽約前的考察、調研，做好風險分析及防控，合同執行過程中確實完成監造、驗收等活動，避免“四自三不見”，及時提供對供方的評價信息，幫助企業做到動態管理，全面提高企業工作效率，降低采購成本及采購風險。

[1]趙樹蜂.采購與供應管理[M].北京：機械工業出版社，2003.

[2]周關懷.施工企業供方的選擇與管理[M].施工企業管理，2013.09.