辦公自動化中的計算機技術應用探討與研究

陸海峰

摘 要 由于當代信息技術的不斷進步，越來越多的行業(yè)開始運用計算機辦公，計算機的廣泛使用，加快了辦公效率，節(jié)省了辦公人員時間，也就意味著給企業(yè)節(jié)省了人力資源，促進了企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。隨著行業(yè)的進步，對辦公自動化的要求也越來越高，所以企業(yè)的管理者不斷加大了對辦公自動化技術的投資。當然，加快辦公自動化的進程，最基本的還是提高計算機技術，了解計算機的功能，加強辦公人員計算機技能。所以筆者欲在本文中探討分析計算機技術是怎樣引導辦公自動化的進步，并分析在辦公自動化中，計算機技術起到的作用，并列舉一些例子分析計算機技術是怎樣促進企業(yè)的辦公自動化發(fā)展的。

關鍵詞 計算機藝術；辦公自動化

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）182-0108-02

1 辦公自動化中的趨勢和特點

我們在對企業(yè)在辦公自動化的運用中可以發(fā)現(xiàn)，決定一個企業(yè)辦公自動化的發(fā)展主要是計算機技術是否先進，當下正是一個信息時代，人們的生活中越來越依賴網(wǎng)絡技術所產(chǎn)生的軟件、系統(tǒng)、平臺等，而我們辦公自動化中所要求的計算機系統(tǒng)就是借助Intel？Technology來完成企業(yè)的日常任務。對于企業(yè)來說，Intel？Technology是企業(yè)的辦公自動化中的核心，它能幫助企業(yè)在日常的辦公中加快效率，可以幫助企業(yè)員工迅速在有限的時間內(nèi)搜集整合所需要的信息，還可以加快內(nèi)部傳遞信息效率，并能在辦公系統(tǒng)中保存以往的工作記錄，利用搜索功能還方便查閱以往的工作事項，方便查找失誤等。總而言之，辦公自動化的綜合使用，幫助企業(yè)建立起更完整的內(nèi)部信息系統(tǒng)，充分實現(xiàn)企業(yè)的資源共享目標，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。所以，企業(yè)引入更先進的計算機設備、辦公系統(tǒng)、提高辦公人員的計算機技能，是現(xiàn)代化辦公中必不可少的要求。

在實際的自動化辦公中，企業(yè)職員主要將計算機技術和用來辦公的計算機設備結合在一起，以實現(xiàn)企業(yè)員工對日常辦公的基本需求。通常情況下，企業(yè)辦公人員日常需要接觸的有：文字和數(shù)據(jù)是必不可少的、有時會用語音較之文字更為方便的說出要表達的內(nèi)容、還可以結合圖片與視頻等技術更為直觀的表現(xiàn)出產(chǎn)品信息等。在辦公自動化系統(tǒng)中，辦公職員可以通過網(wǎng)絡搜集外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的信息資料、可以通過一些軟件將搜集到的信息進行整理歸納、可以將搜集整理好的信息資料永久保存到云端，在以后的辦公中，有需要的話，可以從云端中選取以往整理好的信息資料進行加工等，實現(xiàn)自動化辦公的系統(tǒng)一體化處理。

2 在辦公自動化中，計算機技術的具體應用

1）構建企業(yè)文化，可以借助企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，通過程序員根據(jù)企業(yè)情況，運用所掌握的計算機技術為企業(yè)搭建一個內(nèi)部平臺，方便企業(yè)員工間時時刻刻溝通交流，這樣就能有效避免因為溝通不及時所造成的失誤。

2）企業(yè)還可以借助網(wǎng)絡平臺來公開招聘人才，可以通過網(wǎng)絡先進行初步的簡歷篩選，然后還可以通過網(wǎng)絡，將企業(yè)HR設計的筆試題發(fā)到網(wǎng)絡平臺上進行初試，節(jié)省企業(yè)人力成本，也節(jié)約應聘者時間。

3 辦公自動化中的計算機技術功能實現(xiàn)

3.1 斷網(wǎng)時實現(xiàn)遠距離信息傳輸

我國目前的網(wǎng)絡發(fā)展現(xiàn)狀并不盡人如意。就目前而言，因為起步較之西方的國家來說太晚，即使現(xiàn)在卯足了勁去追趕，仍舊存在一定的鴻溝。現(xiàn)在因為大都市人口密集，服務成本低，大多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)服務提供商都選擇在大都市安營扎寨，這就使得我國的網(wǎng)絡覆蓋面受到一定的限制，使得二、三、四線等城市的信號并不是全面覆蓋的，這就影響了辦公質(zhì)量，所以解決這個由于信號問題導致的辦公質(zhì)量低下的問題勢在必行。那么就企業(yè)而言，應該怎樣做才能在這樣的環(huán)境里傳輸信息？

