柴 赟(1山東省圖書館,山東濟南 250100;2南開大學信息管理系,天津 300100)
工作方法研究
南澳大利亞圖書館理事會制度
柴 赟1,2
(1山東省圖書館,山東濟南 250100;2南開大學信息管理系,天津 300100)
南澳大利亞圖書館理事會起源于1856年,1939年由州議會以法律條文的形式正式宣布成立,是澳大利亞建立的第一個圖書館理事會。根據1982年南澳大利亞的《圖書館法案》,它是建立在州立圖書館層面的決策和監督機構。本文重點介紹了南澳圖書館理事會的創立、設立、組織和主要功能等,以期為我國公共圖書館的法人治理提供借鑒。
公共圖書館 理事會制度 南澳大利亞
南澳公共圖書館包括南澳州立圖書館(State Library of South Australia)和地方公共圖書館(Public Libraries)兩級。南澳州立圖書館坐落在南澳州府阿德萊德市,是南澳最大的公共參考圖書館,擁有三座建筑,館藏100多萬冊。重點收藏南澳地方文獻以及用于查詢和研究的一般性參考資料。它不提供資料外借服務,讀者只可以在館內閱讀。南澳擁有69個地方政府區域(Local Government Areas,LGAS),143個地方公共圖書館[1],地方公共圖書館實行總分館制,經費由州政府和地方政府共同承擔。根據相關統計,南澳年人均借閱圖書資料12.5冊(件),年人均訪問圖書館8次[2],在整個澳大利亞排名第一位。除了傳統的圖書借閱服務以外,南澳地方公共圖書館還提供一系列的其他服務,主要包括電子書和有聲書、電腦免費上網、太平紳士證明服務、復印服務、讀書俱樂部、讀繪本活動、學校假期活動項目、英語語言課程等。可以說,圖書館在當地社區承擔的往往是社區中心的角色。除了這些主要的地方公共圖書館,1975年南澳圖書館理事會與當地政府以及教育和兒童發展部(Department for Education and Child Development)合作,主要在人口不足5000的鄉村地區學校里,相繼建立了40多個學校社區圖書館(School Community Library )。
與中國公共圖書館的管理模式不同,澳大利亞南澳洲的公共圖書館采取以理事會制度為主的法人治理模式。法人治理即管辦分開,董事會(理事會)對公司(圖書館)的發展目標和重大經營活動作出決策,經理人(館長)由董事會(理事會)任命,負責具體的管理經營工作。南澳大利亞圖書館理事會是南澳法定的機構,在現實的操作當中,它是在州館層面建立的一個最高決策和監督機構,主要負責南澳圖書館政策的制定以及州立圖書館和公共圖書館的管理。作為澳大利亞第一個建立的圖書館理事會,南澳大利亞圖書館理事會經過長期的運行實踐已經發展的相當成熟。
2.1 南澳圖書館理事會的創立
1834年南澳州立圖書館的前身“澳大利亞讀寫協會”在倫敦成立,當時并沒有專門的管理機構。1856年依據《南澳大利亞學院法案》(SA Institute Act,1856)[3],讀寫協會等幾個機構經過合并與重組成立了“南澳大利亞學院”,學院集圖書館和博物館于一身,在一個獨立機構“管理委員會(Board of Governors)”(以下簡稱管委會)的管理之下。1859年澳大利亞學院開始面向鄉村學院提供圖書流通服務,地方上的公共圖書館開始興起。1883年《公共圖書館、博物館和美術館法案》(Public Library,Museum,and Art Act,1883-4)[4]通過,該法案將南澳學院解散,分別成立了公共圖書館、博物館和美術館,同時管委會肩負起一個新的職責就是管理“鄉村學院圖書館”(1898年更名為“免費圖書館”[5],實為地方公共圖書館),管委會向教育部長報告負責。1909年《公共圖書館、博物館、美術館和學院法案》(The Public Library,Museum,and Art Gallery and Institutes Act,1909)[6]將管委會管理200多個鄉村學院的職責移交給了“南澳學院協會(Institutes Association)”,該協會掌管該州圖書館事務長達50年之久。1936年,南澳政府組織了一個委員會,對全州的公共圖書館進行調查并建議成立一個全州圖書館的管理機構來負責州立圖書館和公共圖書館。圖書館理事會孕育待發。
