重新審視科技成果電子檔案資源管理

文 張芝慧

重新審視科技成果電子檔案資源管理

文 張芝慧

隨著現代信息技術的飛速發展，在科學技術研究中形成了大量科技成果電子檔案，這些電子檔案，是科技檔案信息資源的重要組成部分，是推動科技進步和科技創新的重要戰略資源。加強科技成果電子檔案的科學管理和有效利用，最大限度地挖掘其潛在價值，實現科技成果檔案信息資源的社會化共享，對加快科技成果的推廣應用，促進科技成果向生產力轉化，具有十分重要的現實意義。

當前，面對科技成果電子檔案管理存在的問題，需要我們用大資源觀來重新審視，不僅要關注科技成果電子檔案數據本身，還要關注管理系統、用戶信息、使用需求；不僅要關注科技成果電子檔案歸檔，更要加強收集利用模式的研究、數據資源共享平臺的搭建、工作策略的制訂和保障體系的建立。

科技成果電子檔案集中保管迫在眉睫

上海市科技成果檔案資料館是永久保存上海科技成果檔案的基地,積累了大量特色鮮明、整理有序、科技含量較高的檔案資源。然而這些檔案仍局限于紙質載體，不便于檢索利用、傳播共享和編研開發，且占據大量的庫房空間，管理成本居高不下。目前,大量的科技成果電子檔案仍留存于信息中心，雖然信息中心在一段時間內對科技成果電子檔案的管理起到了不容忽視的作用，但科技成果檔案館作為永久保管科技成果檔案的專門機構，無疑具有更多優勢。從各方面來看，科技成果電子檔案管理面臨不少問題。

（一）科技成果電子檔案面臨流失的風險

電子檔案誕生于高科技平臺，生存、傳輸、存儲于虛擬的網絡環境，具有許多傳統紙質載體檔案所不具備的表現形態和技術特性，所以比傳統紙質載體的科技成果檔案更加活躍，也更易于損毀、流失。科技項目在研究和推廣應用全過程中產生的大量有價值的電子檔案，如果沒有及時收集、整理、登記和歸檔，致使某些應該集中保管的科技成果電子檔案材料仍然散存于科研管理部門和科研團隊中，或者一些單位由于缺乏專業科技檔案工作人員和系統科技檔案知識，所整理或歸檔的科技成果電子檔案材料殘缺不全或混雜，不符合科技成果電子檔案的基本要求，甚至對一些國家重點科研項目沒有留存必要的電子檔案，都會對科技檔案開發利用造成實際的困難，影響科技檔案價值的發揮，給科研工作和經濟建設造成重大損失。

（二）科技成果電子檔案面臨泄密的風險

大量產生的以計算機軟盤、磁盤、光盤等磁性材料為載體的科技成果電子檔案不同于以紙質為載體的檔案，它不受時間、地點和人員身份的限制，其共享由其運作環境的網絡化決定，這是一種進步和發展，但是也給科技成果電子檔案帶來不安全因素和泄密風險。在網絡環境下涉密科技成果電子檔案管理的安全保密工作所面臨的一系列問題，是一個沒有終點的動態過程。電子檔案信息資源的安全保護措施在系統初建階段一般能夠保證安全，但隨著軟硬件設施的升級調整、網絡環境的變化、數據量的增大、安全保密要求調整等情況的出現，使現階段科技成果電子檔案的安全保密問題已日益嚴峻。

（三）科技成果電子檔案面臨實效的風險

科技成果電子檔案價值的“實效”是指科技成果電子檔案因信息載體、生存環境不穩定性而造成無法使用的現象。科技成果電子檔案只有實行集中統一管理，才能夠創造實現其完整、準確、系統和安全的條件，最終達到有效利用的目的。隨著現代科學技術迅猛發展，新發明、新理論層出不窮，知識更新異常迅速，知識半衰期不斷縮短，科技成果檔案的封閉期也在縮短。科技成果電子檔案保密的目的之一也是為了利用，是有時間地點范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。

