流程管理在核磁共振儀開放共享中的探索

李 靜， 劉艷紅， 房川琳

(四川大學(xué) 基礎(chǔ)化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心， 成都 610064)

·儀器設(shè)備供應(yīng)與管理·

流程管理在核磁共振儀開放共享中的探索

李 靜， 劉艷紅， 房川琳

(四川大學(xué) 基礎(chǔ)化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心， 成都 610064)

根據(jù)流程管理理論，將核磁共振儀相關(guān)業(yè)務(wù)流程劃分為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研服務(wù)、社會(huì)服務(wù)和維護(hù)管理四大類，梳理和歸納出16項(xiàng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。對每個(gè)流程進(jìn)行分解、細(xì)化，通過梳理流程、制定細(xì)則、設(shè)計(jì)工具，形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊。以標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施為手段對核磁共振儀進(jìn)行流程管理，將原本分散、隨機(jī)且相互隔離的核磁共振業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。并通過標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的持續(xù)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、優(yōu)化和再造，最終提高核磁共振儀開放共享程度和運(yùn)行效率，縮短業(yè)務(wù)處理周期。通過實(shí)踐表明，核磁共振儀在《核磁共振技術(shù)及圖譜解析》等實(shí)驗(yàn)課程和為校內(nèi)相關(guān)科研平臺(tái)測試服務(wù)方面充分發(fā)揮其作用，并確保各種業(yè)務(wù)流程高效的實(shí)施。

儀器設(shè)備； 核磁共振； 流程管理； 標(biāo)準(zhǔn)化

0 引 言

大型儀器設(shè)備是高水平科研工作開展和創(chuàng)新型人才培養(yǎng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著國家科教興國戰(zhàn)略的持續(xù)推進(jìn)，近年高校大型儀器設(shè)備數(shù)量和種類激增，如何管理利用好這些大型儀器設(shè)備為教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)是隨之而來的新課題。近年來，國內(nèi)高校運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)成各層次的大型儀器平臺(tái)[1-2]，在平臺(tái)的開放、共享管理方面的探索和實(shí)踐初見成效[3-8]。而如何確保大型儀器在教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)中的工作質(zhì)量，持續(xù)提升大型儀器開放共享水平和效率是急需解決的問題。而在現(xiàn)代企業(yè)中，通過全面質(zhì)量管理技術(shù)、精益生產(chǎn)、企業(yè)流程再造和流程管理系統(tǒng)等現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)[9]，能夠保證產(chǎn)品、工程、服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。從現(xiàn)代企業(yè)管理的方法中尋求高校大型儀器管理的方法，國內(nèi)高校有一些探索和應(yīng)用[10-12]，例如：浙江大學(xué)運(yùn)用ISO9000質(zhì)量體系構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室工作質(zhì)量體系[13]；北京大學(xué)提出“儀器設(shè)備全生命周期的流程化管理體系”[14]，并應(yīng)用在大型儀器設(shè)備管理中；杭州電子科技大學(xué)通過全面質(zhì)量管理理論在高校大型儀器管理中的應(yīng)用，嘗試加強(qiáng)和改善高校大型儀器管理[15]。四川大學(xué)化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心的專業(yè)實(shí)驗(yàn)室綜合訓(xùn)練教學(xué)平臺(tái)(以下簡稱“綜合訓(xùn)練平臺(tái)”)已經(jīng)初步建立了良好的教學(xué)科研硬件平臺(tái)，在運(yùn)行中一方面積極推進(jìn)實(shí)驗(yàn)課程建設(shè)和改革，另一方面持續(xù)探索和建立大型儀器設(shè)備管理體系。基于“將現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)引入高校儀器管理，提升大型儀器開放共享水平，實(shí)現(xiàn)大型儀器實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研服務(wù)的升級換代”的管理思路，以核磁共振儀業(yè)務(wù)流程管理為試點(diǎn)進(jìn)行探索。