1935年蒙恩—皮特報告(Munn-Pitt Report)的出臺是澳大利亞圖書館發展史上的一個重要歷史事件。它是在美國皮茲堡卡納基圖書館館長蒙恩和澳大利亞維多利亞公共圖書館館長皮特主持下,經過對1500所圖書館的調研,于1935年發表的題為《澳大利亞的圖書館:關于圖書館的現狀和改進建議》的調查報告。在蒙恩—皮特報告的影響下,新南威爾士州于1939年通過了圖書館法,這是澳大利亞第一部現代圖書館法。[7]同年南澳大利亞也通過圖書館法《圖書館與學院法案》(Libraries and Institutes Act,1939)[8]。該法案第三部分的過渡條款解散了之前的管委會,宣布成立今天我們所討論的澳大利亞的第一個圖書館理事會——南澳大利亞圖書館理事會(the Libraries Board of South Australia),1940年理事會舉行第一次會議。1982年制定的《圖書館法案》(Libraries Act 1982)[9](以下簡稱《法案》)取代了之前的《圖書館與學院法案》,該法案重點強調了理事會制度的作用以及理事會在南澳州圖書館事業的領導和管理地位。1983年南澳學院協會將管理權移交給了理事會。1990年南澳總理、2006年和2011年南澳文化部長相繼與地方政府自愿組成的法定聯盟——地方政府聯合會(Local Government Association)簽署備忘錄,公共圖書館服務由地方政府負責,但是州政府提供一定的資金支持,同時進一步肯定了南澳圖書館理事會對州立圖書館和地方公共圖書館的管理職能,在全州圖書館事業戰略規劃之下,理事會通過州立圖書館的公共圖書館服務部對地方公共圖書館進行財政補貼和指導協調[10]。
2.2 理事的任免及其構成
澳大利亞屬于英聯邦國家,女王是澳大利亞名義上的國家元首,并任命國家和各州的總督作為其代表,實際的行政事務卻是由國家和各州總理(Premier)主管的政府負責。這種管理體制同樣反映在南澳圖書館理事會制度身上:州政府的文化部(Arts SA)和地方政府聯合會共同提名南澳圖書館理事會成員,提名人選最終由州總督(Governor)象征性任命。理事會通常由不超過8人的成員組成,其中3名成員由地方政府聯合會提名,再經州總督任命產生。這3名成員的選拔條件有5項:1、議會成員;2、公共圖書館的圖書館員;3、議會的社區信息官員;4、 議會工作的其他官員或者雇員;5、在地方政府工作過的人員。[11]另5名成員由文化部長提名,再經由州總督任命產生。5名成員中須含2-3名女性,以體現男女平等。理事長由總督直接任命。理事會另設一名副理事長(副理事長由理事會任命或者理事長任命),在理事長缺席時,副理事長可以代理理事長事務。州總督可以根據以下原因免除理事會成員的職務:1、因為生理或心理原因而無法繼續承擔工作任務;2、有不誠信的行為;3、有瀆職行為。
理事會成員每屆任期3年,可以連任,總任期不能超過9年。擔任理事會職務屬于公益性事務,沒有固定工資,但是理事享有一定的津貼和必要開銷經費,津貼的多少由州總督決定。
現任理事會成員共有8人,3名男性,5名女性。理事會主席是布魯斯先生(James Bruce),他由州總督于2011年任命,擔任主席至今。理事會主席的職位只是布魯斯先生的“兼職”,他自己擁有一個家族產業,主要經營藝術品拍賣,同時他還是一位享有盛譽的太平紳士,正是因為他在管理方面的豐富經驗、在企業運營上的戰略眼光以及良好的社會聲譽,才能夠獲得提名并擔任理事會主席。理事會的其他幾名成員同布魯斯先生一樣,具有豐富的工作經歷以及良好的社會聲譽,他們有涉足計算機行業的,也有政府公職人員等。由于理事會成員構成多樣,他們在制定公共圖書館的長期戰略規劃方面具有非常大的優勢。
2.3 理事會內設委員會以及例行會議
南澳州立圖書館理事會經文化部長同意下設兩個委員會,以保障理事會各項事務的持續、高效運轉。兩個委員會分別是財務委員會(Finance Sub-Committee)和公共圖書館服務常委會(Public Library Services Standing Committee)。從他們的名稱我們不難看出這兩個委員會的主要職能所在:財務委員會主要的職能是管理理事會相關的財產及不動產、分配資金以及對資金的利用狀況進行審查等,公共圖書館服務常委會則是著眼于南澳地方公共圖書館的建立、維持與評估審核。委員會之間通力合作,一起保障南澳圖書館事業的良性發展。
