信息化視角下的科技檔案管理工作探析

【摘要】隨著信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)啟動(dòng)了大量的科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目，這些科研項(xiàng)目需要大量的科學(xué)技術(shù)力量作為支持，科技檔案的管理作為科研項(xiàng)目中一項(xiàng)重要的工作近年來(lái)也倍受關(guān)注。在信息化浪潮的推動(dòng)下，科技檔案管理工作也從原來(lái)的僅保留原有資料發(fā)展到如今的信息化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化的科技檔案管理。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，科技檔案管理的信息化還將會(huì)更加廣泛的被應(yīng)用，本文對(duì)科技檔案管理工作信息化的意義進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并對(duì)科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一概述，最后提出了加強(qiáng)科技檔案管理工作的策略。

【關(guān)鍵詞】信息化；科技檔案；管理

引言

科學(xué)技術(shù)檔案簡(jiǎn)稱科技檔案，它是在生產(chǎn)技術(shù)、自然科學(xué)研究、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的已歸檔保存的具有查考利用價(jià)值的科學(xué)技術(shù)文件材料。比如有圖紙、圖表、文件材料、及各種錄音等等。科技檔案記載和反映了某個(gè)單位的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)。科技檔案的信息化管理一方面實(shí)現(xiàn)了資源共享，另一方面也提高了勞動(dòng)效率和綜合運(yùn)作能力，使企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力大幅增強(qiáng)。那么如何更好地促進(jìn)科技檔案管理工作的信息化？科技檔案管理信息化又有著怎樣的重要意義呢？接下來(lái)筆者一一加以說(shuō)明。

1、科技檔案信息化的重要意義

1.1 科技檔案管理要順應(yīng)時(shí)代浪潮。各行各業(yè)在信息化社會(huì)的主導(dǎo)下都得到了日新月異的發(fā)展，科技檔案管理工作也不例外，它順應(yīng)潮流在工作內(nèi)容和方法上也不斷發(fā)生著變化。信息時(shí)代使得科技檔案管理的種類(lèi)日益增多，內(nèi)容形式越來(lái)越多樣化，這也是當(dāng)下科技檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題，因此加強(qiáng)信息化建設(shè)、積極創(chuàng)新科技檔案管理，使我們的科技檔案管理工作不在受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，改變傳統(tǒng)的科技檔案管理工作模式，努力滿足科技檔案管理工作的內(nèi)容多樣化和種類(lèi)繁多的需求。

1.2 顯著提高經(jīng)濟(jì)效益。科技檔案的信息化管理就是以本單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，充分合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和信息化的管理，實(shí)現(xiàn)了科技檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，將信息資源的傳送和利用進(jìn)行統(tǒng)一信息化管理達(dá)到了資源共享。有利于開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品。

科技檔案管理的信息化改革，減輕了科技檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，還從根本上實(shí)現(xiàn)了資源的分享和匹配，為企業(yè)創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益，在一定程度帶來(lái)了社會(huì)效益。

2、科技檔案管理中存在的問(wèn)題分析

2.1 對(duì)科技檔案管理的功能缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。科技檔案管理是近幾年隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展起來(lái)的新的概念和內(nèi)容，從事科技檔案管理的人員對(duì)這些新內(nèi)容、新概念及新功能認(rèn)識(shí)還存在不足，這就造成重要科技文檔的歸檔率甚至還會(huì)低于以往普通的文本歸檔的歸檔率。例如對(duì)于重要科技活動(dòng)的檔案，有關(guān)人員對(duì)于科技檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，不能采用先進(jìn)的信息化的科技檔案管理方法進(jìn)行歸檔和管理。

2.2 服務(wù)與管理的脫節(jié)。檔案是為我們的工作服務(wù)的，檔案管理是為工作提供資料和依據(jù)的。目前的檔案管理人員只注重收集文字記錄，不注重收集影像、聲音等有價(jià)值的資料，甚至對(duì)于檔案不進(jìn)行集中管理這就勢(shì)必造成了檔案收集不完整，使許多有用的資源白白流失，甚至在使用檔案為工作服務(wù)的過(guò)程中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

