醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策淺析

鄭伊灝

醫(yī)療設(shè)備在現(xiàn)代醫(yī)院中扮演者不可或缺的角色，醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等各種業(yè)務(wù)開(kāi)展都不離開(kāi)各類醫(yī)療設(shè)備。筆者在醫(yī)院從事檔案管理工作多年，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院普遍存在對(duì)醫(yī)療設(shè)備“重使用，輕管理”的現(xiàn)象，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在一定問(wèn)題。主要體現(xiàn)在：對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理重視不夠，相對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的先進(jìn)來(lái)說(shuō)，檔案管理模式過(guò)于落后，醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集難度大，難以做到從醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)入、使用、維護(hù)到報(bào)廢整個(gè)生命過(guò)程中的動(dòng)態(tài)檔案管理。針對(duì)這些問(wèn)題，結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理做一淺顯的分析。

一、當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不夠重視。作為醫(yī)院來(lái)說(shuō)，主要資源肯定是投入到醫(yī)療業(yè)務(wù)方面，檔案工作作為后勤保障工作之一，只是醫(yī)院行政工作的一小部分內(nèi)容。相比起其他醫(yī)院行政管理工作（如人事、財(cái)務(wù)、安保等）來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)幕后性、基礎(chǔ)性的工作，不容易顯現(xiàn)工作成果，也不能直接創(chuàng)造效益，由此顯得不那么重要。可以說(shuō)檔案管理在整個(gè)醫(yī)院工作受到的重視程度不夠，是大多數(shù)醫(yī)院的普遍情況。具體到檔案工作人員，大多數(shù)醫(yī)院的檔案員身兼數(shù)職，檔案工作只是他們其中的一項(xiàng)工作職責(zé)，真正進(jìn)行檔案管理的時(shí)間精力有限，對(duì)檔案工作重視程度也不夠高，往往應(yīng)付了事。而且，檔案員從事檔案工作有限的精力往往投入到了文書檔案工作中，在這種情況下，醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在著前提性的缺陷。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案的特殊性導(dǎo)致其收集整理難度大。從技術(shù)方面來(lái)說(shuō)，文書檔案由于有收發(fā)文制度及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，文件流轉(zhuǎn)辦理完畢后比較容易收集歸檔，但與文書檔案相比，醫(yī)療設(shè)備檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，其收集周期長(zhǎng)，涉及部門、人員多，導(dǎo)致檔案管理的難度很大。一是相比較于其他專業(yè)檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案的收集周期較長(zhǎng)，收集難度較大。在采購(gòu)、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢整個(gè)過(guò)程中，產(chǎn)生大量的材料，這些都是醫(yī)療設(shè)備檔案的收集范圍，這就要求醫(yī)療設(shè)備從論證、采購(gòu)、驗(yàn)收，到設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)直到報(bào)廢整個(gè)生命周期實(shí)施動(dòng)態(tài)的檔案管理，各個(gè)生命階段都要規(guī)范收集好相應(yīng)的檔案，一個(gè)完整的收集周期短則幾年，長(zhǎng)則可達(dá)幾十年，檔案管理難度很大。從實(shí)際情況來(lái)看，在整個(gè)周期的前段，即設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收階段的前期文件材料，以及周期的后段，即設(shè)備報(bào)廢材料的收集工作一般做得比較好；而周期的中段，即設(shè)備日常運(yùn)行、維護(hù)等材料收集往往做得不夠。原因就在于相比起采購(gòu)、報(bào)廢來(lái)說(shuō)，設(shè)備運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的動(dòng)態(tài)過(guò)程，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的使用周期，過(guò)程可能長(zhǎng)達(dá)10年以上，在此過(guò)程中持續(xù)跟蹤收集檔案難度很大。二是醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。由于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的周期長(zhǎng)，除去前期采購(gòu)和后期報(bào)廢，中期運(yùn)行管理涉及設(shè)備使用方、管理方、維護(hù)方，而且管理時(shí)間跨度大，需要?jiǎng)討B(tài)管理，任何一方配合不夠或者任何一個(gè)時(shí)間段出現(xiàn)遺漏，將直接導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案收集不完整。而設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)往往涉及不同的部門，目前我國(guó)醫(yī)院的行政管理體制使得跨部門協(xié)作方面效率不高，這給醫(yī)療設(shè)備檔案管理帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

