當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施分析

摘 要：學(xué)生檔案是對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活以及實踐等一系列活動的最真實記錄，也是綜合考評學(xué)生綜合素質(zhì)的重要參考。高校學(xué)習(xí)階段是學(xué)生學(xué)習(xí)成長的關(guān)鍵時期，做好這一時期的檔案管理工作對學(xué)生的未來就業(yè)具有重要意義，這就需要高校結(jié)合自身實際，充分運用現(xiàn)代化管理思維和管理模式，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，從而為學(xué)生提供健全服務(wù)。就目前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀來看，還存在有諸多缺陷，需要高校認(rèn)真分析原因，并提出相應(yīng)的解決應(yīng)對措施。

關(guān)鍵字：高校 檔案管理 問題 對策

在高校學(xué)生管理工作中，檔案管理是重要構(gòu)成部分，從實際工作來看，它具有嚴(yán)肅性、真實性、唯一性的特征，是對學(xué)生在校學(xué)習(xí)和成長的一種全過程記錄，同時也是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。做好檔案管理工作，是現(xiàn)階段高校學(xué)生管理必不可少的一項內(nèi)容，但是，結(jié)合實際工作來看，大多數(shù)高校在這一工作的落實上并不是很到位，檔案管理水平較低，不利于學(xué)生的健全發(fā)展，本文就對這一問題進(jìn)行了系統(tǒng)分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

1.高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1認(rèn)知上的不到位，忽視了重要性

富裕高校學(xué)生的管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，涉及到學(xué)生在校學(xué)習(xí)的方方面面，包括心理教育方面、生活教育、思想素質(zhì)教育方面等等，管理內(nèi)容較為冗雜，而這些又是構(gòu)成學(xué)生檔案必不可少的要素，一旦在管理中出現(xiàn)失誤或遺漏，就會給學(xué)生的未來就業(yè)造成不利影響。但是，就目前我國現(xiàn)狀來看，大多數(shù)高校在制定管理計劃時，并沒有將檔案管理作為重點來抓，沒有清晰看到學(xué)生檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理只是一項簡單的工作，不必要花費過多精力和時間，久而久之就導(dǎo)致了檔案管理在實際落實過程中所沉積的失誤越來越多，嚴(yán)重制約了檔案管理工作效率的提高，也間接影響到對學(xué)生的高校管理，例如經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案的丟失和損壞等現(xiàn)象。同時作為檔案管理工作主體的管理人員綜合素質(zhì)也亟待提升，在意識上缺少深層次認(rèn)知，工作責(zé)任心較差。

1.2管理上的投入不夠，管理手段過于落后

高校對學(xué)生檔案管理重視度的不夠，很大一方面原因是由于管理上的投入不夠造成的，尤其是資金方面的投入，沒有了資金做基礎(chǔ)，相應(yīng)的管理方法和手段也就難以有效落實。很多高校由于資金不足，對學(xué)生的檔案采取的是放任自流管理模式，這種管理模式不僅缺少系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，而且科學(xué)性也難以保障，這樣只會導(dǎo)致檔案管理效率愈加低下，學(xué)生的檔案沒有一個獨立的存放場所，保管條件也很差，即使再有效的管理手段也很難發(fā)揮作用。除此之外，高校生源的急劇增加也在一定程度上增加了檔案管理難度，檔案管理所需的成本更高，高校在管理人員任職上也無暇考慮專業(yè)素質(zhì)，這樣管理手段選擇的隨意性和盲目性更為突出，自然也就難以確保管理水平的提升。

