新形勢下通信行業投標文件的組織與策劃

陸茂茂

（長訊通信服務有限公司，廣州 510507）

新形勢下通信行業投標文件的組織與策劃

陸茂茂

（長訊通信服務有限公司，廣州 510507）

集中招標在通信行業中很常見，如何有效組織標書文件的編寫，按時遞交一份客戶滿意的標書是非常關鍵的一步。

標書；組織；策劃

在通信行業中，高質量的標書編制是每個投標單位獲取業務起決定性作用的重要環節，它不是靠個人完成的，而是要靠一個專業技術團隊組織策劃、合理分工、有序開展的集體活動。

1 投標文件編制團隊的搭建

根據招標文件的規模、招標范圍、專業類別、投標文件構成等各方面要求，通常團隊由投標文件策劃人員、商務文件編制人員、技術文件編制人員三部分組成（可以兼任）；其中商務、技術編制人員的數量，根據對投標文件編制工作量的評估來確定。

2 團隊成員技能要求

2.1 投標文件策劃人員

要求有豐富的投標組織工作經驗，能夠根據招標文件及團隊人員構成，進行投標任務的分解，并跟進各部分投標任務的實施進度、質量，完成投標文件編制全過程的管控。

2.2 商務文件編制人員

要求有一定的投標文件編制經驗，熟悉常用辦公軟件的使用，能熟練使用Word、excel進行投標文件的排版編輯。

2.3 技術文件編制人員

要求有豐富的相關專業工作經驗，熟悉擬投項目的各類技術規范，能夠根據招標文件需要，在參考模板的基礎上進行施工組織方案的針對性編制。建議技術文件編制人員中，至少有一人為現場項目經理或技術骨干。缺乏現場項目經理或技術骨干參與的技術文件，是很難滿足投標文件日益提高的針對性需求的。對于重要的投標，即使現有的模板資料很完備，也需要根據招標文件的實際要求，特別是評分要求，進行針對性的調整，并增加所投區域、所投專業的針對性重難點分析及應對措施，避免投標文件不接地氣。

3 制定《投標文件編制任務管控表》

在完成投標文件編制團隊的搭建后，應召開投標啟動會，組織對招標文件進行集中解讀。招標文件是招投標的游戲規則，因此，要想參與并在競爭中勝出，就必須認真研讀，并形成統一的認識。分解編制任務，填寫《投標文件編制任務管控表》，明確每個成員的具體任務模塊及完成時間。根據投標文件的構成，通常將投標文件任務分為商務部分、技術部分兩大塊。在投標文件編制任務分配上，需要把握以下幾點：

（1）深入了解每個團隊成員的工作特長、工作經驗，將合適的人放在合適的位置，確保工作能夠順利開展；根據人員熟練程度，合理調配工作量，保證總體進度、質量。

（2）投標任務分解時，必須覆蓋投標文件編制過程中涉及的所有工作內容，不能有遺漏。

（3）必須列明每項任務的責任人及進度、質量要求；對于重要的工作，還要增加必要的備注說明。

（4）充分評估各項工作的時間進度，并為投標文件的審核及修改預留足夠的時間。

（5）每天結束前，必須評估當前的實際進度，發現進度滯后及時采取糾偏措施。

（6）對于大型投標，由于資料需求特別多，工作量巨大，往往需要將任務分解細化到具體模塊，每人負責1-2個模塊，并按板塊分別設一名牽頭人員進行總體把控。

表1 投標文件編制任務管控表

4 投標文件框架的搭建

4.1 框架搭建四個步驟

在精讀招標文件，并做好了各項準備后，就可以開始投標文件的具體制作；首先應根據投標人須知、投標文件格式、評分標準、技術條款的要求搭建框架，具體按四個步驟進行，如圖1所示。

圖1 框架搭建“四步走”

4.2 標書編制幾要素

（1）文字精練、圖表豐富。負責施工組織設計撰寫工作的人必須是對口專業人員，并且有一定的施工經驗。接到投標任務后，相關人員應立即熟悉招標文件中關于施工組織設計的規定和評分辦法。

（2）結構清晰，突出重點。什么東西是最重要的，什么東西不是必需的但可能加分的，這些內容盡量進行單列，避免一成不變排列順序。將其對照招標文件的評分細則進行逐一對照，查看編排順序正確與否。

（3）著重勾劃公司優勢。標書應該從目錄上就能體現出公司的核心競爭力。

（4）讓看標書的人愿意讀，有親合力。特別注意：投標特別要規避低級失誤，如錯字、頁碼出錯、印刷不清甚至客戶名寫錯，雖是小事，但很容易引起專家反感。

4.3 資源需求測算

大型投標項目，對于人員、車輛、儀表機具等各類資源的需求往往很大，常常超過投標人實際擁有數量，因而資源需求測算顯得特別重要。準確的資源測算，是投標決策的重要依據。

在進行資源測算前，必須深入研讀招標文件，特別是對于評分標準及技術規范書，要反復閱讀，若有疑問及時向招標單位答疑。根據招標文件的招標規模及資源配置標準，計算出投標所需的人員、車輛、儀器儀表的需求數量。

（1）人員方面，特別關注持證人員的需求數量及是否需要提供證明材料，常見的證書要求包括注冊一級建造師、“三類人員”安全證書、特種作業證書、概預算證書、廠家認證證書、運營商認證證書等。個別招標方還會限定提供本地員工，并附本地社保證明文件等特殊要求。

（2）車輛方面，需要測算具體的需求數量，并明確是否有特殊車輛類型，是否有牌照限行，是否要求本地車輛等；若需要證明材料，有何具體要求。

（3）儀器儀表方面，測算各類儀表的需求數量以及需要提供何種證明材料，特別是是否允許提供租賃證明。

在明確資源需求后，應與實際現狀進行對比，從而確定能夠參與的最大標段數，為下一步的目標標段劃分提供參考。

圖2 標書三級審核要點圖

5 投標文件要三級審核

針對投標文件形成初稿后，要嚴格進行三級審核。需要校對、審核的內容主要如下：

⊙ 逐字檢查錯別字。

⊙ 逐句檢查語法，防止用詞、定義錯誤或混亂。

⊙ 逐段檢查前后矛盾或差異。

⊙ 逐項檢查是否符合招標文件的規定或要求；針對招標文件評分標準及技術規范書中列出的要求，應充分響應，內容完整、充實，圖文并茂。

⊙ 逐頁美化格式（包括頁面排版、樣式、目錄、表格等），對于投標文件中大篇幅文字的部分，可以考慮增加一些圖表等，進一步優化投標文件。

⊙ 整體按照該單位投標文件統一格式修飾（包括頁眉頁腳、出版封面等）。

⊙ 進一步從總體上完善投標文件內容；在投標文件的三級審核過程中，根據評審意見不斷進行內容修訂，必要時根據需要調整投標文件的側重點，充分凸顯自己有別于其他對手的競爭優勢。

6 結束語

總之，投標是一項團隊的行為，不是一項個體的活動，是需要組織策劃和精細化管理的。只有充分調動各方面的資源，才能按時高質量的完成投標文件的編制工作，才能讓你的標書脫穎而出！■

10.3969/J.ISSN.1672-7274.2017.04.016

TU 723.2，TN 91

B

1672-7274（2017）04-0052-03