高校固定資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心, 武漢 430074)

高校固定資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心, 武漢 430074)

高校資產(chǎn)清查是指按照政策、工作程序和方法對(duì)高校進(jìn)行賬務(wù)清理、財(cái)產(chǎn)清查，依法認(rèn)定各項(xiàng)資產(chǎn)損益，真實(shí)反映高校國(guó)有資產(chǎn)占有和使用狀況的工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于高校資產(chǎn)清查不到位，表現(xiàn)出諸多問(wèn)題。目前在資產(chǎn)清查中，相對(duì)較為嚴(yán)重的是賬實(shí)不符、賬賬不符以及管理部門之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接的問(wèn)題。本文對(duì)以上問(wèn)題進(jìn)行了細(xì)致分析，結(jié)合本校的實(shí)際做法，提出了解決的具體解決方案，為高校資產(chǎn)清查順利進(jìn)行提供可行性方案。

資產(chǎn)清查； 賬實(shí)不符； 賬賬不符； 網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接

0 引 言

根據(jù)中華人民共和國(guó)財(cái)政部令(第68號(hào))中資產(chǎn)管理部分第四十一條和教育部有關(guān)文件精神，為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理，健全資產(chǎn)管理制度，保證學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)的安全、完整、合理配置及有效利用，完善學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理[1-2]，2015年5月我校國(guó)有資產(chǎn)管理處對(duì)全校設(shè)備及家具展開(kāi)全面清查工作。

目前在資產(chǎn)清查中，問(wèn)題突出的是賬實(shí)不符、賬賬不符和資產(chǎn)管理部門之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接。賬實(shí)主要是指固定資產(chǎn)實(shí)物賬與實(shí)物不一致，賬賬不符主要是指高校管理部門資產(chǎn)實(shí)物賬和財(cái)務(wù)部門資產(chǎn)價(jià)值賬不一致[3]。現(xiàn)通過(guò)對(duì)資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的這些問(wèn)題深入細(xì)致的分析后，理論結(jié)合實(shí)踐，給出具體的解決方案，可以使學(xué)校的各資產(chǎn)管理部門準(zhǔn)確掌握資產(chǎn)的總值、數(shù)量、分布、使用狀況,從而提高資產(chǎn)使用效率、完善資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步健全管理制度，最終能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策提供依據(jù)[4]。

1 清查中出現(xiàn)的問(wèn)題及原因剖析

高校資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、分布廣、使用頻繁、更新速度快，而且由于資產(chǎn)管理部門沒(méi)有定期盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)，從而造成資產(chǎn)賬面與賬面價(jià)值以及賬面與資產(chǎn)實(shí)物之間存在差異。我校此次設(shè)備清查中出現(xiàn)不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)為。

1.1 賬實(shí)不符

(1) 有帳無(wú)物。這種情況主要由以下原因造成：已經(jīng)丟失和報(bào)廢處理過(guò)的資產(chǎn)長(zhǎng)期掛賬，不及時(shí)辦理核銷手續(xù)；人員調(diào)動(dòng)帶走的固定資產(chǎn)，沒(méi)有及時(shí)辦理調(diào)撥手續(xù)；院系拆分合并后，沒(méi)有及時(shí)規(guī)范管理資產(chǎn)的相關(guān)手續(xù)。

(2) 有物無(wú)賬。主要原因：有些獲贈(zèng)的儀器設(shè)備未登記入賬，已經(jīng)竣工投入使用的基建工程，由于部門間缺乏溝通，甚至完工10多年也沒(méi)有入固定資產(chǎn)賬的現(xiàn)象[5]；已經(jīng)報(bào)廢銷賬的設(shè)備，沒(méi)有及時(shí)將實(shí)物拖走。

1.2 賬賬不符[6-7]

