基于SAP ERP 系統的物料主數據管理平臺建設

【摘要】SAP ERP系統的物料主數據管理功能對于物料創建維護的業務管理流程沒有很好的支撐，也無法對數據規范有很好的約束；同時在SAP系統中物料主數據分為多個視圖管理，雖在數據管理的角度來看，體現了專業分類管理的要求，但對于使用人員來說，查詢數據極為不便。為了填補系統功能的空白，建立一個功能完善、流程優化的物料主數據管理平臺就顯得尤為重要。

【關鍵詞】SAP ERP；物料主數據；物料主數據管理平臺；

【abstract】The function of SAP ERP material master data management does not have a very good support on management process of creation and maintenance material. Also it cannot have very good constraints on data specification. The material master data in SAP system is divided into multiple views. In the perspective of data management， it shows the professional classification management requirement. But for the using staff， data query is very inconvenient. Therefore， in order to fill the blank of system function， it is very significant to establish a material master data management platform with perfect function and optimized process.

【key words】SAP ERP； material master data；material master data management system；

1、物料主數據管理平臺建設的背景及目的

SAP ERP系統物料主數據是ERP系統供應鏈模塊使用的基礎數據之一，其貫穿了采購申請、采購訂單、庫存、領域的全業務流程，物料主數據質量的高低，直接決定了ERP系統應用的效果和用戶體驗。但SAP ERP系統標準功能在物料主數據管理方面，并沒有提供業務流程支持，為了滿足創建和維護申請的需求，不得不使用PM模塊ND通知單，申請數據通過掛接EXCEL附件的方式提交。但由于ND通知單本身只具備任務流轉的功能，無法實現數據規范約束和在線業務澄清的功能，也無法進行業務統計和追蹤，導致數據是審核效率低下，數據管理工作難以進一步提升。

主數據管理的關鍵就是“管理”。它提供了一種方法，制定了主數據的模型、管理流程、組織、制度、編碼規范等內容，使企業能夠有效地管理跨多個部門或跨多個系統的數據。主數據管理系統提供了一種工具，使用先進的數據交換技術，利用主數據管理方法制定的相關內容（包括流程、編碼規范等），能夠使用現有的系統從這些系統中獲取新信息，或者將最新的信息發送給各個系統，實現自動、準確、及時地分發和分析整個企業中的主數據，并對主數據進行驗證。為了解決SAP ERP系統主數據管理的缺陷，滿足主數據管理的要求，故采購管理處提出了建設基于SAP系統的物料主數據管理平臺（以下簡稱“平臺”）。

2、平臺建設的需求分析

平臺建設的目的是為了克服ERP系統本身物料主數據管理的缺陷，故在收集需求時一定針對系統使用過程中的痛點，解決數據管理過程中的實際問題：

1）實現完整的管理流程；

2）實現數據填報時的數據規范性檢查；

3）實現在線的澄清和意見填報；

4）實現業務統計，提供管理指標；

5）簡化物料主數據查詢方式，優化數據顯示界面；

6）引入供應鏈流程中的業務數據，實現大數據分析的功能。

3、平臺的設計與實現

3.1平臺建設計劃

考慮平臺建設緊迫性，在規劃系統建設時，將平臺建設分為多個階段推進：

1）第一階段：實現物料主數據管理的基本要求，即流程管理、數據規范管理、物料主數據信息查詢、工作量統計等功能，并打通物料主數據、危險品主數據、人員主數據及制造商主數據等主數據與SAP系統的接口；

2）第二階段：打通SAP系統與平臺的供應鏈業務數據接口，在平臺側實現物料主數據相關業務數據（如庫存信息、采購信息等）的查詢；

3）第三階段：實現平臺數據整合和大數據應用分析功能。

3.2流程設計

平臺流程設計時，以簡化審批，提高申請審核效率為總體原則，將物料主數據管理分為兩段：申請階段及審核階段。

1.申請階段分為兩個流程：

1）新建流程：

本流程在設計時有兩個特點：

a）申報處室內部只設一級審核。在申請編碼時，在填報物料主數據申請時申請人對于填報的信息最為了解并且對填報的內容負責，故審核人只對部分信息進行必要的校核，只設一級審核是能夠極大的簡化審批流程，提高申請效率。

b）所有的申報數據都需要經過工器具、化學品及固定資產管理部門審核。在經過一年多的ERP系統使用后，在物料主數據管理上一個突出的矛盾為固定資產等屬性在數據發生業務后無法修的現狀改與業務部門在業務末端發現數據錯誤需要提出的修改需求。為了從源頭上避免此類情況的發生，對于這部分數據歸口的責任部門，要求在數據創建的前端就進行審核，把問題遏制在數據生成的時點上。