理事會通常于每個月的第三個星期一舉行例行會議,每年至少召開6次,會議地點常設在南澳州立圖書館的一個理事會議室內。出席會議的法定理事人數不少于5人,少于5人的會議不能擅自處理理事會事務,會議由法定人數所達成的協議不能被缺席人員提出異議。與會人員除了理事會的理事以外,州立圖書館的三名館長、財務主管通常也會出席,如果涉及到圖書館的其他相關人員,這些人員也參與會議。會議討論由一名固定理事主持,該主持必須主持參與的會議,如果主持缺席,則由副主持主持,若兩名主持都缺席時,理事選舉臨時主持人。會議表決采取舉手表決,多數同意為表決通過,如果票數相等,則主持可以再投一票。會議的內容主要包括下面幾個方面[12]:1、解決前期會議的問題;2、討論新的項目;3、員工安全與健康工作環境保障;4、財務報告,主要包括州立圖書館財務業績報告、信托基金季度投資報告、理事會的投資策略、州立圖書館遺產基金報告、公共圖書館服務部遺產基金報告、修訂審議預算等;5、州立圖書館運營;6、公共圖書館服務;7、理事會理事長報告;8、州立圖書館館長報告等。
根據《法案》[13],圖書館理事會主要具有以下職能:1、制定公共圖書館的政策和準則;2、建立、維持和擴大圖書館的館藏,尤其是南澳的地方文獻;3、管理州立圖書館;4、建立和支持公共圖書館以及公共圖書館服務,以滿足公共利益;5、通過議會以及相關機構,促進、鼓勵和協助建立公共圖書館以及公共圖書館服務的運行和擴展;6、在公共圖書館以及公共圖書館服務上與政府的相關部門、機構以及與其他的官方團體、機構合作;7、就公共圖書館以及公共圖書館服務的資金分配問題,向部長提供建議;8、發起并監督有關公共圖書館和公共圖書館服務的研究和實驗項目;9、在持續的監督和評估之下,保持州內圖書館的服務;10、負責執行本法、其他相關法律以及部長分配的任務。下面重點列舉了幾項職能,這些職能對南澳圖書館的發展發揮了極大作用。
3.1 制定州立圖書館戰略規劃
2013年,理事會經過前期研究,并在向員工、讀者、主要合作伙伴以及相關負責人進行廣泛咨詢的基礎上,制定了州立圖書館的《2014-2017年圖書館規劃》[14]。《規劃》的內容主要包括愿景、使命、社會環境評估、優先發展事項及發展舉措。州立圖書館的愿景是“到2020年成為活力之城的社區中心”,使命為“確保現在及未來的各代市民可以從其搜集保存的南澳以及全球文獻中享受、體驗并學習到他們所需要的知識”。優先發展的事項包括:1、增加各類現代數字書籍的藏量,將更多歷史遺產性內容數字化,并使讀者可以在線查閱;2、搜集更多有關南澳的內容,使得南澳的居民可以通過這些史料對南澳有更多的了解;3、讓兒童及其家庭作為下一代客戶參與進來,讓他們可以了解更多關于南澳的歷史和世界;4、重修圖書館大樓,將其作為文化活動的地點之一,特別是重修斯賓塞樓和莫特洛克樓的一樓,將這些空間作為研究知識,進行互動的現代化活動場所;5、重新定位并加強家族史(Family History)服務;6、建立數字藏品和實體藏品的長期保護和保存方法。戰略規劃對州立圖書館的運營方式提出了新的要求,旨在迎接不斷革新的技術挑戰和滿足南澳居民新的要求。
3.2 制定州立圖書館藏政策
2006年,南澳理事會制定的最新《南澳州立圖書館藏發展政策》(Collection Development Policy)中,繼續將旨在搜集南澳地方文獻的South Australiana項目作為館藏重點,從而滿足《法案》中要求建立、維持和擴大圖書館藏,尤其是南澳大利亞地方文獻的要求。該項目包括出版類South Australiana館藏和非出版類South Australiana館藏,前者的主要收藏渠道是根據《法案》第35章中規定的法定繳存(Legal Deposit),規定指出,“南澳出版商有義務將出版物(包括視聽出版物)副本繳存到南澳理事會保存,除此之外,南澳專著、連續出版物和暫時性印刷資料、網絡出版物等出版資料都在收藏范圍之內”[15]。而非出版類South Australiana館藏,主要是指一些檔案資料、圖畫、口述歷史資料等未經出版但是又是與南澳有著緊密關系的資料。South Australiana館藏項目對于保存和研究本土歷史具有非常重要的作用和意義。
3.3 與議會和相關機構合作支持地方公共圖書館服務