1.2.1 設(shè)備處有賬，財(cái)務(wù)處無(wú)賬的設(shè)備

造成此類設(shè)備的原因又分為以下幾種情況

(1) 設(shè)備重復(fù)入庫(kù)建賬。經(jīng)辦人將設(shè)備登記入庫(kù)后，可能因?yàn)榕c報(bào)賬時(shí)間間隔較長(zhǎng)，忘記設(shè)備已經(jīng)建賬入庫(kù)；或者委托其他人辦理該筆業(yè)務(wù)時(shí)沒(méi)有將驗(yàn)收憑證一并交付，去財(cái)務(wù)處報(bào)賬時(shí)又重新建賬，導(dǎo)致同一設(shè)備有兩個(gè)不同的資產(chǎn)編號(hào)。

(2) 設(shè)備入庫(kù)建賬后未報(bào)銷。經(jīng)辦人建賬后，由于發(fā)票無(wú)效或者經(jīng)費(fèi)不夠、預(yù)算不允許等多種原因，導(dǎo)致在財(cái)務(wù)處沒(méi)有成功報(bào)銷；或者在購(gòu)置基建項(xiàng)目設(shè)備時(shí)，由于基建項(xiàng)目時(shí)間較長(zhǎng)，分批購(gòu)置的設(shè)備驗(yàn)收后投入使用，但發(fā)票還沒(méi)有收到，因此不能辦理報(bào)銷手續(xù)，都會(huì)導(dǎo)致有設(shè)備賬而在財(cái)務(wù)處賬上沒(méi)有體現(xiàn)的情況。

(3) 財(cái)務(wù)處未登記。經(jīng)辦人按照規(guī)定程序在設(shè)備處驗(yàn)收設(shè)備入庫(kù)建賬后，并在財(cái)務(wù)處成功報(bào)賬，但財(cái)務(wù)處在核算時(shí)漏登或未登記該筆固定資產(chǎn)編號(hào)。此類情況較少發(fā)生，但也不排除。

1.2.2 設(shè)備處無(wú)賬，財(cái)務(wù)處有賬的設(shè)備

造成此類設(shè)備賬賬不符的原因，可能是資產(chǎn)管理系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致已經(jīng)記錄的信息丟失。這種情況比較少，因?yàn)樯婕暗劫?gòu)置設(shè)備需要報(bào)銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)在設(shè)備處入庫(kù)建賬后，財(cái)務(wù)處才會(huì)接收該筆業(yè)務(wù)的報(bào)銷。現(xiàn)在設(shè)備處和財(cái)務(wù)處的管理系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)接，還不能確定有此類型設(shè)備。

1.3 管理信息系統(tǒng)功能不完善

目前，多數(shù)高校資產(chǎn)管理部門采用計(jì)算機(jī)相關(guān)管理軟件或管理信息系統(tǒng)來(lái)管理資產(chǎn)，但這些管理軟件與系統(tǒng)的功能主要是進(jìn)行記賬和統(tǒng)計(jì)，不具備業(yè)務(wù)流程管理功能。同時(shí)，不同類別資產(chǎn)的管理部門所使用的軟件與系統(tǒng)各不相同，且沒(méi)有對(duì)應(yīng)接口，相互之間不能兼容和進(jìn)行數(shù)據(jù)交換與共享，沒(méi)有統(tǒng)一的綜合管理平臺(tái)全面統(tǒng)計(jì)各類型資產(chǎn)的分布情況及可以動(dòng)態(tài)查詢單位的資產(chǎn)信息，導(dǎo)致系統(tǒng)信息共享功能受限[8]。財(cái)務(wù)處對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值核算與管理， 設(shè)備處、家具管理處進(jìn)行實(shí)物賬管理，院系等部門實(shí)際使用并管理。而部門間沒(méi)有形成相互銜接和制約關(guān)系，導(dǎo)致部門間協(xié)調(diào)困難，造成誰(shuí)都管、誰(shuí)都不管的現(xiàn)象。

2 針對(duì)問(wèn)題提出的解決方案

高校資產(chǎn)管理部門在重視購(gòu)置資產(chǎn)審批程序的前提下，同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)資產(chǎn)的使用、管理、調(diào)撥、報(bào)廢等環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，規(guī)范操作，減少賬實(shí)不符現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1 規(guī)范管理方便清查