1 流程管理理論

流程管理從19世紀(jì)末泰勒的科學(xué)管理萌芽開始，經(jīng)過一個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，形成了一系列革命性、標(biāo)志性的流程管理方法和技術(shù)，其典型代表包括二十世紀(jì)初福特的流水線和美國麻省理工學(xué)院教授邁克爾·漢默1990年在《哈佛商業(yè)評論》上提出的管理流程再造理論。而流程管理發(fā)展到今天，其定義已經(jīng)演變?yōu)橐环N以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法，定義中包含了規(guī)范化、流程、持續(xù)性和系統(tǒng)化四個(gè)方面的含義，核心在于流程，本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程。

流程管理在IBM、海爾和波音公司等大型企業(yè)管理中的應(yīng)用取得巨大成功，讓我們感興趣的是流程管理在制造業(yè)和服務(wù)業(yè)之外，在公共管理方面同樣取得了成功。以美國為代表的發(fā)達(dá)國家將流程管理引入政府管理，通過改革現(xiàn)行的行政運(yùn)行程序，有效提高了政府運(yùn)行的效率。而高校大型儀器開放共享的運(yùn)行同樣也是對儀器設(shè)備的公共管理，因此借鑒并運(yùn)用流程管理理念到儀器設(shè)備的管理中同樣能發(fā)揮積極作用：既能夠提高儀器運(yùn)行效率，縮短處理事件周期；又能盡量減少人為因素對實(shí)驗(yàn)質(zhì)量的影響，提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)的質(zhì)量；還能通過對業(yè)務(wù)流程的不斷改進(jìn)來滿足不斷變化和發(fā)展的客觀需求。

2 核磁共振儀運(yùn)行現(xiàn)狀

“綜合訓(xùn)練平臺(tái)”擁有兩臺(tái)Bruker AVANCE III HD-400M和一臺(tái)Agilent Technologies 400 MR核磁共振儀，可進(jìn)行一維，二維和三維譜圖測試。有機(jī)化學(xué)作為國家重點(diǎn)學(xué)科和學(xué)院優(yōu)勢學(xué)科，核磁共振儀是使用頻率最高的分析儀器之一，承擔(dān)著繁重的測試任務(wù)，其運(yùn)行管理及維護(hù)相對其它大型儀器更為復(fù)雜。“綜合訓(xùn)練平臺(tái)”的核磁共振儀自2013年投入運(yùn)行以來，已經(jīng)初步建成了開放共享的核磁共振測試平臺(tái)。

2.1 建設(shè)開放共享平臺(tái)

在四川大學(xué)“校級平臺(tái)示范應(yīng)用系統(tǒng)”[5]建設(shè)背景下，核磁共振測試開放共享平臺(tái)的建設(shè)得到了持續(xù)推進(jìn)：安裝了電子門禁系統(tǒng)，對實(shí)驗(yàn)室人員進(jìn)出情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄監(jiān)控，為全天候開放提供前提；開放網(wǎng)上預(yù)約登記系統(tǒng)，為有序開放提供保障；采用服務(wù)器對測試數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸和備份管理，確保測試數(shù)據(jù)的及時(shí)傳送和安全；配制自動(dòng)連續(xù)進(jìn)樣器提高儀器使用效率；管理員通過權(quán)限設(shè)置簡化自助上機(jī)操作步驟，降低儀器操作事故風(fēng)險(xiǎn)。通過以上措施的建立和實(shí)施，為核磁共振儀開放共享平臺(tái)提供了保障。

2.2 重視制度建設(shè)

核磁共振儀作為高頻率使用的分析測試工具，在學(xué)校或?qū)W院大型儀器管理制度之外，建立和落實(shí)維護(hù)管理和使用記錄是確保儀器長期穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。在核磁共振儀使用記錄方面，落實(shí)每一次測試每一個(gè)樣品的登記，包括測試時(shí)間、測(送)樣人員和導(dǎo)師姓名、樣品相關(guān)信息、使用和結(jié)束時(shí)儀器情況等信息；同時(shí)，對維護(hù)管理中的重要資料，如配套光盤、操作手冊、調(diào)試和維修記錄和培訓(xùn)記錄等建立檔案管理制度，并由核磁共振儀專職教師負(fù)責(zé)保管。