最便捷的方式就是安裝BMV軟件來解決企業(yè)在信號不穩(wěn)定的環(huán)境下辦公。這款軟件是一款面向計算機的通訊應用軟件，它的基本功能就是幫助企業(yè)在辦公中遇到無網(wǎng)時還可以方便、高效地進行遠距離的信息傳輸。這種技術的實現(xiàn)要求并不高，一臺傳真機、一條電話線等都可以滿足這種遠距離的無網(wǎng)狀態(tài)下的信息傳輸。

3.2 從多種角度實現(xiàn)辦公自動化應用

企業(yè)辦公中并不會只遇到一種活動形式，所以在對辦公自動化的要求中，就提到要滿足企業(yè)的各種活動形式，這樣才能更有利于企業(yè)辦公，才能在真正意義上提高辦公效率。辦公自動化系統(tǒng)的建成，方便了企業(yè)中對文字、圖像、視頻等常見辦公事項的自動化管理，這樣的高效化管理，才能促進企業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)辦公自動化的真正目的。

3.3 數(shù)據(jù)處理

在企業(yè)當下的辦公自動化管理中，企業(yè)中的分析員經(jīng)常通過定量分析來判斷某一件事物，純粹用人力來整合數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實的，太浪費時間，而選用office的Access軟件來進行數(shù)據(jù)處理。Access軟件的運用，方便了分析員對數(shù)據(jù)的輸入、修改、分類、計算、整合等，它方便了分析員的定量分析事物，加快了工作效率。

3.4 文字處理

對與企業(yè)職員的日常工作來說，必不可少的就是對文字進行處理。計算機中常用的文字處理軟件就是Office的Word以及WPS等文字處理工具，這些軟件的熟練運用可以迅速地編輯存儲文檔、還可以對文檔進行排版，美化文字信息，增加可讀性，是自動化辦公中的重要工具。

3.5 表格處理

在企業(yè)職員的日常辦公中，還需要整理大批量的報表文件，此時，就可以用Office軟件中的Excel表格進行報表文件的處理。Excel軟件可以幫助表格的編輯、數(shù)據(jù)的計算，而且，Excel軟件內(nèi)部中含有大量的函數(shù)，方便員工在編輯報表時對數(shù)據(jù)的處理，降低了企業(yè)職員處理工作的難度。

3.6 多媒體處理

在企業(yè)職員的日常辦公中，計算機技術的使用便利了職員對語音、圖片文件等的處理。運用Office軟件中的PPT軟件以及Adobe系列下的各種軟件，均能幫助職員加快對多媒體文件的處理，降低企業(yè)職員處理多媒體工作的難度，節(jié)約職員的時間，也為企業(yè)節(jié)省人力資本。

4 提升辦公人員的計算機操作技能

在辦公自動化系統(tǒng)中，機器是死板的，只有借助于人的手，它才能發(fā)揮最大的作用，所以單單升級辦公自動化設備是不行的，還要加強員工的計算機技能，讓人與機的完美結合，才能及時高效地完成企業(yè)的日常工作，從而有效提高企業(yè)的工作效率，加快企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)日后的發(fā)展奠定基礎。

5 辦公自動化未來的發(fā)展方向

當下正處于信息時代，每時每刻都有新的計算機技術被開發(fā)出來，隨著帶來的計算機變革不斷刷新人們現(xiàn)有的思想。未來的計算機將會在速度上、人工智能上大力發(fā)展。計算機的智能化會在主要體現(xiàn)在人機的互動，對于計算機使用者來說，可以通過語音識別、光學傳感等技術，提升用戶體驗，增強人與機的結合。在計算機的外觀設計上，會更符合美學理念；在計算機的適用性設計上，也會更符合現(xiàn)代人的快捷的生活方式，變得更迷你、更便于攜帶。在未來的社會中，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及到各個行業(yè)中，例如在醫(yī)院的自主掛號、拿藥等；國際上合作企業(yè)的會議交流可以運用視頻電話等。任何一個人在任何一個地方都可以運用數(shù)據(jù)流量或者無線接入網(wǎng)絡來獲取想要的資訊，以及和遠距離的友人進行溝通交流。

6 結論

就目前而言，辦公自動化中所涉及到計算機技術，僅僅是計算機技術里的一小部分，但僅僅這一小部分的計算機技術也為現(xiàn)代的辦公中帶來了巨大的影響。對于企業(yè)的辦公人員來說，要時刻學習不斷更新辦公自動化中所需要的計算機技術，企業(yè)也要對員工的計算機技術進行定期的培訓，只有這樣，才可以真正提高企業(yè)中的辦公效率，辦公自動化系統(tǒng)的使用才能真正為企業(yè)帶來好處，也才能真正促進企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

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