目前我校Web版資產(chǎn)管理系統(tǒng)中已經(jīng)加入了資產(chǎn)清查模塊，對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，采取“誰(shuí)使用、誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則[9]，在清查模塊中設(shè)置了已查到、未查到模塊，未查到根據(jù)不同原因又分為未整理、未認(rèn)領(lǐng)和未自查。在資產(chǎn)清查結(jié)果選項(xiàng)中提供了正常、異常、單位不符、閑置、丟失、調(diào)出、重復(fù)入賬、報(bào)廢等選擇，教職工可根據(jù)領(lǐng)用資產(chǎn)的實(shí)際情況進(jìn)行清查結(jié)果的選擇。各位教職工只能清查自己名下資產(chǎn)，不過(guò)二級(jí)資產(chǎn)管理員統(tǒng)籌管理二級(jí)單位總資產(chǎn)，具有替本單位的教職工資產(chǎn)清查的功能。對(duì)單位不符、領(lǐng)用人不符的清查結(jié)果要聯(lián)系到人，核實(shí)到位；對(duì)于丟失、調(diào)出、借出的設(shè)備進(jìn)行匯總；已經(jīng)報(bào)廢的設(shè)備要翻閱歷屆報(bào)廢審批表；閑置的設(shè)備考慮放置于調(diào)劑平臺(tái)，盤(pán)活固定資產(chǎn)。也可以用二維碼生成器將存儲(chǔ)設(shè)備信息的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)批量生成二維碼，粘貼在設(shè)備上，用戶端通過(guò)手機(jī)讀取二維碼，查詢錄入設(shè)備信息并反饋到服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫(kù)[10]，服務(wù)器端對(duì)設(shè)備訪問(wèn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做出已經(jīng)被訪問(wèn)過(guò)的標(biāo)識(shí)，方便進(jìn)行資產(chǎn)清查。

2.2 解決賬賬不符的方法

(1) 及時(shí)報(bào)銷建賬。經(jīng)辦人在設(shè)備建賬入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)到財(cái)務(wù)處去報(bào)銷該筆賬務(wù)；或者將發(fā)票和已經(jīng)建賬入庫(kù)的憑證一起存放。完善資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建賬入庫(kù)程序，在建賬輸入時(shí)加入識(shí)別功能，把明顯是重復(fù)建賬的識(shí)別出來(lái)，有明顯的提示，或者不便提交。避免重復(fù)建立資產(chǎn)賬登記。

(2) 完善入庫(kù)手續(xù)。由于各種原因，財(cái)務(wù)處未報(bào)銷成功已入庫(kù)設(shè)備，應(yīng)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的“退庫(kù)”業(yè)務(wù)里做下賬處理；如果用自有資金購(gòu)置了此類設(shè)備，也應(yīng)當(dāng)作退庫(kù)處理，以免自有設(shè)備記作國(guó)有資產(chǎn)。

(3) 做到賬賬相符。財(cái)務(wù)人員在每個(gè)月的財(cái)務(wù)系統(tǒng)做結(jié)賬業(yè)務(wù)的時(shí)候，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)詢問(wèn)工作人員是否已經(jīng)將固定資產(chǎn)實(shí)物賬與價(jià)值賬進(jìn)行對(duì)賬，財(cái)務(wù)管理人員需確認(rèn)已對(duì)賬后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)才會(huì)對(duì)這個(gè)月進(jìn)行結(jié)賬操作。在進(jìn)行結(jié)賬操作后，一旦發(fā)生固定資產(chǎn)價(jià)值與實(shí)物賬不符合，財(cái)務(wù)人員需與固定資產(chǎn)管理人員互相配合查找原因，原因一經(jīng)查證需馬上進(jìn)行更正，例如可以將一些因時(shí)間差導(dǎo)致的資產(chǎn)臺(tái)賬已登記入賬，但是尚未到財(cái)務(wù)報(bào)賬造成的賬賬不符，編制一個(gè)資產(chǎn)調(diào)節(jié)表作為一個(gè)對(duì)賬依據(jù)，以保證財(cái)務(wù)處和設(shè)備處賬賬相符。