2）修改流程

本流程與新建流程的主要區別在于歸口部門審查方面，在數據修改時如果不涉及到歸口部門負責的字段修改，則申請不流轉至相應歸口部門。流程設計上的變通處理可以加速審批的過程，提高效率。

2.審核階段

在審核過程中，主數據工程師可以根據需要選擇需要澄清的對象，所有的澄清過程和意見均會被記錄在數據的意見記錄中，為物料主數據使用人員查看數據創建修改全過程記錄，實現了物料主數據的全生命周期管理。

3.3功能設計

平臺在設計時充分的考慮到管理及使用人員的需要，在數據規范、數據查詢、業務統計追蹤及接口設計等幾個方面進行了詳細的需求分析及功能設計，已達到預期的使用目標。

1.數據規范

使用ERP系統管理物料主數據時，ERP系統只檢查系統生成編碼的必須字段，對其他字段都沒有強制約束，而且填報的數據通過EXCEL填寫，無法檢查填寫的內容是否符合系統對字符和字數的要求。所以，在設計平臺時，針對這些缺陷進行針對性的考慮，主要體現在以下幾個方面：

1）必填項檢查

結合物料主數據多年的管理經驗與ERP系統的要求，在平臺設計時與相關業務人員進行充分的討論，在全部114個字段中確定了34個系統的必填字段。通過強制控制，如果必填項沒有填報則整條數據無法申報。

2）字段字符及字數控制

根據ERP系統字段要求，對平臺上對應的字段均做出相應限制，如不符合要求，則整條數據無法申報。但在ERP系統中有部分字段在系統中規定了字數限制，在實際使用時又無法滿足現場需要，對于這些字段，在平臺中都做了折中處理，即在平臺上開放字數限制，但在接口中加入控制條件，將滿足ERP系統字數限制的信息傳送到ERP，完整信息保存在平臺的數據庫中。這樣設計的好處是既能滿足ERP的要求，又能滿足現場實際業務需要。

3）通過字段關聯關系，聯動帶出默認值

ERP系統是人財物一體化系統，物料主數據為了滿足各個模塊的需求，預設了許多關聯字段，但在實際使用過程中這些字段往往有相似的內容，申報人為了創建數據，不得不將同一信息反復填寫，給填報人增加了大量的額外工作。在平臺設計時，為了方便申報人填寫，改善用戶體驗，做了大量的關聯規則，相關聯字段只需要填寫一個，就可以帶出其他字段的值（如備件類型與評估類及項目庫存評估分類等）

2.物料主數據查詢

ERP系統物料主數據查詢功能自上線以來一直被使用人員所詬病，無論是在查詢條件還是查詢效率方面都不能滿足實際使用需要，尤其是面對數萬量級數據量查詢時，往往由于查詢時間過長而導致服務器失去響應。為了解決數據查詢的問題，在平臺功能設計時充分借鑒了其他成熟數據管理平臺的經驗，同時邀請物料主數據使用人員進行詳細研討，從前臺查詢功能和后臺數據庫優化兩個方面著手，建立性能可靠、功能優化的查詢功能。

1）前臺功能設計

前臺功能設計時考慮用戶對數據的熟悉程度，將用戶群體分類了熟練人員和一般人員兩類。面向兩類不同人員，設計了兩種不同的查詢方式：針對熟練人員，平臺提供了按字段、物料主數據分類查詢的高級查詢功能，使用人員可以根據自己需要的字段進行多條件并列進行組合查詢；針對一般人員，平臺提供了全文檢索查詢功能，平臺將一條數據的全部信息進行組合，通過查詢多個關鍵字組合，將全文符合條件的數據查詢出來，此種查詢方式并不要求使用人員明確知道自己查詢的信息屬于哪個字段，只需要知道極少量的關鍵字即可得到查詢結果。