建立持證上崗的制度，定期組織學(xué)生參加核磁共振實(shí)驗(yàn)室舉辦或邀請布魯克公司專業(yè)工程師的上機(jī)培訓(xùn)課程，并進(jìn)行嚴(yán)格的考證制度，只有獲得上機(jī)合格證的人員才具有獨(dú)立進(jìn)行上機(jī)操作的權(quán)利，嚴(yán)格執(zhí)行持證上崗。

核磁共振儀運(yùn)行成本通過建立合理的有償使用制度進(jìn)行補(bǔ)償，本科教學(xué)無償開放，學(xué)院內(nèi)相關(guān)科研按測試費(fèi)20%收取，校內(nèi)非本學(xué)院按30%收取，校外委托測試費(fèi)按100%收取。所收費(fèi)用由學(xué)校財(cái)務(wù)處管理，學(xué)校補(bǔ)償部分作為儀器運(yùn)行經(jīng)費(fèi)。

2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的素質(zhì)對核磁共振儀的功能發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用，核磁共振儀測試、教學(xué)、科研任務(wù)種類較多，因此建立多層次的教學(xué)隊(duì)伍就顯得尤為重要。①提高專職管理教師學(xué)歷水平，一般均具有碩士及以上學(xué)位；②學(xué)院通過改革考核政策鼓勵(lì)包括院士、長江學(xué)者、國家杰出青年基金獲得者在內(nèi)的高水平教師投入本科生實(shí)驗(yàn)教學(xué)，打造高水平研究型實(shí)驗(yàn)教師隊(duì)伍；③邀請校外專家為本科生講授“核磁共振技術(shù)及譜圖解析”課程并進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)；④還培養(yǎng)了一支具有獨(dú)立操作能力的研究生助教隊(duì)伍，極大提高了儀器的使用效率，打破正常教學(xué)日的時(shí)限性。層次化的教學(xué)和實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍，充分發(fā)揮了核磁共振儀在不同層次實(shí)驗(yàn)教學(xué)中的重要作用。

3 核磁共振儀管理流程的實(shí)施

3.1 核磁共振儀流程管理構(gòu)思

核磁共振儀實(shí)驗(yàn)室開放共享的核磁共振測試平臺(tái)已經(jīng)初步建成，而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)核磁共振儀“更高效、更可靠、更開放”的運(yùn)行是實(shí)施流程管理的目的。在核磁共振儀管理流程中需要強(qiáng)調(diào)對已有資源的合理配制和使用，著力對現(xiàn)有工作模式的規(guī)范、優(yōu)化和再造，使該儀器的日常運(yùn)行目標(biāo)明確，過程合理、規(guī)范。因此，“綜合訓(xùn)練平臺(tái)”核磁共振儀實(shí)驗(yàn)室將流程管理理論引入核磁共振儀的管理，以相關(guān)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊的建立為手段，為核磁共振儀的管理帶來包括過程、動(dòng)作、參數(shù)以及結(jié)果在內(nèi)的一系列標(biāo)準(zhǔn)化改變，達(dá)到全流程管理。

3.2 流程體系設(shè)計(jì)

