信息時代如何做好檔案管理工作

摘 要：檔案管理是將文獻資料、數據信息、人事檔案等內容進行歸檔、整理和保存的過程，其管理手段和效率直接影響著管理的實效性，當前，隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，如何緊跟信息時代變化，更新管理理念、創(chuàng)新管理手段成為當前的首要任務，為此，本文通過對檔案管理現存問題的分析，剖析其未來發(fā)展路徑。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 現存問題 管理路徑

一、引言

檔案管理是一項復雜的管理工作，其內涵了文件資料、歷史文獻、數據資源等多項管理與服務內容，是企事業(yè)單位數據資源價值的核心所在，當前，隨著現代信息技術的發(fā)展與進步，電子文件、視聽資料、信息化資源等新型檔案管理內容不斷涌現，自動化、智能化管理手段更新發(fā)展，這給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，尤其是對機構龐大、下屬單位分散的企業(yè)，其檔案管理內容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問題更多，面對此種形勢，如何緊跟信息時代的步伐，緊抓機遇、攻克難關成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的關鍵所在，具體而言，其應該重塑檔案管理理念，加速信息化建設、提升管理人員素養(yǎng)、創(chuàng)新管理模式，以此抓住信息化時代的發(fā)展機遇，將檔案管理工作推向更高層級。

二、信息時代下傳統(tǒng)檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1.管理理念落后，尚未充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對文獻資料、數據資源及信息資源等多項內容進行收集、歸整、分類，從而為檔案內容的共享和查詢提供便利，這是檔案管理工作的根本價值體現，其內容作為企業(yè)數字資源價值的集成體，能夠為企業(yè)優(yōu)化發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)較為混亂，管理層對于檔案管理工作的重要性和實用價值認識不足，存在嚴重偏差，認為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設計，管理體制不健全、尚未形成系統(tǒng)的、規(guī)范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發(fā)揮，并成為阻礙企業(yè)發(fā)展的最大障礙。

2.信息化建設相對落后，嚴重制約了檔案管理手段的更新發(fā)展。檔案管理是一項復雜、系統(tǒng)的管理過程，其管理內容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統(tǒng)的檔案管理模式中多采用手工形式對文獻資料、數據信息等內容進行搜集、分類、整合、歸檔，對于勞動力的依賴性較高，管理及維護成本較高，這在很大程度上降低了管理的經濟效益，更影響了檔案內容精準、快速查詢，而且，紙質檔案內容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創(chuàng)新發(fā)展是當前的迫切之需，但是因為管理理念、資金、設備等條件的限制，檔案管理的信息化建設一直較為落后，尚未跟上信息技術發(fā)展的步伐，并成為影響管理創(chuàng)新的主要瓶頸。

3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。檔案管理是企業(yè)運行發(fā)展的關鍵支撐，其內容與企業(yè)的經營管理理念、經營策略、人事管理等存在較大關聯(lián)性，規(guī)范、系統(tǒng)的內容管理能夠為企業(yè)運營管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標準、統(tǒng)一的管理體制為基礎和前提，但是從目前檔案管理現狀來看，其尚處于一個無序管理狀態(tài)，管理制度建設的滯后性，使得檔案管理工作無章可循，管理秩序混亂、管理人員素質低下、管理方法不規(guī)范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個動態(tài)發(fā)展過程，其范圍和規(guī)模均在不斷擴展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒有系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度作為有效依據，使得檔案管理難上加難，無法實現規(guī)范化發(fā)展。

三、信息時代下檔案管理工作的新路徑

1.重塑管理理念，強化對檔案管理重要性的認知。檔案管理內容是企業(yè)信息資源的核心所在，其集成了企業(yè)運營發(fā)展的管理理念、行為規(guī)范、價值取向等內容，是企業(yè)提升管理效率，增強核心競爭力的關鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價值，使其成為企業(yè)管理工作的主要著力點，但是鑒于傳統(tǒng)管理理念的局限性，人們尚未認識到檔案管理的重要性和根本價值，致使管理效能低下，未發(fā)揮檔案管理的真正價值，而隨著信息技術的進步和發(fā)展，新型檔案管理內容和管理手段不斷涌現，這給傳統(tǒng)管理帶來了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創(chuàng)新發(fā)展的根源所在，為此，信息時代下，要實現檔案管理手段的創(chuàng)新、管理效率的提升，首要的任務就是重塑管理理念，深化思想認知，通過管理培訓、新理念引入等方式，突破傳統(tǒng)管理理念的束縛性，強化對管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認識上高度重視檔案管理工作，進一步增強管理、服務意識，從而緊跟信息時代發(fā)展變化，創(chuàng)新管理模式，并根據主體的不同需求，提供有針對性的、規(guī)范化的服務，真正發(fā)揮檔案管理工作的價值。

2.創(chuàng)新管理模式，推進檔案管理效能的提升。當前，信息時代下，檔案管理的內涵和外延都發(fā)生了根本性的變化，傳統(tǒng)的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經無法適應新時期的管理要求，而且國家“十二五”規(guī)劃早已經將管理模式的信息化發(fā)展作為工作的重點，在此政策引導下，未來檔案管理的主要著力點管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，首先，要加速推進檔案管理機制的完善發(fā)展，要制定一個系統(tǒng)性的管理制度，將檔案內容的收集、分類、整合及歸檔等都納入細節(jié)規(guī)劃，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度及流程，明確管理人員的職責分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規(guī)范化、統(tǒng)一化管理方向；其次，強化信息化建設，傳統(tǒng)檔案管理模式多采用紙質載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時，檔案內容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現代信息化手段，將其內容通過電子掃描、視頻拍攝、數字存儲等融入到信息化管理系統(tǒng)中，不僅能夠確保檔案原始數據文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內容的快速、精準查詢，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發(fā)揮的必要前提。

3.提升檔案安全管理意識，促進檔案管理安全機制的完善。檔案管理內容與企業(yè)運行機制、管理理念、商業(yè)機密等存在多種關聯(lián)性，為此，其管理的安全性對于企業(yè)的生存發(fā)展至關重要要，當前，隨著計算機及網絡信息技術的發(fā)展，其便捷性、共享性、即時性及高效性給檔案管理帶來了諸多便利，對于管理手段的創(chuàng)新發(fā)展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來了新的發(fā)展思路，但是也伴隨著一些負面效應，一些投機分子，借助檔案管理系統(tǒng)的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統(tǒng)防護，非法侵入系統(tǒng)進行破壞性操作或遠程操控，竊取檔案管理內容，這給企業(yè)造成了極大的威脅和損害，針對此種問題，管理人員要樹立網絡安全防范意識，強化檔案管理系統(tǒng)的操作技能，加強系統(tǒng)的防護功能，對重要數據內容進行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時，要加速推進安全管理機制的建設，強化安全管理教育，建立安全監(jiān)管部門，明確其監(jiān)管范圍和職責內容，并制定安全預警機制，在發(fā)現安全隱患時及時報警、采取防范措施，將安全風險控制在最小范圍內，從而為檔案管理工作營造健康可持續(xù)的發(fā)展環(huán)境。

四、結語

當前，現代信息技術已經滲透到社會生活的各個方面，而檔案管理作為企業(yè)運行發(fā)展的重要內容之一，自然也面臨著信息技術帶來的沖擊和機遇，而且我國“十二五”期間，已經將檔案管理的信息化發(fā)展列為主要工作內容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規(guī)范，并確保其安全性和有效性，需要結合其現存問題，利用信息技術創(chuàng)新管理手段、轉變管理觀念、完善管理機制，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的根本效用。

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