如何做一個合格的行政秘書

石鴻志

領導秘書一般指協助領導處理信息和綜合事務的專職秘書。中央“八項規定”出臺后，省部級以下領導干部不再配專職秘書，但是秘書工作還需要有人來做。廣義上講，各單位辦公室、綜合處室幫助處理日常事務的人員，都可稱為行政秘書。這項工作也大都由年輕人來承擔，使他們可以盡快進入角色、適應環境。所以年輕干部要珍惜這個崗位，抓住機會，不斷提高素質和能力，為個人成長和事業進步奠定堅實基礎。如何做一個合格的行政秘書，筆者個人的體會，需要在以下六個方面努力。

把寫好公文當作“敲門磚”。人們常常把寫公文標簽化，認為是筆桿子的事，其實能寫是對公務員的基本要求，寫得好是通向成功的捷徑。一要有自信。進入機關工作的人，通過“千里挑一”的公考選拔，都具備一定的理論基礎、文字功底和較強的綜合概括能力，缺的只是實際工作經驗，而這些都可以在行政秘書崗位上得到鍛煉提高，要有成為筆桿子的自信。二要低起點。寫東西不能一口吃個胖子，要從最基本的公文形式寫起，把請示、報告、通知等簡單公文寫好，逐步把握機關公文的基本要求和寫作規范，在領導的指導幫助下，逐步寫總結、匯報、講話等大一點兒的材料。寫的過程也是搜集材料、構思框架、整理思路的過程，這無形中為做好業務工作奠定了基礎。三要高目標。人們常說，不想當將軍的士兵不是好士兵。領導干部經過職場磨煉、實踐鍛煉，都是公文寫作的高手，級別越高掌握信息越多，視野越開闊，公文寫作水平也就越高。年輕干部要想盡快成長進步，必須從寫好公文做起，磨煉得越久，基礎越扎實，成長的空間越大，事業的大廈也會建得越高。

把練好口才當作“基本功”。秘書工作需要轉述領導指示、通知精神，需要溝通信息、協調事務等，好口才也是基本功，要真誠溝通、用心交流，做到表述準確、邏輯清晰。一要表述準確。文字信息傳遞的準確性強，也便于查詢。而語言在傳遞過程中會因雙方關注點不同，以及當時環境的影響，難免會有遺漏，或者選擇性回避，無意中會漏掉重要信息，不能完全領會傳達領導意圖。好記性不如爛筆頭。要養成拿筆記錄的習慣，隨時記下重要信息，梳理出要點，盡可能全面準確表述。遇到聽不清或者把握不準時，還要向領導核實，不能怕麻煩、有顧慮，確保準確領會、不出偏差。二要邏輯清晰。無論是向領導匯報工作，還是向同事傳達信息，一定要提前準備提綱，明確先后順序，做到邏輯清晰、傳達準確、信息完整。要注重語言藝術，有節奏，有頓挫，不能主次不分，自己講得很熱鬧，大家聽得一頭霧水。三要真誠溝通。不管是給領導匯報還是和同事溝通，盡量上門面對面進行，用心交流、真誠溝通，并通過豐富的肢體語言拉近雙方的距離，使溝通更順暢、交流更融洽。同時在面對面交流中也能鍛煉表達能力，增強心理素質，慢慢在討論交流時也敢于發言、不怯場。

把能受委屈當作“墊腳石”。秘書工作事務繁雜瑣碎，需要與各方面打交道，工作不可能完美無缺。人們常說，出錯的都是干活兒多的。秘書受領導批評自然是家常便飯，如果干得了工作受不得委屈，不能算是一個合格的行政秘書。一要能受氣。遇到領導發脾氣，不管原因是什么，都要認真聽、不反駁、不辯解、不頂撞，用誠懇的態度、積極的心態給領導消氣滅火，尤其不能強詞奪理、當眾頂撞。這不是說領導就應該不問青紅皂白地發脾氣，而是領導工作任務重、面臨壓力大，他也許知道責任不全在你，批評也是一種壓力釋放，秘書要能理解體諒領導的辛苦，這本身也是一種涵養。二要肯吃虧。機關沒有不加班的職員，把多做一件事情，看成多一次鍛煉的機會。有些臨時任務誰干都行，但總得有人干，你干了活兒，就替別人解了圍，人人心中有桿秤，長遠看沒有白受的苦。中央黨校有位領導講過，中青年干部不能助長“討巧”之風，這也是告訴人們不要怕吃苦，再聰明的人也要下笨功夫。三要愿奉獻。要樂于當“無名英雄”，甘于當配角，即使做了點兒工作，也不要過分宣揚，低頭做事、低調做人，只問耕耘、不求收獲，在名利面前保持一顆平常心。如果干一點兒工作就提要求、要待遇，干一點兒工作就唯恐領導看不見，這不但讓人懷疑你的工作動機，也會引起同事反感。