在核磁共振儀開放共享測試平臺(tái)現(xiàn)有資源基礎(chǔ)上，首先對流程進(jìn)行分析和體系設(shè)計(jì)，將流程劃分為四大體系，即實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系、科研服務(wù)體系、社會(huì)服務(wù)體系和維護(hù)管理體系。圍繞這些建立的體系，在每個(gè)體系內(nèi)又可開展不同的業(yè)務(wù)流程：①實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系，包括理論課程現(xiàn)場教學(xué)流程、實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程流程和外聘專家實(shí)驗(yàn)教學(xué)流程。②科研服務(wù)體系，包括上機(jī)操作步驟流程、開放共享流程和上機(jī)培訓(xùn)考核流程。③社會(huì)服務(wù)體系，包括參觀接待流程和委托測試流程。④維護(hù)管理體系，包括工作環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化流程、設(shè)備維修流程、輔助系統(tǒng)運(yùn)行流程和安全培訓(xùn)流程。

3.3 流程的梳理和細(xì)化

流程的梳理就是將核磁共振儀日常的工作范圍和內(nèi)容進(jìn)行歸納為一系列工作過程，然后再將梳理出的每一個(gè)工作過程進(jìn)行具體操作規(guī)范分解，為每個(gè)工作過程分配相匹配的人力資源以及測試設(shè)備、工具、輔助系統(tǒng)等物質(zhì)資源，最終形成相應(yīng)的流程。

在流程制定完成后，更重要的是如何讓流程在核磁共振儀日常的運(yùn)行管理中發(fā)揮作用。因此，提出了將核磁共振儀實(shí)驗(yàn)室相關(guān)業(yè)務(wù)每個(gè)流程進(jìn)行操作分解、細(xì)化，為每個(gè)流程編制相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊，將原本分散、隨機(jī)且相互隔離的核磁共振測試業(yè)務(wù)，通過梳理流程、制定細(xì)化細(xì)則、設(shè)計(jì)工具，形成一套詳細(xì)完備的工作手冊。

根據(jù)核磁共振儀工作任務(wù)的不同，按照實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研服務(wù)、社會(huì)服務(wù)和維護(hù)管理四大類制定和完善相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(見表1)。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊實(shí)例

標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊分為流程、細(xì)則和工具三部分，流程部分以流程圖的形式整體反映出工作手冊每個(gè)工作環(huán)節(jié)和部分重要的控制點(diǎn)；細(xì)則部分以操作規(guī)程的形式提供具體操作步驟，細(xì)分到每個(gè)設(shè)備或者相應(yīng)場合的操作動(dòng)作；工具部分則是本次流程中需要使用的表格、涉及人員或物品清單、需定制加工工具或道具等。

表1 核磁共振儀標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊目錄

(1) 流程。校內(nèi)委托測試流程可描述為實(shí)驗(yàn)教學(xué)或科研活動(dòng)(如本校本科生課外科技活動(dòng)和研究生科研活動(dòng)等)的樣品，委托核磁共振儀實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行樣品測試、數(shù)據(jù)和譜圖處理的過程，其流程設(shè)計(jì)見圖1。

圖1 校內(nèi)委托測試流程圖

將校內(nèi)委托測試的流程以流程圖的形式直觀告知完成該流程一共需要開展八個(gè)環(huán)節(jié)的工作，更好地從宏觀角度進(jìn)行掌控。

(2) 細(xì)則。將業(yè)務(wù)流程圖中的8個(gè)流程環(huán)節(jié)細(xì)分為對應(yīng)的校內(nèi)委托測試實(shí)施細(xì)則(見圖2)，能夠很好地告訴在這個(gè)流程中送樣人員、業(yè)務(wù)人員和測試人員應(yīng)該在什么時(shí)候，做什么，怎么做，有效地將測試流程轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗羞B續(xù)的具體操作動(dòng)作。

(3) 工具。在校內(nèi)委托測試的業(yè)務(wù)流程中設(shè)計(jì)了委托測試、使用物品清單、樣品移交登記表、核磁共振儀使用維護(hù)登記表及輔助系統(tǒng)巡檢表格作為流程運(yùn)行的工具，是細(xì)則實(shí)施過程中的有效補(bǔ)充(見圖3)。

