一種通用MIS系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)錄入自動化系統(tǒng)

林弋程

針對MIS系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)錄入問題，提出一種具有通用性的自動化系統(tǒng)，可廣泛運用于多種MIS系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、零差錯批量數(shù)據(jù)錄入。

【關(guān)鍵詞】MIS 批量數(shù)據(jù)錄入 自動化 通用

管理信息系統(tǒng)（Management Information System， MIS）在應(yīng)用的過程中常常涉及批量數(shù)據(jù)錄入工作。例如，只有完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入之后，MIS系統(tǒng)才能投入使用。在實際工作中，人們常常采用手工輸入的方式進行數(shù)據(jù)錄入。但是，這種方式存在效率低、易出差錯等缺點。隨著數(shù)據(jù)規(guī)模變大，這些缺點就會越發(fā)嚴(yán)重地顯現(xiàn)出來。因此，尋找一種用以替代手工錄入方式的自動化數(shù)據(jù)錄入技術(shù)方案，對于實際工作具有十分重要的意義。

當(dāng)然，如果MIS系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能或數(shù)據(jù)錄入接口，錄入原始電子數(shù)據(jù)只是一項簡單的日常工作，無需贅言；即便沒有這些便捷途徑，只要原始數(shù)據(jù)和它們在MIS系統(tǒng)中的存儲存在能夠確定的對應(yīng)關(guān)系，也只需要編制數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（必要時）和寫入程序就能實現(xiàn)高效、零差錯數(shù)據(jù)錄入；這些錄入方式有著一個重要的相同特征：繞開錄入界面，把待錄入數(shù)據(jù)直接寫入存儲位置。然而，如果原始電子數(shù)據(jù)與目標(biāo)存儲之間的對應(yīng)關(guān)系無法確定，例如，對于MIS系統(tǒng)用戶，由于不清楚加密算法，初始密碼與其在MIS系統(tǒng)中存儲的加密結(jié)果之間的對應(yīng)關(guān)系通常是無法得知的，實現(xiàn)原始電子數(shù)據(jù)錄入自動化則需要做進一步的研究。

1 問題描述

前述雖已簡要提及所要研究的問題，但為明晰起見，問題詳細(xì)描述如下：由于無法確定原始數(shù)據(jù)與目標(biāo)存儲之間的對應(yīng)關(guān)系，因此，直接寫入存儲位置的方法是不可行的，必須通過錄入界面才能完成數(shù)據(jù)錄入。給定包含待錄入信息的原始電子數(shù)據(jù)，在必須通過錄入界面錄入數(shù)據(jù)的條件下，考慮如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入自動化。此外，針對MIS系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)錄入的自動化軟件系統(tǒng)應(yīng)具有通用性（為簡化描述起見，以下將其簡稱為通用系統(tǒng)），以適應(yīng)不同MIS系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)錄入的需要。

2 通用系統(tǒng)的設(shè)計思路

通過錄入界面錄入數(shù)據(jù)，通常是采用諸如鍵盤和鼠標(biāo)等輸入設(shè)備進行數(shù)據(jù)錄入的。但是，這并不意味著只能用手工的方式來完成錄入工作。實際上，利用某種具有發(fā)出鍵盤和鼠標(biāo)等設(shè)備的輸入指令的程序設(shè)計語言，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入自動化。目前來說，AutoIt和 AutoHotkey是Windows平臺下具備此項功能且較為流行的兩款開源自動化腳本語言。本文選用AutoHotKey來說明如何借助自動化腳本語言設(shè)計出前述通用系統(tǒng)。首先，在AutoHotKey程序中，可以向一個或多個窗口發(fā)送鍵盤按鍵和鼠標(biāo)點擊操作，效果上等同于手動操作。其二，可以在AutoHotKey程序中啟動運行指定的程序，如Run notepad.exe表示啟動運行記事本程序。借助該功能，可以在程序中啟動MIS系統(tǒng)，待啟動完畢后進行數(shù)據(jù)錄入。其三，AutoHotKey支持對文件、目錄和磁盤的管理操作。借助該功能，可以打開原始數(shù)據(jù)文件，讀取數(shù)據(jù)進行錄入。其四，AutoHotKey可以創(chuàng)建圖形化操作界面，提高界面的用戶友好程度。其五，AutoHotKey提供打包工具，使得程序用戶無需安裝AutoHotKey也能運行用AutoHotKey編寫的腳本程序。