（四）科技成果電子檔案面臨檔案信息化提速的壓力

隨著檔案信息化事業的迅猛發展，電子文件中心和數字檔案館建設被提到重要議事日程。2000年《全國檔案事業發展“十五”計劃》提出“加快現有檔案數字化進程”，“開展檔案工作應用數字化和網絡化的試點”以來，2006年《全國檔案事業發展“十一五”規劃》將“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”作為總體目標的一部分，“進一步推進電子文件中心和數字檔案館建設”。2011年《全國檔案事業發展“十二五”規劃》再次把“加快數字檔案館及電子文件(檔案)備份中心建沒，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理”作為主要目標之一，要求“各級國家檔案館加快數字檔案館建設步伐，有條件的要完成數字檔案館建設，并提供網絡信息服務”。2013年10月，全國數字檔案館（室）建設推進會，對加快數字檔案館（室）建設作出了部署。2014年上海市檔案局發布《關于進一步推進本市數字檔案館（室）建設的意見》，提出高度重視數字檔案館（室）建設，完善數字檔案館（室）建設機制，推動傳統檔案數字化工作等要求。

在實踐方面，我國首家電子文件中心于2004年12月在江蘇省常州市建成。目前，上海市、安徽省、天津市、江蘇省、安徽省、山東省、廣東省、四川省、陜西省等全國十多個省市都已經建立了電子文件中心。2016年,中國（上海）自由貿易試驗區電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理也在積極探索中。

（五）科技成果電子檔案面臨智慧城市和科創中心建設的要求

電子文件、電子檔案資源建設是電子文件中心、數字檔案館（室）建設的基礎，電子文件中心和數字檔案館的快速發展，要求切實加強電子文件歸檔管理和電子檔案移交接收工作，有效推進傳統載體檔案數字化工作，才能從源頭上保障電子文件中心和數字檔案館建設的成效。這也是智慧城市和科創中心建設的迫切要求。

隨著上海市智慧城市和科創中心建設的不斷推進，一方面需要利用到大量科研成果。科技成果電子檔案的集中保管和利用，能夠為城市發展提供有力的知識和技術支持。另一方面在建設過程中隨著一系列措施的實行，也會產生大量科技成果檔案，尤其是科技成果電子檔案，這也對科技成果檔案館的管理水平提出了更高的要求。

用大資源觀重新審視科技成果電子檔案管理

大資源觀在內容、載體等方面突破傳統檔案資源實體的收管用，著眼于電子檔案信息資源的管控，并對檔案資源管理的生存環境進行整體優化，是檔案管理創新的新觀念，也是引領信息時代檔案管理與時俱進的新思維。基于思維和觀念的創新，科技成果電子檔案的管理必須采取以下新舉措。

（一）破解問題，確立科技成果電子檔案收集進館的務實方案

科技成果電子檔案的收集進館是開展科技成果電子檔案管理工作的第一步，是科技成果電子檔案的整理、鑒定、保管和利用等工作的基礎，做好收集進館工作至關重要。

科技成果電子檔案的移交進館，需要強調前端控制和質量管理。要做到“4個明確”，即明確歸檔前電子檔案的命名規則；明確其存儲格式、存貯載體、著錄登記要求；明確其進館時間、進館范圍和進館方式；明確紙質和電子檔案一體化進館管控模式，并對原有館藏紙質檔案的數字化工作提出了操作流程和操作方案。