(4) 標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)。標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施流程(見圖4)，以流程告知各個(gè)工作環(huán)節(jié)，再通過實(shí)施細(xì)則和運(yùn)用工具進(jìn)行落實(shí)，最終以標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施實(shí)現(xiàn)對核磁共振儀各業(yè)務(wù)的流程管理。

在實(shí)施的同時(shí)，對不適用或突發(fā)情況根據(jù)現(xiàn)場情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐R時(shí)調(diào)整，事后再次規(guī)范流程設(shè)計(jì)，需要重新設(shè)計(jì)的就進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的設(shè)計(jì)，不需要的就進(jìn)行改進(jìn)，并落實(shí)到后續(xù)工作手冊的完善中去，最終通過對上述過程的不斷重復(fù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)。

圖2 節(jié)選校內(nèi)委托測試實(shí)施細(xì)則

圖3 委托測試登記表

圖4 標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)流程圖

4 結(jié) 語

經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)踐運(yùn)行，核磁共振儀在實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研社會(huì)服務(wù)中充分發(fā)揮其作用，2014年依托核磁共振儀新開設(shè)了針對高年級本科生的“核磁共振技術(shù)及圖譜解析”實(shí)驗(yàn)課程，從理論到實(shí)踐操作全面培養(yǎng)學(xué)生核磁共振儀的運(yùn)用；在完成相關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程前提下，核磁共振儀目前還為校內(nèi)10余個(gè)學(xué)院70多個(gè)課題組提供科研測試服務(wù)，每周利用教學(xué)空余時(shí)間完成數(shù)百個(gè)科研樣品測試。因此，在核磁共振儀的管理過程中，引入流程管理理論，并為核磁共振儀各業(yè)務(wù)流程編制相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊，通過標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊的實(shí)施來應(yīng)對復(fù)雜多樣的核磁共振儀測試業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)核磁共振儀“更高效、更可靠、更開放”運(yùn)行。在標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊實(shí)施過程中，通過規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程實(shí)現(xiàn)流程管理的持續(xù)改進(jìn)。核磁共振儀流程管理實(shí)踐證明，流程管理是適應(yīng)高校大型儀器公共管理需求，將流程管理運(yùn)用到“綜合訓(xùn)練平臺(tái)”更多的大型儀器管理,將大大提升平臺(tái)大型儀器的開放共享和效率，可以預(yù)計(jì)流程管理將會(huì)在高校大型儀器公共管理中發(fā)揮越來越重要的作用。

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Exploration of Process Management in Opening-up and Sharing of NMR

LIJing,LIUYan-hong,FANGChuan-lin

(Experiment Teaching Center of Basic Chemistry, Sichuan University, Chengdu 610064, China)

From the perspective of the process management, total service process of NMR was divided into 4 parts, i.e., experimental course, local research service, social service and maintenance, and 16 detailed work processes. After careful analysis of different processes, standardizing work manual was formulated. Then, the process management based on standardizing work manual was utilized to the NMR equipment, and integrated the dispersed, random and isolated NMR services as a standardizing process. Besides, continuous improvement of the standardizing work manual realized different service processes’ standardization, optimum and reengineering. Thus, the operation efficiency and sharing level of NMR equipment increased eventually, accompanying shorter service cycle. Based on the practices, it demonstrated that nuclear magnetic resonance instrument plays an significant role in many experimental courses, such as “NMR Technology and Spectra Analysis”, and in those research related platform, we should ensure the effective implementation of a variety of business.

instruments and equipment; nuclear magnetic resonance; process management; standardization

2016-04-25

四川大學(xué)實(shí)驗(yàn)技術(shù)立項(xiàng)資助項(xiàng)目(0083304116008)

李 靜(1981-)，女，四川廣安人，碩士，助理研究員，主要從事大型精密儀器運(yùn)行與實(shí)驗(yàn)教學(xué)，研究方向?yàn)榭蒲衅脚_(tái)建設(shè)與大型儀器管理。Tel.：028-85415658；E-mail：jingli@scu.edu.cn

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1006-7167(2017)01-0269-04