辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用研究

楊世雄

【摘 要】21世紀是個網(wǎng)絡(luò)時代，計算機技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域被廣泛的應(yīng)用，特別是計算機的數(shù)據(jù)管理技術(shù)在辦公自動化當中的應(yīng)用更是重視，它具有很多優(yōu)勢，可以從多方面有效的提升管理人員的辦公效率。因此，計算機的數(shù)據(jù)管理技術(shù)得到了各行業(yè)的支持與重視。隨著社會的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之快速發(fā)展，特別是針對計算機的數(shù)據(jù)管理技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，發(fā)展更加的迅速。所以，本文就計算機軟件在辦公室的應(yīng)用進行簡單的分析，闡述了計算機辦公軟件為辦公室工作人員帶來的積極效應(yīng)。

【關(guān)鍵詞】辦公室；計算機；辦公軟件；應(yīng)用

引言

現(xiàn)如今，辦公室引入計算機辦公軟件促使辦公室成為了自動化和無紙化的辦公形式，有效的提升了辦公室工作人員的辦公效率，辦公自動化已經(jīng)成為了現(xiàn)今企業(yè)辦公的必然發(fā)展趨勢。所以，如何有效的提升辦公自動化管理技術(shù)，加強計算機軟件的開發(fā)與應(yīng)用成為了企業(yè)辦公面臨的首要問題。本文主要分析了辦公自動化與計算機軟件之間的關(guān)系，辦公自動化管理中應(yīng)用了諸多計算機軟件技術(shù)，有效的提升了企業(yè)辦公的質(zhì)量和辦公效率，計算機辦公軟件在辦公自動化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

一、計算機辦公軟件的簡要概述

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，各行業(yè)的辦公人員在辦公過程中使用計算機技術(shù)實現(xiàn)了辦公自動化，在一定程度上極大的提升了辦公人員的工作效率。計算機技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)、圖像、視頻、音頻等信息的數(shù)據(jù)資料進行有效的收集與儲存，使得信息資源的分配更加的科學化、合理化，致使辦公人員能夠更加輕松、更加容易的進行辦公，從而實現(xiàn)辦公自動化管理。辦公自動化管理模式是一種新興辦公模式，他有效的將計算機技術(shù)等先進的科學技術(shù)融合在辦公管理中，使得辦公成為了自動化管理模式，其具有非常大的優(yōu)勢。

二、辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用中優(yōu)劣勢的分析

（一）計算機辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢分析

1.跨地域應(yīng)用的優(yōu)勢。

在使用計算機辦公軟件中，我們可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的跨地域應(yīng)用，在數(shù)據(jù)資料的傳遞過程中，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以在極短的時間內(nèi)將所需資料傳出或接入，極大程度上縮短了資料傳遞所需的時間，非常適合現(xiàn)今這個節(jié)奏感超快的社會。

2.提升了資料收集與整理的準確性。

辦公人員經(jīng)常需要對辦公資料與數(shù)據(jù)進行歸納和整理，此過程非常的繁瑣，極易出現(xiàn)問題。在使用計算機辦公軟件后，對數(shù)據(jù)資料的整理變得非常輕松，而且準確性變得非常高，極大地提升了辦公人員的工作效率。

3.有效的提高了數(shù)據(jù)資料管理的安全系數(shù)。

計算機辦公軟件的應(yīng)用有效的提升了數(shù)據(jù)資料管理的安全性，對于一些重要的文件信息，辦公人員可以將其和其他辦公數(shù)據(jù)進行有效的區(qū)分，可以按照數(shù)據(jù)的重要程度設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，可以對辦公數(shù)據(jù)資料進行實時的監(jiān)控，從而極大的提升了數(shù)據(jù)資料的安全系數(shù)。

（二）計算機辦公軟件應(yīng)用的劣勢分析

雖然計算機辦公軟件在辦公中的應(yīng)用有著諸多的優(yōu)勢，但同樣也存在著一定的劣勢。

計算機辦公軟件擁有一套固定的使用流程和模塊，具有一定的統(tǒng)一性，一方面方便了對信息的交流和儲存，但另一方面卻限制了工作人員對軟件個性化的需求。比如計算機辦公軟件語言多以英文為主，這在很大程度上加大了不會英語的人群使用軟件的難度。

在運用計算機辦公軟件進行資料的編輯與整理時，如果計算機設(shè)備出現(xiàn)問題或者計算機軟件的運行出現(xiàn)問題，可能會導致數(shù)據(jù)的丟失或出錯。