具體而言，我們在電子文件生成過程中，在保存稿本時，就要對每個文檔進行規范命名；電子文件的文件格式需根據不同的檔案形式進行轉化，從而確保電子檔案的真實性、完整性和長期有效性；電子文件的載體則以光盤保存為宜。電子檔案收集進館的范圍和時間可根據各單位相關要求進行收集。在電子檔案的移交過程中，以“雙套制”歸檔為主，在條件成熟的情況下推行“單套制”。對于分散在其他單位以往積累的存量電子檔案的收集進館，可采取在線傳輸和脫機遞交兩種方式。對于目前不斷生成的新增電子檔案的收集進館，可采取在線收集或離線收集的方式。由于存量電子檔案在過去沒有及時完成進館集中保管的工作，一些前端信息已經丟失，因此對這些檔案的進館歸檔要求可以根據實際情況適當降低標準，而增量電子檔案則應該嚴格按照進館要求進行。對館藏紙質檔案進行數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

（二）需求導向，研發科技成果電子檔案管理系統

建設先進的檔案信息化平臺是順利實施科技成果電子檔案歸檔和進館工作全程管理的關鍵所在，也是科技成果檔案館適應國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的戰略舉措。研發科技成果電子檔案管理系統需要全面反映科技成果電子檔案納入智慧城市建設的前瞻要求和云計算、大數據等新技術發展的必然趨勢，既要從實際工作角度出發，又要充分考慮工作發展的未來需要。要按照統籌規劃、循序漸進、項目帶動、重點突破、需求導向、保證安全、合理適用、穩步實施的原則，在《數字檔案館建設指南》的指導下，對擬建的科技成果電子檔案管理系統的需求綜合分析的基礎上，詳細描述擬建系統的功能需求、信息需求和性能需求，編制科技成果電子檔案管理系統的需求說明，對于高起點建設的電子檔案管理系統，對確保系統的先進性、實用性，將起到重要的決策參考作用。

以上海市科技成果檔案資料館為例，為了解決上海科技成果電子檔案面臨的問題，同時參照其他省市科技檔案館及企業單位的成功案例，提出以下三種科技成果電子檔案的收集及利用模式。

1.系統對接模式

該方案是由上海市科技成果檔案資料館建設一個科技成果電子檔案管理系統，對接OA、科研計劃項目管理、科技獎勵管理、科技成果轉化等管理系統，進行數據交互，接收檔案的條目數據。同時，將該系統分發至歸檔范圍內的市科委相關處室及項目管理中心，并根據制定的電子檔案接收目錄以及編目規則，接收其檔案實體以及電子檔案。雙數據來源互相驗證，保證電子檔案的真實性、完整性。缺點是各個系統都有自己的接口，檔案部門要各個對接，困難不小。

在電子檔案的利用方面，在原有的OA系統中建立鏡像的檔案數據庫，借助OA的身份認證進行利用權限管理，同時進行遠程調閱。統一數據格式，對歸檔的電子檔案數據進行封裝固化，以便進行數據挖掘以及編研利用。

2.光盤接收模式

該方案是由上海市科技成果檔案資料館建設一個科技成果電子檔案管理系統，由館藏檔案移交單位根據編制規則和報送要求，制作電子光盤，與紙質檔案同時移交。其缺點是紙質檔案和電子檔案的一致性無法保證，檔案人員需要花費大量時間和精力進行核校。在電子檔案的利用方面與“系統對接模式”相仿。

3.平臺融合模式

該方案是由主管單位牽頭，對所有業務系統進行整合，全流程數據通過這個大平臺進行流轉。同時，在這個大平臺中，檔案管理系統不僅作為所有業務辦結的終點，同時參與在每個流程的重要節點中。并遵循“集中一貫”以及“集中統一管理”的原則，借助大平臺業務整合，數據匯聚的契機，將檔案工作貫穿始終,使數據格式得以統一，業務邏輯保持通順,電子檔案的收集問題可以迎刃而解。

電子檔案的利用模式也會跟著整個大平臺的建立，各業務系統，信息孤島的打通，使得檔案的利用也可以在大平臺上得以延伸。在權限管理，身份認證，遠程閱檔，信息共享上也有著得天獨厚的優勢。統一數據格式，對歸檔的電子檔案數據進行封裝固化，為數據挖掘以及編研利用提供條件保障。

