淺析司法行政工作中電子檔案的應用及管理

尹燕

摘 要：電子信息技術的不斷進步引發了我國各行各業以及各部門改革熱潮的興起。對于司法機關來說，改革也是勢在必行。本文以司法行政工作中的檔案管理為例，通過檔案管理數字化的內涵、司法行政工作中進行電子檔案管理的意義及其電子檔案的應用與管理措施三個方面，對司法行政工作中檔案管理數字化方面的內容進行了論述，旨在對我國司法機關的檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞：司法行政工作 電力檔案 應用 管理

司法行政部門是保證我國社會穩定、國泰民安的重要力量。由于司法行政工作本身具有嚴肅性、復雜性、機密性以及多樣性特征，導致司法行政部門的檔案文件也呈現出復雜多樣的特質。因此，在司法行政工作中的檔案管理方面，管理方式既要具備化復雜為簡單的能力，又要在保密性方面達到一定的標準，同時還必須針對檔案的多樣性，進行分門別類的管理。在這種情況下，檔案管理數字化也就是電子檔案應運而生。

一、檔案管理數字化的內涵

司法行政工作中的檔案，從宏觀層面來說，即為對國家發展和社會進步、和諧有重要意義的文字、圖片、表格、聲音、影像等文件數據及資料；從微觀層面來說，則是那些能夠對司法行政工作正常展開具有促進作用的司法文書、政務資料等等。由于檔案資源覆蓋了司法行政工作的方方面面，因此對其進行科學有效的收集、保存、維護以及利用是非常必要而且重要的。

傳統的檔案文件主要是紙質資料，在保存以及維護方面所要花費的資源較多，而且容易出錯，出錯之后進行修改及保存又會造成對資源的再次耗費。電子信息技術興起之后，電子檔案也隨之產生。電子檔案實現了檔案數字化。具體來說，電子檔案通過錄入、掃描等方式將紙質文件轉化為電子版，存儲于計算機中。電子檔案在在查詢、保存、糾錯以及備份等方面都具有無可比擬的優勢。

二、使用電子檔案進行管理對司法行政工作的重要意義

1、提高了司法行政機關檔案管理的質量和效率

使用電子檔案能夠有效提高司法行政機關進行檔案管理的質量和效率。具體來說，主要體現在：第一，查詢。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案在查詢時能夠節省大量的人力和時間，不再需要慢慢翻閱，只需在計算機上的相應位置輸入關鍵字，然后在結果中進行查閱即可。第二，糾錯。與紙質檔案修改后原件面目全非的現象相比，電子檔案在修改方面具有天然優勢。電子檔案能夠實現資料的快捷修改，并能根據實際要求進行標注或刪除等，而且電子檔案有足夠的空間來進行修改。第三，保存。計算機的大容量決定了它能夠存儲大量的數據，而不必浪費資金采購相應的文件柜、文件袋等等。尤其是對于年代較為久遠的檔案資料來說，計算機在保存方面的優勢更加明顯。第四，備份。計算機的備份功能在檔案資料管理中的作用是顯而易見的。例如發生失火、雨水浸泡等現象時，傳統的紙質檔案就會被付之一炬，完全失去參考和使用價值。計算機的備份功能使得檔案能夠被完好無損的保存，且不受時間、地點的限制。第五，保密性。司法行政工作中存在很多絕密檔案，這些資料對查閱人員的身份有較高要求。計算機中能夠在檔案管理系統以及文件夾等環節設置密碼的功能能有效防止重要資料被偷窺，保證了文件的機密性。

2、從整體上提高了司法行政機關的工作質量和效率

檔案管理是司法行政工作的重要組成部分，二者息息相關，相互影響，缺一不可。檔案管理實現電子化能夠從整體上提高司法行政機關的工作質量和效率。一方面，只有檔案資料實現科學、高效的管理，司法行政機關在展開工作時才能有據可查，而且能保證所需資料的真實性和準確性，從而避免冤假錯案的發生，最終提高工作質量。另一方面，電子檔案調取資料的便捷性，也能縮短司法行政機關在檔案查閱方面所耗費的時間，從而節約整個處理事務的時間，最終提高工作效率。同時，電子檔案管理的成本較低，所節省的資金能夠用于司法行政機關的其他事務，從側面對提高工作質量和效率起到促進作用。

三、司法行政工作中電子檔案的具體應用及管理措施

1、建立與電子檔案管理特征相對應的規章制度

與紙質檔案管理相同，電子檔案管理也要與時俱進，建立有針對性的進行檔案管理的規章制度。只有如此才能對整個檔案管理工作進行約束和規范，保證檔案管理的科學性和高效性。從大體上來說，司法行政工作中進行電子檔案管理所需要建立的規章制度應主要從四個方面進行：第一，將紙質文檔轉化為電子文檔的規章制度。也就是將紙質檔案錄入、掃描至計算機當中的規章制度。其中應該對規范的錄入方式、掃描方式進行明確規定，還應該針對諸如別字、遺漏以及錄入錯誤等情況制定相應的懲罰措施；第二，對檔案管理人員的規章制度。對檔案管理人員的專業水平、職業態度、行為舉止等進行規范，尤其是對牽涉到機密文件的問題時，要對管理人員的行為進行明確規定；第三，對檔案查閱方面的規章制度。例如查閱時需要出示的證件、查閱人員的身份確認、查閱時長及次數、查閱時的禁忌等等，這主要是為了預防機密的檔案文件被泄露。第四，針對電子檔案管理的具體特點制定其他的制度，例如數字檔案鑒定制度、網絡安全制度等等。總之，所有的制度都是為了提高檔案管理的安全性、科學性、高效性以及便捷性。

2、不斷提高和完善電子檔案管理所需的硬件設備和軟件設備

進行電子檔案管理離不開計算機和信息技術。因此要提高電子檔案管理的有效性和科學性，就必須對相應的硬件設備和軟件設備進行更新和完善。從硬件方面來說，主要包括計算機設備、掃描設備以及數碼相機等等。要盡量使用內存較大的計算機；掃描儀也選擇正規廠家生產的產品，保證資料的清晰度；數碼相機使用COMS尺寸較大的類型，這樣成像質量才會有保證，檔案資料的辨識度才會更高。從軟件方面來說，主要是依據司法行政檔案管理的具體特點所采用的進行檔案管理的軟件。首先，用于司法行政檔案管理的軟件必須在基本的電腦系統中能夠穩定運行，例如win7、win8以及win10系統，并且最好包括單機版和網絡版，這樣才能適應各司法行政機關的使用要求；其次，功能要齊全。司法行政工作中的電子檔案管理系統要涵蓋政法務工作檔案管理的各個方面，包括收發文、查詢、合同、用戶管理以及操作幫助等等；再次，要支持多種格式的文件保存，例如doc、doc、TX、excel、JP、Peg等等；最后，在其他方面具有智能化優勢。例如根據錄入資料的類型自定義檔案模板，根據以往錄入的內容自動進行數據采集等等。此外，在安全性方面，根據具體的工作分工，為不同用戶設置不同的權限，每人的權限都控制在一定范圍之內，以此來保證檔案數據的安全性。

結束語：

檔案管理在司法行政工作中占據著重要地位，為司法行政工作的正常開展提供了大量的準確信息，從而使司法行政部門更好的為人民服務。在計算機技術迅速發展的今天，司法行政工作檔案管理電子化也是大勢所趨。因此司法行政機關也要與時俱進，改變傳統的檔案管理方式，引進先進的計算機技術，并將其與本機關單位的檔案管理工作相結合，從而促進自身整體工作效率的提升。

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