如果計算機網(wǎng)絡(luò)中了木馬或者病毒，可能會導致信息的泄露或被他人盜取，如果丟失了重要信息，比如國家的機密信息或企業(yè)的機密文件被他人盜取，會為國家的安全帶來巨大的威脅，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。所以，一定要加強網(wǎng)盾的使用，充分的發(fā)揮網(wǎng)盾的作用，要不定期檢查計算機網(wǎng)絡(luò)的安全狀況和運行狀況，實時對計算機進行查毒、殺毒，以保證計算機網(wǎng)絡(luò)的安全。

三、辦公室計算機辦公軟件的實際應(yīng)用分析

1.計算機辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用。

計算機辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用直接改變了傳統(tǒng)的教課模式，教師可以有效的利用計算機辦公軟件如PPT等進行備課，這些計算機辦公軟件能夠?qū)⒁磉_的信息直觀的呈現(xiàn)在學生面前，讓學生更加容易理解教學內(nèi)容，從而有效的提升教學質(zhì)量。而且教師可以要求學生使用如word等軟件進行學科總結(jié)，這樣可以使教學更加的生動，更加的多樣化。

2.計算機辦公軟件在政府部門中的應(yīng)用。

政府部門工作中引入計算機辦公軟件能夠起到良好的輔助效果，可以通過計算機軟件制作對外公開的網(wǎng)站，用來傳達相關(guān)信息，這樣公民可以隨時的從政府網(wǎng)站獲取所需的相關(guān)信息，從而提升政府的日常工作質(zhì)量。而且政府部門可以使用相應(yīng)的辦公軟件與公民進行良好的溝通，用以解決公民的疑問乃至問題，從而更好的提升政府部門的服務(wù)質(zhì)量。

3.計算機辦公軟件在商務(wù)辦公中的應(yīng)用。

對于商務(wù)領(lǐng)域來說，計算機辦公軟件所體現(xiàn)出來的功能更為顯著，商業(yè)的核心是錢，精準的說是時間與效率，與商業(yè)而言，時間與效率就等同于金錢，對于一些事件或情況需要第一時間做出反應(yīng)，抓住瞬來即失的機遇，計算機辦公軟件可以在最短的時間內(nèi)做出有效的處理。而且辦公軟件還可以為商務(wù)辦公中各種事務(wù)的處理帶來良好的輔助效果，利用相關(guān)辦公軟件對一些產(chǎn)品的信息進行有效的加工處理，這樣可以使得產(chǎn)品更加的有吸引力。而且現(xiàn)在商家與客戶在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行交易更加的方便了商家的銷售，商家與客戶可以通過相應(yīng)的軟件在網(wǎng)上直接進行有效的溝通，這樣更加的促進了商業(yè)的發(fā)展，也使得商業(yè)模式簡單。

四、計算機辦公軟件的應(yīng)用發(fā)展前瞻

1.推動我國辦公軟件的自主發(fā)展。

從當前我國辦公室所使用的最為常見的一些辦公軟件來看，大部分軟件都不是我國自主開發(fā)的，那些使用頻率最高，效用最為明顯的軟件通常都是國外的。此問題需要引起我們重點關(guān)注，很多國外引進的軟件和我國的一些辦公室的實際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便，加大我國辦公軟件的自主開發(fā)力度非常有必要。

2.加強軟件開發(fā)人才培養(yǎng)。

很有必要加強我國軟件開發(fā)的人才培養(yǎng)，要讓這個領(lǐng)域的人才隊伍建設(shè)更加充實，能夠培養(yǎng)出更多這個領(lǐng)域的專業(yè)人才。一方面，高校應(yīng)當在這個專業(yè)的人才培養(yǎng)上進行加強，另一方面，很有必要給這些人才提供更多實踐的機會和平臺，這是讓他們在這個領(lǐng)域有更深的鉆研，并且更加了解我國辦公室的真實需求的方法，這對于提升軟件開發(fā)的質(zhì)量很有幫助。

五、結(jié)語

計算機辦公軟件有效的促進了我國經(jīng)濟的發(fā)展，提高了各行各業(yè)的工作效率，因此，各行業(yè)對計算機軟件的應(yīng)用非常的重視。我國應(yīng)大力發(fā)展計算機軟件的自主研發(fā)，從而更加方便各類辦公的需求，讓辦公軟件的功能更加充分的發(fā)揮，有效的促進我國各行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

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