以上三種模式，經過對部分科技檔案館及企業單位的調研對比研究，從長遠可操作性來看，筆者更推薦自上而下的“平臺融合模式”。

（三）克服短板，建立科技成果電子檔案管理的保障體系

科技成果電子檔案管理的規范程序化離不開完善的保障體系，構建健全的科技成果電子檔案管理保障體系營造的良好環境是科技成果電子檔案提供服務與利用的有效補充。科技成果電子檔案管理的保障體系包括組織保障、制度保障、技術保障、人才保障、經費保障五方面內容。其中組織保障是科技成果電子檔案管理的首要環節，完善的組織架構和組織職責可以保證科技成果電子檔案管理避免“無人管、管理職責不清”的尷尬境地。其次,制度保障是核心，是進一步將科技成果電子檔案管理引向規范化、程序化的關鍵所在，要建立進館制度、安全保管制度、鑒定制度等一系列制度。三是技術保障，要加強系統安全保障技術、存儲技術、檢索技術的研究。四是人員保障，要兼顧專業組配、素質培養、人才培養。技術與人才是科技成果電子檔案管理過程中需要高度重視的部分，高新技術的引入有利于提高科技成果電子檔案管理的效率與科學化，而懂數據、用數據的人才是符合大數據時代發展的方向。五是經費保障，主要包括系統建設經費和維護經費。

科技成果電子檔案信息數量龐大，又極大程度的依賴于計算機及其各種相關設備。一旦開始實施科技成果電子檔案信息安全保障工作，就需要長期的、持續地進行。而且，數字檔案信息安全保障工作并不是一種能立竿見影產生經濟效益的活動。筆者認為，從經濟學角度來講，它屬于一項公益活動。龐大的科技成果電子檔案信息需要大量設備來存儲，需要許多專業人員來維護，隨著信息安全技術的發展，還要對相關技術進行研究，這些都需要爭取有關部門的持續支持和檔案部門的不懈努力。

（四）用戶至上，創新科技成果電子檔案的服務機制

現代信息社會環境下，人們已經越來越不滿足于傳統的科技成果檔案利用方式，電子檔案以檢索、利用、傳輸的高效、快捷及方便吸引了更多用戶的青睞。電子檔案具有共享性，不再受“孤本”限制，具有非消耗性，重復利用也不會對其產生耗損的優勢；另外，電子檔案可以通過網絡進行遠距離傳輸，不受時間和地點的限制，使異地使用科技成果檔案成為可能，提高了科技成果檔案的利用率。

科技成果電子檔案的利用與傳統紙質檔案的利用有極大的不同，這種不同主要在于電子檔案的利用必須以計算機技術為基本工具，對科技成果電子檔案的利用而言，在線利用將成為利用者遠程利用科技成果電子檔案的趨勢，將通信技術與電子計算機結合，用戶用網絡閱覽、傳遞、復制電子文件，既方便快捷又不受時間和地域的限制，還可通過互聯網發布檔案信息，提供檔案利用；將檔案數據進行數據可視化，根據電子文件登記、儲存、利用等情況統計分析結果進行多維度展示；根據用戶的不同需求，專題定制利用服務；多層組合查詢，由單一的文件查詢到相關文件的關聯查詢；運用長尾理論進行檔案數據的再挖掘等等。對于尚未聯網的用戶，仍可以通過非在線利用，如單機閱覽、紙質閱覽、拷貝閱覽、縮微閱覽等。

而要實現電子檔案的有效利用，需要用互聯網+思維，多角度、多維度開放檔案利用服務，通過研究建立電子檔案數據管理中心和構建遠程數據資源共享平臺完善電子檔案利用服務機制，通過研究科技成果電子檔案的利用規范，較好地處理保護科技秘密、知識產權和擴大利用電子檔案的關系，提出制定利用規則的思路和框架，實現對科技成果電子檔案的有效管理和高效利用。

（作者就職于上海市科技成果檔案資料館）