1.3檔案內(nèi)容單一化，管理思維過于局限

隨著素質(zhì)教育的廣泛普及，高校學(xué)生教育工作也得到了整體上的改善，對于學(xué)生的教育更加關(guān)注學(xué)生的綜合發(fā)展，而對學(xué)生綜合素質(zhì)的考評和了解最主要的還是以檔案為主，這在側(cè)面就需要高校在對學(xué)生進(jìn)行教育和考核時，務(wù)必要做到全面性和科學(xué)性，將學(xué)生的各方面素質(zhì)都真實記錄在檔案中。而當(dāng)前大多高校的學(xué)生檔案內(nèi)容過于單一，模式化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，很多內(nèi)容都與社會用人需求不相一致，形成一種脫節(jié)現(xiàn)象，社會用人單位對人才的考核不再局限于理論知識和實踐技能方面，更多關(guān)注的是人才的敬業(yè)精神、團(tuán)隊協(xié)作意識、誠信度以及健全的人格等方面，但是，在檔案內(nèi)容記錄中并不包含這些方面，這會給人才考核造成一定難度，很難全面得到學(xué)生各方面的真實信息。此外，管理人員的思維局限性也會直接影響到管理水平的提升，沒有從長遠(yuǎn)考慮學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實意義，工作的中心只放在了檔案的記錄和保管上，忽視了學(xué)生的未來就業(yè)需要。

2.加強學(xué)生檔案管理的措施

2.1提高重視度，強化檔案管理職能

在高校學(xué)生管理工作中，檔案管理是重要構(gòu)成部分，對學(xué)生的未來就業(yè)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，從這一點來說，就需要高校切實負(fù)起責(zé)任，對學(xué)生檔案管理工作的重要性有一個明確認(rèn)知，并將其作為工作重點來抓。一方面需要加強對管理人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)，從意識上形成重視，有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，另一方面還要健全完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，以制度來帶動管理規(guī)范性的提高，將學(xué)生檔案管理的各項要點實施到位，不斷提高檔案管理職能，從檔案的收集整理到檢查核對、鑒別歸檔以及保管等整個過程都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能粗心大意，應(yīng)付了事，這樣就可以將管理意識和管理措施有機融合，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升，為學(xué)生的未來就業(yè)發(fā)展提供有力支持。

2.2創(chuàng)新管理技術(shù)和手段，增大投入力度

在信息技術(shù)帶動下，高校可以充分借助信息技術(shù)不斷創(chuàng)新和完善檔案管理方法和手段，在實際管理過程中合理運用計算機技術(shù)、檔案管理軟件、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，減少檔案整理和核對中的誤差，而且這樣也可以為檔案收集所涉及到的各部門提供及時有效的交流平臺，在此基礎(chǔ)上，高校也可以構(gòu)建學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過電子檔案來避免傳統(tǒng)管理模式的弊端，方便學(xué)生檔案的查找和鑒別，與此同時，高校還要增加資金、人力方面的投入，安排專業(yè)的管理人員擔(dān)任管理崗位，為設(shè)備和技術(shù)創(chuàng)新提供資金上的支持。

2.3檔案內(nèi)容的多樣化，堅持市場導(dǎo)向原則

現(xiàn)階段，社會用人單位更加關(guān)注學(xué)生的綜合能力，這就需要高校在制定學(xué)生檔案時堅持全面性原則，把握市場動向，將學(xué)生的道德素質(zhì)、技能素質(zhì)、理論水平等都納入檔案體系，使用人單位可以從檔案直接了解到學(xué)生在校期間的各方面素質(zhì)，同時這對學(xué)生的就業(yè)也可以提供有力支持，可以準(zhǔn)確定位自身，不斷完善自身綜合素質(zhì)，管理了人員也要以學(xué)生的未來發(fā)展作為出發(fā)點，切實為學(xué)生提供服務(wù)。

總結(jié)：

高校學(xué)生檔案管理工作關(guān)系著學(xué)生未來發(fā)展，針對于當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問題，需要高校立足于市場，創(chuàng)新管理思維和管理手段，制定科學(xué)合理的管理對策來提高檔案管理效率和水平，滿足學(xué)生未來發(fā)展的需要。

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作者簡介：

杜慶國（1980.08-），男，滿族，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。