為了提高地方公共圖書館的服務水平,降低地方圖書館在管理系統上的開銷,使南澳居民更好地享受到公共圖書館網絡的便利,2009年理事會投資支持了一個實驗項目,旨在整合全州各自為政的地方公共圖書館管理系統。項目取得了良好的成效,得到了地方政府聯合會以及地方政府的共同認可,并同意與理事會開展合作。理事會的公共圖書館服務部主要負責了整個南澳洲公共圖書館系統整合項目的部署。2012年服務部通過與68個地方政府的談判成功地將130多個不同圖書館的服務整合為統一的全州的一卡通(One Card)服務,即通借通還服務。一卡通項目在全州使用統一的SirsiDynix圖書館管理系統、統一的資源數據庫和讀者信息數據庫,實現了地方公共圖書館實體圖書、DVD以及網上數據庫、電子書等的共享,讀者可以用一張卡實現南澳任一圖書館的借還服務,即使在條件較差的圖書館也能享受到一流的圖書館資源。據服務部負責人介紹,服務部計劃對該項目進行進一步優化,比如地方公共圖書館將不再區分圖書的歸屬權問題,當某類圖書流通之后,不再向以前一樣被送回到物流中心進行配還處理,而是滯留當前圖書館直到下次流通,從而減輕物流負擔,他們稱這種模式叫“Floating(流動的)”。同時他們還計劃根據政府的人口、行業統計,投放不同主題的圖書在不同的地區,從而達到對館藏資源的充分利用。
3.4 管理圖書館經費
經費管理權是理事會的一項重要權力。理事會制定年度圖書館預算,提交給文化部長,通過審核后政府下撥經費,圖書館理事會負責分配管理州立圖書館的經費以及公共圖書館的補貼支持經費,理事會還可以隨時向部長提交或修改預算。根據南澳州政府財務部門的預算報告,2016-2017年州立圖書館的預算經費是1771.4萬澳元,給地方公共圖書館的支持預算經費是2055.3萬澳元[16]。除了政府下撥的經費之外,理事會還掌管社會捐贈給州立圖書館的動產和不動產,并對它們進行投資處置,具有信托基金會的職能,從而確保掌握的資金能夠抵消貨幣貶值而不致于資金減少。
3.5 在持續的監督和評估之下,保持州內圖書館的服務
理事會每年都會對公共圖書館進行2次參觀訪問,一次是為期2天的鄉村公共圖書館之行,另一次是對人口較多的城市公共圖書館的訪問。目的是為了進一步了解評估圖書館工作,同圖書館建立良好的關系。受訪的公共圖書館提前將圖書館的工作做好統計,接受理事會的評估。評估的關鍵績效指標(KPI)以澳大利亞圖書和情報協會(ALIA)制定的基準線指標為參考,主要包括:1、讀者經費支出(文獻經費除外),協會基準線為人均36澳元/年;2、注冊讀者量,協會基準線是服務范圍人口的45%;3、人均訪問次數,協會基準線為人均5.2次/年;4、全職員工(FTE)能夠服務人口數量,協會基準線為3000人/年;5、專業圖書館員能夠服務人口數量,協會基準線為10000人/年;6、讀者文獻花費,協會基準線為人均5.34澳元/年;7、文獻館藏量,協會基準線為1.8件(冊)/人;8、文獻外借數量,協會基準線為8.4件(冊)/人;9、年文獻外借次數,協會基準線為4.21次/件(冊)10、年網絡計算機終端服務人口數量,協會基準線為3000人;11、年讀者參與活動人數,協會基準線為服務范圍人口的25%。大多數的城市公共圖書館都超過了基準線的要求,但是如何吸引理事會增加支持資金,需要地方圖書館既能超越關鍵績效指標又能創新服務模式。
當然有權力也會有制約,理事會要接受政府的監督與考核,每年需將年度報告提交給南澳文化部長和地方政府聯合會的主席,匯報這一年的工作狀況、財務狀況以及是否達到業務考核標準。文化部長也對理事會事務擁有一定的指導和約束權力。包括年度報告在內的理事會會議記錄都會以文本的形式放到州立圖書館的網站上,接受大眾的監督,做到工作的透明化。
從南澳理事會行使的權力性質和功能來看,它是屬于一種決策型的理事會。除此之外,還有一種咨詢性質的理事會,它與決策型理事會的主要區別在于其職責是為館長和圖書館治理當局提出改進工作的建議,館長和治理當局一般較注意聽取其意見,[17]但是兩者并無優劣之分。截止到現在,上海市圖書館、江蘇省南京圖書館、浙江省溫州市圖書館、廣東省深圳市福田區圖書館、天津市圖書館理事會等相繼成立,他們為全國法人治理模式進行了積極的探索。從這些理事會的職能定位來看,基本都是屬于咨詢型的理事會。但是國務院《關于建立和完善事業單位法人治理結構的意見》中“堅持政事分開和管辦分離,落實事業單位自主權”的內容,期望建立的應當是一種具有決策權的理事會制度。如何進一步落實和改進法人治理的改革,我們還需要不斷吸收和借鑒國外先進經驗并勇于創新。
4.1 加強法律制度的保障