通用系統(tǒng)可以設(shè)計成如下算法完成對應(yīng)關(guān)系的建立：

（1）讓用戶打開原始數(shù)據(jù)文件和運行MIS系統(tǒng)，通用系統(tǒng)記錄完整路徑；

（2）根據(jù)原始數(shù)據(jù)文件格式解析數(shù)據(jù)，得到一條條數(shù)據(jù)記錄；

（3）呈現(xiàn)第一條數(shù)據(jù)記錄；

（4）fieldID=1；

（5）設(shè)置數(shù)據(jù)記錄第fieldID個字段為當(dāng)前字段；

（6）在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換框中輸入轉(zhuǎn)換公式，結(jié)果作為當(dāng)前輸入內(nèi)容；

（7）讓用戶在MIS系統(tǒng)輸入界面上找到對應(yīng)輸入項，通用系統(tǒng)把當(dāng)前輸入內(nèi)容復(fù)制其中，供用戶查看；通用系統(tǒng)記錄用戶操作步驟；

（8）若正確，轉(zhuǎn)到下一步，否則轉(zhuǎn)第（6）步；

（9）若第fieldID字段非最后字段，則fieldID=fieldID+1，并轉(zhuǎn)第（5）步；

（10）結(jié)束。

以上算法涉及到解析原始數(shù)據(jù)文件的問題。原始數(shù)據(jù)文件的格式有多種形式，如Excel表格，Access數(shù)據(jù)庫文件和CVS文本文件等，并且具體是哪一種文件格式事先無法得知，甚至是通用系統(tǒng)原來不支持的文件格式。雖然AutoHotKey不支持面向?qū)ο蠹夹g(shù)，但是我們可以在如C++等其它程序設(shè)計語言中通過選用恰當(dāng)?shù)脑O(shè)計模式來解決上述文件格式解析的問題，然后在AutoHotKey腳本程序中調(diào)用這一文件解析功能。在考慮選用設(shè)計模式時，可以選用如下方案：用XML文件記錄不同文件格式的解析規(guī)則，通過添加新的解析規(guī)則就可以做到支持新的文件格式；采用工廠模式從XML中讀取文件格式解析規(guī)則，動態(tài)創(chuàng)建解析器對象。

3 結(jié)束語

采用文中提出的通用系統(tǒng)可以實現(xiàn)高效且零差錯的批量數(shù)據(jù)錄入自動化，并且適用于不同的MIS系統(tǒng)。下面以酒店管理系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)錄入為例，說明該通用系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果。在筆者學(xué)校，以Fidelio作為酒店管理系統(tǒng)實操軟件開設(shè)《酒店信息管理》課程，每期修讀學(xué)生都多達數(shù)百人，最多時超過700人。開課前，任課教師需要為每名學(xué)生創(chuàng)建登錄賬戶和收銀賬戶。創(chuàng)建一個登錄賬戶和收銀賬戶，涉及到的數(shù)據(jù)項多達12項，且分布在若干個不同界面上。若采用人工輸入，工作量非常大，通常需要數(shù)十小時時間才能完成。運用上述通用系統(tǒng)之后，這一工作不到十分鐘既能完成，極大地提高了效率，任課老師繁重的錄入工作也因此得到了解放。

參考文獻

[1]安世虎.提高MIS應(yīng)用軟件數(shù)據(jù)錄入速度的設(shè)計策略[J].計算機系統(tǒng)應(yīng)用，1999， 8（07）：65-66.

[2]https：//www.autohotkey.com ErichGamma...[etal.Design patterns：elements of reusable object-oriented software-英文版[M].北京：機械工業(yè)出版社，2002.

作者單位

廣西桂林市桂林旅游學(xué)院 廣西壯族自治區(qū)桂林市 541004