2.3 缺乏檔案管理的法律法規(guī)。目前我國(guó)對(duì)于科技檔案管理方面的法律法規(guī)及管理制度都還不夠健全，而科技檔案針對(duì)的是重要的科研和生產(chǎn)技術(shù)，在目前形勢(shì)下要加強(qiáng)對(duì)它的管理還有一定的困難。法律法規(guī)的不健全使得科技檔案管理工作存在滯后性，對(duì)于一些重要科研項(xiàng)目，其保密性更是很難保證，這也直接造成科技檔案管理人員的日常工作困難重重。

3、加強(qiáng)科技檔案管理的策略和措施

3.1 提高科技檔案管理的意識(shí)。科技檔案管理是為了向企業(yè)的科研工作提供可靠、準(zhǔn)確及時(shí)的信息資源，因此必須將科技檔案管理與單位的日常管理高度結(jié)合起來(lái)，使企業(yè)所有員工都要意識(shí)到科技檔案管理工作的重要性，并有義務(wù)積極配合、完成企業(yè)科技檔案管理者完成工作。企業(yè)管理者要運(yùn)用各種形式激發(fā)員工的科技檔案管理方面的創(chuàng)新意識(shí)，使科技檔案管理的思想水平提高到一個(gè)新的高度。

3.2 建立健全科技檔案管理制度。任何一個(gè)管理要規(guī)范化就要有相應(yīng)的準(zhǔn)繩來(lái)約束，科技檔案管理也不例外，以《檔案法》為基本法律依據(jù)，在結(jié)合企業(yè)自身的科技生產(chǎn)情況，建立更加具體、完善的管理制度。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用使其更好的服務(wù)于檔案管理工作。創(chuàng)建保密機(jī)制，使科技檔案與保密機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。合理制定借閱制度。

3.3 做好科技檔案的查詢和利用工作。檔案信息化管理就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更加便捷的提供檔案信息服務(wù)。為減少因存儲(chǔ)格式和傳輸平臺(tái)的不同而轉(zhuǎn)換造成的資源浪費(fèi)，檔案信息的上傳就需要有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。上網(wǎng)的信息檔案盡量按照規(guī)定的文本格式、技術(shù)模式進(jìn)行上傳，以方便查詢。

3.4 選擇合適、有效的檔案管理軟件。合理有效的應(yīng)用系統(tǒng)直接體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益，因此選擇合適、有效的檔案管理軟件是至關(guān)重要的。充分利用計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等相關(guān)的高技術(shù)手段的支持，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理與其他各類(lèi)型檔案的綜合統(tǒng)一。

3.5 拓展科技檔案管理利用與宣傳的途徑。網(wǎng)絡(luò)媒體和手機(jī)媒體是近年新興的新媒體，充分將科技檔案管理工作與新媒體平臺(tái)有機(jī)統(tǒng)一結(jié)合，通過(guò)信息推送服務(wù)最大限度的滿足用戶的需求，使需求者能及時(shí)有效的接觸到豐富的科技檔案信息。

4、結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案的信息化管理的實(shí)現(xiàn)措施總結(jié)如下：首先樹(shù)立法律意識(shí)和信息意識(shí)，其次加強(qiáng)科技檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。科技檔案的信息化管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要作用，企業(yè)的檔案管理者一定要提高自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完美的應(yīng)用到平時(shí)的科技檔案管理的工作中，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供更可靠的保證，也為科技檔案管理的信息化建設(shè)提供動(dòng)力。

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作者簡(jiǎn)介：牟虹（1965-），女，四川雅安人，大專(zhuān)，四川省水利科學(xué)研究院，館員。研究方向：科技檔案管理。