3.醫(yī)療設(shè)備檔案管理手段落后。在檔案管理方面，信息化管理水平相對(duì)比較落后，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理還不夠全面，大多數(shù)情況還在通過(guò)人工管理，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案，由于大量的文件材料多為紙質(zhì)載體（如設(shè)備說(shuō)明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等），電子化比例偏低，因此，其管理手段仍以手工管理為主，效率低下。

二、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

1.提高人員意識(shí)，加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步提升相關(guān)人員管理意識(shí)，牢固樹(shù)立檔案管理工作要適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展并服務(wù)于臨床的工作理念。加強(qiáng)檔案法制宣傳以及檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期組織醫(yī)療設(shè)備檔案管理專題培訓(xùn)班，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案整個(gè)生命周期管理過(guò)程中涉及的相關(guān)人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，增強(qiáng)各環(huán)節(jié)人員收集檔案的意識(shí)，形成工作習(xí)慣。使醫(yī)療設(shè)備從采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試，到日常使用、維修維護(hù)，再到報(bào)廢整個(gè)生命周期的的情況得以真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中。

2.完善制度建設(shè)，加強(qiáng)檢查考核。堅(jiān)持用制度管人、依制度辦事，建立完善醫(yī)療設(shè)備管理機(jī)制。建立健全醫(yī)療設(shè)備立項(xiàng)、采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等系列制度。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作流程，明確相關(guān)管理人員的工作分工和崗位職責(zé)，建立崗位責(zé)任制。重點(diǎn)完善醫(yī)療設(shè)備使用及維護(hù)過(guò)程中的檔案收集管理工作，指定專人對(duì)設(shè)備實(shí)施管理維護(hù)，檢查維護(hù)時(shí)，注意收集相關(guān)材料，做好記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備使用、故障、維修及更換零配件情況。檔案管理部門定期對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，保證醫(yī)療設(shè)備檔案收集的及時(shí)性和完整性。加強(qiáng)工作考核，將醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作作為檔案工作一部分，納入醫(yī)院綜合目標(biāo)管理體系。使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作與個(gè)人年終考核以及各類評(píng)比掛鉤，以增強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)。

3.堅(jiān)持專兼結(jié)合，打造工作網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)醫(yī)院普遍面臨專職檔案管理人員人手不足問(wèn)題，僅依靠專職檔案人員的力量，難以應(yīng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。因此，兼職檔案員的力量顯得尤為重要。應(yīng)在醫(yī)院各部門、各科室設(shè)置兼職檔案員，協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備檔案收集與管理工作。兼職檔案員最好是設(shè)備的直接使用者或者管理者，依靠其自身對(duì)設(shè)備的了解以及工作上的便利，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。同時(shí)，專職檔案員也要加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的指導(dǎo)與支持，做好統(tǒng)籌管理與監(jiān)督檢查，形成合力，共同開(kāi)展好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

4.醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)代化。進(jìn)一步提升醫(yī)療設(shè)備管理的信息化水平，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建設(shè)管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)注重對(duì)醫(yī)療設(shè)備整個(gè)生命周期實(shí)施全程動(dòng)態(tài)管理，除了對(duì)設(shè)備的采購(gòu)信息、出入庫(kù)信息等進(jìn)行登記和查詢功能外，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)申請(qǐng)審批管理、立項(xiàng)管理、采購(gòu)管理、驗(yàn)收管理、技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理、使用管理、維護(hù)管理、報(bào)廢管理等功能的擴(kuò)展和完善。

隨著醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的依賴程度越來(lái)越大，其檔案管理越發(fā)顯得重要。目前醫(yī)療設(shè)備檔案已被廣泛用在環(huán)境影響評(píng)價(jià)、醫(yī)療項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)核定、三甲醫(yī)院評(píng)審、醫(yī)療技術(shù)準(zhǔn)入等方方面面。作為醫(yī)院檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步做好醫(yī)療設(shè)備檔案，使其在衛(wèi)生事業(yè)管理工作中發(fā)揮更大的作用。