我們從南澳理事會的歷史沿革來看,其圖書館管理部門的建立往往是法律先行,注重法律的保障,比如南澳的《1982圖書館法案》,重點強調了理事會制度的作用以及理事會在南澳州圖書館事業的領導和管理地位。雖然我國第一部圖書館專門法《中華人民共和國公共圖書館法(征求意見稿)》,已經到了征求意見的階段,但是里面關于法人治理的內容僅僅是第十九條的“國家推動公共圖書館建立法人治理結構,吸納有關方面代表、專業人士和公眾參與管理。”其對法人治理的法律地位并沒有作出具體的解釋和說明。這既需要圖書館界積極推進落實法人治理改革,為立法提供可靠經驗,也需要立法者全面和前瞻性地考慮我國國情和圖書館發展前景,盡快推進相關法律的制定和落實,切實保障法人治理的地位和圖書館在新形勢下的改革。
4.2 保障理事會決策實權
南澳圖書館法案中規定的理事會權力都是擲地有聲的決策實權,既擁有制定政策、規劃,又擁有人事任免、經費管理的權力,甚至擁有投資的職能,但是我國的理事會基本都是以提出意見和建議為主。以上海市圖書館理事會于2014年10月28日審議通過的《上海圖書館理事會章程》來看,將理事會行使的10項職權中的絕大多數職權都以意見和建議結尾,只有一條指出:對圖書館國有資產的管理進行監督,其中并沒有業務、人事和經費的決策實權。當然這與我國的行政、人事和財政制度是分不開的,改革的難度也相對較大。但是,群體代替個體制定圖書館的戰略規劃已成為大勢所趨 。相對于館長等領導層的個體或者單一成份的戰略工作團隊制定戰略決策而言 ,多成份的制定主體對環境的把握會更加系統和客觀[18],而南澳理事會的成員組成包括各個行業的優秀代表,并且在制定規劃以前,向員工、讀者、主要合作伙伴以及相關負責人進行廣泛的咨詢,相比較于單一的館長決策來說,其制定規劃更具有全面性和科學性。因此相比較于其他的實權,落實理事會制定戰略規劃的權力具有非常大的現實必要性和可操作性。
4.3 建立公益與獨立的理事會
南澳理事人員沒有固定工資,成為理事一方面是出于對公益事業的熱情和責任感,另一方面也是社會和行業對他們名譽和專業的認可。再者,雖然理事成員大部分由文化部長提名,但是公益性決定了其并無絕對的上級主管部門,所以其具有相對的獨立性,能夠不偏不倚的行使職權。隨著我國經濟和社會的發展,越來越多的人熱衷于公益事業實現人生價值。因此大力提倡社會的奉獻精神,讓社會上既具有成功管理經驗和專業素養又擁有堅定的社會主義價值觀的人才投入到圖書館事業中來,還需要我國政府制定詳細的方案以及社會進行積極的宣傳和引導。
南澳圖書館理事會自成立以來,在法律的有效保障和指導之下,積極履行自己的職責,有效應對社會變革所帶來的挑戰,努力將南澳的圖書館事業做強做大。經過70多年的運行實踐,擁有了豐富的經驗并取得了豐碩的成果,南澳州立圖書館以及地方公共圖書館展現出蓬勃的生機和活力,南澳的居民和全球的讀者都能夠享受到南澳圖書館特色、便捷和優質的服務。而走在圖書館法人治理模式改革路上的我國圖書館也正在積極地借鑒、實踐和總結國內外法人治理的模式和經驗,旨在走出適合我國國情的行之有效的法人治理道路,從而在“十三五”中取得管理、服務等方方面面的長足進步。
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The System of the Libraries Board of South Australia
Chai Yun
The Libraries Board of South Australia traces back to the year of 1856. Under the LIBRARIES ACT 1982, the Libraries Board is a statutory authority responsible for making library policies and administrating the State Library of South Australia and the public library network. The article mainly introduces the history, composition, organization and functions of the Libraries Board which could provide reference to the implementation of corporate governance for Chinese public libraries.
Public Libraries; System of Libraries Board; South Australia
G259.611
A
柴赟(1988-),男,本科,山東省圖書館助理館員,南開大學圖書情報專業在讀碩士。