2）后臺數據庫優化

a）經常用作查詢條件、關聯條件的列建立列索引。使之在查詢的時候只是匹配當前索引列，避免全表匹配，這樣極大的提高了查詢效率。

b）針對列中的模糊查詢使用 【instr（列名，'參數'）>0】 取代 【列名 like '%參數%'】；數據范圍查詢使用 【or】 取代 【in】查詢。

c）依據數據庫特性及業務需求，系統針對物料主數據所有信息創建全文檢索；系統在使用全文查詢時，首先根據關鍵字檢索出符合條件的物料編碼及工廠代碼，再通過物料編碼關聯物料詳細信息，以降低檢索范圍，從而提高查詢速度；同時物料數據修改時，通過觸發器修改物料數據集并同步更新索引，保證數據查詢的時效性和準確性。

3.業務數據統計及追蹤

數據統計方面，物料主數據工程師日常一項重要的工作是編寫工作周月報，而在ERP系統中由于所有的申請工作均通過ND通知單掛接EXCEL附件的方式進行，系統無法統計詳細的工作量，所有的統計數據只能有人工在線下完成，占用了大量的工作時間。在平臺設計時，邀請物料主數據工程師參與討論，設計數據統計邏輯和統計條件，最終達到自動生成工作周月報的目的。

業務追蹤方面，在ERP中由于ND通知單功能限制，無法追蹤申請的狀態，申報人為了獲取信息，只能通過電話郵件詢問的方式，往往信息滯后。在平臺設計時，為了滿足信息追蹤的要求，面向用戶及物料主數據管理人員，開發了不同的界面。

1）面向用戶的追蹤：通過開發個人工作桌面的方式，將工作分為待辦、辦理中及已辦結三類，當處理過的申請處于不同的狀態時，可以在對應的工作清單中查看到，并且在任務行上列明當前處理狀態和處理人。

2）面向物料主數據管理人員的追蹤：開發專門的監控界面，設計多個查詢條件，可以通過多個維度查詢平臺中所有申請的狀態和處理人。

4.接口設計

ERP系統是公司人財物經營的基礎系統，平臺是ERP系統的延伸，所以平臺上完成的申請必須將結果傳送到ERP系統中。接口設計的優劣，將直接影響數據傳送的效率和ERP系統數據的準確性。經過與IT部門的交流，平臺接口方面采用基于企業總線（ESB）及PI接口的標準的方式開發。為了滿足雙方系統的要求，開發了人員主數據、制造商主數據、危化品主數據及物料主數據4個接口。其中人員主數據、制造商主數據、危化品主數據3個接口為ERP向平臺側傳送接口，物料主數據為平臺向ERP側傳送的接口。接口設計中除了標準的字段開發外，重點考慮了兩個問題：1）特殊字符的處理方式2）接口監控機制。

1）特殊字符處理方式

接口在調用過程中，由于受限HTTP數據傳輸格式，特殊字符如'<'，'>'，''，'''，'\"'等在傳輸過程中會擾亂傳輸目標，導致ESB接口程序無法正確調用相應的接口程序。針對這種問題，在不改變傳輸內容的前提下，接口兩側對傳輸數據格式都做了加工，用生僻漢字取代特殊字符。接口調用方（平臺側）將 '<'，'>'，''，'''，'\"'符號轉換為 '婩'，'屵'，'厈'，'韽'，'鞌'；接口提供方（SAP側） 則將'婩'，'屵'，'厈'，'韽'，'鞌'解析為'<'，'>'，''，'''，'\"'，然后同步到物料主數據平臺中。另外兩側在開發的過程中都采用特殊符號可配置的方式，以便處理后期出現的未知特殊字符。從而滿足業務系統數據的傳輸要求，達到物料主數據正確無誤同步到SAP的目的。

2）接口監控機制

考慮到平臺上線后接口日均處理的數據量約為2000條左右，數據處理集中時峰值可以達到上萬條，數據傳送面臨著極大的壓力，所以開發一個接口監控的機制就顯得尤為重要。在監控機制方面，平臺可以按照同步時間、同步結果、業務流水號、操作類型及同步用戶等幾個方面篩選同步結果，同時平臺還會記錄雙方接口的報文，用于分析失敗原因。

結束語：

目前平臺已經完成第一階段的建設并上線運行，通過一段時間的檢驗，也發現了許多在設計階段未曾考慮到的問題，在平臺運行的過程中要不斷的收集問題和優化建議，在日常運維的過程中分步驟的對平臺進行完善和優化，同時，也應當盡快啟動平臺建設的第二階段工作，將ERP供應鏈業務數據引入平臺，充實數據基礎，為平臺的深化應用打下堅實的基礎。（本文作者單位：中核核電運行管理有限公司 浙江 嘉興314300）