把提升品格當作“必修課”。每名領導性格特點不同、工作方式也有不同，一個合格的秘書能很快適應不同的領導，以實際行動博得領導和同事的信任，最終讓人都愿意把重要的事情交給你辦。一要靠得住。秘書是離領導最近的人，有機會接觸一些涉密文件，或者正在討論的議題、尚未公開的決策，如果有意無意泄露出去，就會將工作陷入被動之中，帶來消極影響。特別是現在即時媒體很發達，不經意透出的信息、傳送的圖片，會迅速通過微信、QQ等方式擴散，不利于工作的開展，輕則給予批評教育，重則就會觸犯法律，要受到法律的制裁。所以從事秘書工作要時刻繃緊這根弦，不在小事上犯錯，避免無意間犯錯，讓大家覺得靠得住。二要坐得住。守時是生活習慣，也是工作態度。凡是有領導出席的會議、參與的活動，要留出富余時間，寧肯提前半小時，絕不能遲到1分鐘，更不能以堵車、走錯道等理由解釋。即使在日常工作中，也要避免遲到、早退，讓大家隨時能找得到，感覺你能坐得住。三要不謀私。日常工作中會遇到很多需要協調解決的事情，要從大局出發，按先后、主次合理安排，不能存私心、做選擇，有利的先辦，有困難的后辦，不利的頂著不辦，甚至掩蓋事實，故意不向領導提供真實情況，這樣下去影響的不僅是工作，還有自己的前途。

把干好工作當作“總目標”。稱職的秘書不僅要出活兒快，還要做到“熱心辦、馬上辦、辦得好”。一要熱心辦。工作中有激情、有熱情，不挑三揀四，不管分內分外，積極辦理，如果一時不能辦，也要講明原因，求得對方的諒解。當然熱情不是沒有原則、不講規矩，尤其是其他領導或者同事需要幫忙時，盡量提前請示主管領導，切不可擅作主張外出幫忙，到頭來種了別人的地，荒了自己的田，出力不討好。二要馬上辦。馬上辦也是為了防止漏事、誤事，特別是多項工作同時部署時，要講效率、分主次，學會彈鋼琴，千萬不能亂了陣腳。要把所辦的事項進行分類，建立專門記事本，根據不同任務的時間要求作出安排部署，及時提醒相關領導，避免要結果時還沒有落實，給工作帶來被動。三要辦得好。秘書工作是工作能力的展示臺，也是缺點不足的曝光臺，要做到細致、精致、極致，切不可不拘小節，馬虎大意。細致就是確保少出錯。現在都是信息化辦公，最容易犯的是文字校對錯誤，越是任務急時越容易忙中出錯，有位領導總結的經驗是“稿子出手之前讀一遍”，這樣可能會耽誤幾分鐘，但是出錯的概率就小多了。精致就是要有精品意識。不出錯不一定保證能出彩，還要有精品意識，把每項工作像打造工藝品一樣精雕細刻，這就需要平時用心，不斷總結，日益完善，不斷提高。極致就是不斷追求高目標，追求極致是個不斷完善提高的過程。我剛參加工作時，領導手把手教我寫材料，當時辦公條件不好，我的任務是把領導手寫的稿子打印出來，再供領導修改。有一次趕寫一篇重要講話稿，領導帶著我足足忙了一個晚上，每一稿我都感覺已經很好了，但是領導還是不滿意，不斷修改完善，改動的部分越來越少，天也越來越亮，直到第二天開會前才完成，改過的稿子有七八遍之多，直到現在我還保留著改過的底稿，這種追求極致的精神一直是我學習的榜樣。

把增強素質當作“終身事”。行政秘書要提高自身的素質和能力，最終還得靠學習，要樹立終身學習的理念，勤于學習、善于思考、不斷總結，活到老、學到老。一要勤于學習。要向書本學習、向他人學習、向實踐學習，養成邊學、邊記、邊寫的習慣，記要點、寫心得、談體會，這樣既鞏固了所學知識，也提高了寫作能力。要注重建立資料庫，將業務工作、領導講話、政策法規等內容分類存檔，既便于自己學習，也便于給領導提供信息，當好領導的左右手、資料員。二要善于思考。“學而不思則罔”，思考是學習過程的延伸，要事事留心、勤于觀察、善于思考，分析領導意圖，研究辦事規律，把握工作重點，在比較中尋找差距、提高自己，在比較中發現規律、明確方向，時間長了工作會越來越順手。三要不斷總結。總結經驗才能推動工作，既要總結成績，也要梳理失誤，一件事辦得漂亮，既要看好在哪里，也要看還有什么提高空間；一項工作受到領導批評，要看錯在哪里，是原則性錯誤還是一時大意，下步怎么改，把總結和思考記下來，經常看看，時常反思，不斷超越自我，不斷提升綜合素質和能力。

（責編 / 劉博）endprint