2.3 建立全校統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)

應(yīng)將學(xué)校的資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)設(shè)備處、家具管理處和財(cái)務(wù)處的網(wǎng)絡(luò)對(duì)接,構(gòu)建立體的框架結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化高校整體的核查系統(tǒng)[11-12]。資產(chǎn)管理可采用包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)在內(nèi)的先進(jìn)技術(shù)與理念，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化接口的管理信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)中心、以及包括管理部門、財(cái)務(wù)部門和使用部門在內(nèi)的用戶認(rèn)證管理子系統(tǒng)。不同類型資產(chǎn)的管理與使用部門可在此基礎(chǔ)上建立其相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，同時(shí)要保證各子信息系統(tǒng)與總信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心之間的信息交換與實(shí)時(shí)同步。相關(guān)部門通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)的購(gòu)置、審核報(bào)銷、配置、使用、調(diào)撥和報(bào)廢等工作的信息化管理，了解固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)情況[13]。

3 結(jié) 語(yǔ)

高校固定資產(chǎn)管理處于一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程中，資產(chǎn)的數(shù)量和價(jià)值總量一直處于不斷增減變化中。只有通過(guò)全面、定期的對(duì)固定資產(chǎn)清查，才能發(fā)現(xiàn)管理中存在賬實(shí)和賬賬不符等問(wèn)題，隨時(shí)調(diào)整工作思路與方法，為高校資源配置提供科學(xué)依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)化管理可減少人工核算與管理的工作量，避免賬實(shí)不符、信息不對(duì)稱的現(xiàn)象發(fā)生。 因此，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源共享建設(shè)，建立真實(shí)、準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，提高固定資產(chǎn)管理的工作質(zhì)量，從而全面提升高校管理工作的水平，最終實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)一、賬實(shí)相符的理想狀態(tài)。

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·知識(shí)園地·

摘 要

摘要是對(duì)論文內(nèi)容不加評(píng)論和補(bǔ)充解釋、簡(jiǎn)明、確切地陳述與概括。是整篇論文的重要組成部分，能讓讀者迅速總攬論文內(nèi)容，是各種數(shù)據(jù)庫(kù)中常見(jiàn)的檢索對(duì)象。本刊采用報(bào)道性文摘，其基本要素包括研究目的、方法、結(jié)果和結(jié)論4部分。有時(shí)也包括具有情報(bào)價(jià)值的其它重要信息。摘要應(yīng)具有獨(dú)立性和自含性，并且擁有與論文同等量的主要信息，即不閱讀全文，就能獲得必要的信息。摘要文字要簡(jiǎn)明、內(nèi)容要完整、具體。一般宜400字左右，英文摘要不宜超過(guò)250個(gè)單詞。

(本刊編輯部)

Analysis and Solution of Problems in the Fixed Assets Inventory in Universities

GUXiao-yan

(Center of Modern Educational Technology, Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430074， China)

The inventory of assets of colleges and universities is the work of accordance with policies, procedures and methods. It shall be subject to the determination of the profit and loss of assets, become a true reflection of the occupation and use of state owned assets in colleges and universities． For a long time, because of the university assets inventory is not in place, there are a lot of problems. Now, in the university fixed assets inventory， the serious problems are that the account does not match substance, and the accounts do not match each other and the management department does not realize the network docking. In this paper, combined with the actual practice of our school, the above issues are analyzed, the solutions are put forward to smooth progress of the university assets inventory.

asset inventory； account does not match substance； accounts do not match; network connection

2016-04-20

華中科技大學(xué)實(shí)驗(yàn)技術(shù)研究項(xiàng)目基金(2015047)

古曉艷(1976- )，女，河南焦作人，碩士，工程師，主要從事教學(xué)設(shè)備的管理研究。

Tel.：027-87542823；E-mail：guxyhust@hust.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2017)01-0259-03