事半功倍 用Excel制作文件目錄表

平淡

大家知道，如果一個目錄保存的文件多了以后，對于文件的查找和管理就變得比較麻煩。比如筆者的文檔都是按照年份（主目錄）、月份保存（每個月一個子目錄），存儲的文件多了以后，很多時候要查找其中一份文件就比較不便。如自己依稀記得某篇文檔是2017年寫的，為了找到具體文件就不得不打開2017年1月～3月目錄，然后在其中依次查找。其實對于類似的查找，可以借助Excel進行管理，這樣借助Excel制作文件目錄表，我們在一個文件里就可以方便找到了。

首先打開保存文件的目錄，假設為“N：＼2017”，啟動命令提示符后依次輸入下列的命令（圖1）：

Cd N：＼2017＼201701

N：

DIR*.*/B>目錄.TXT

這樣在N：＼2017＼201701下會生成一個名為“目錄.t×t”文件，打開后刪除其中的“目錄.t×t”，剩余內容正是上述目錄里的文件名稱（圖2）。

操作同上，繼續生成201702、201703目錄下的文件下的目錄文件，打開Excel，依次將上述獲得的目錄文件內容粘貼到A列（每月文件用空行隔開）（圖3）。

這樣我們就將3個子目錄的文件列表全部整合在一個文檔中，接下來為目錄文件添加超鏈接即可。選中B2，輸入公式“=HYPERLlNK（″I：＼090527＼″& A1，A1），為B2添加超鏈接，鏈接地址是指向A2文件的實際地址，在B2將公式填充到B7，這樣B2→B7就對應A2→A7的文件位置。操作同上，從B9開始插入公式“=HYPERLINK（″n：＼2017＼201702＼″&A9，A9）”，C19插入公式“=HYPERLINK（″n：＼2017＼201703＼″&A1 9，A19）”，完成所有文件的超鏈接插入（圖4）。

這樣以后我們只要在這個文件中點擊相應的鏈接就可以直接打開對應的文件了，是不是方便多了（圖5）？

當然如果需要管理的文件很多，還可以在Excel中按下Ctrl+F，然后輸入文件名稱關鍵字進行查找，可以快速找到所需的文件。當然在Excel文檔中的搜索速度要比系統搜索快得多（圖6）。

如果是對圖片文件的管理，我們還可通過建立批注預覽超鏈接圖片，這樣在Excel中就可以非常方便地實現對圖片的預覽和查找。操作同上，先獲得圖片文件目錄并在Excel中建立超鏈接（圖7）。

由于在Excel中插入批注，當批注被填充為圖片后鼠標懸停即可顯示預覽圖。因此接下來只要將批注填充到A列中對應的單元格，并將填充圖片對應為A列顯示圖片即可。批注批量添加可以通過宏來完成。

按下Alt+F11打開VB編輯窗口，點擊“插入一模塊”，然后在代碼框里輸入下列的代碼（圖8）：

Sub AddABunch（）

For Each cell In Selection

Pics=″I：＼090527＼″&cell.Value&″.jpg″

With cell.AddComment

If Dir（Pics）=″″Then

Else

.Shape.Fill.UserPicture PictureFile：=Pics

.Shape.Height=300

.Shape.Width=200

End If

End With

Next cell

End Sub

返回Excel文本窗口，選中A列需要插入批注的單元格，點擊“視圖→宏→查看宏”，在打開的窗口中選擇“Sheet1.AddABunch”宏，點擊“執行”（圖9）。

這樣A列所有單元格會插入圖片批注宏，當鼠標停留在A列對應單元格的時候就會顯示預覽圖片，這個圖片來自獲取目錄里對應的圖片。如果預覽滿意后要打開相應的圖片，直接點擊相應的超鏈接即可。這樣即使有很多圖片，我們也可以在一個工作表中進行管理（圖10）。

小提示

左側代碼的意思是在需要插入批注的單元格，通過引用單元格名稱的圖片來作為批注。因此插入批注單元格名稱一定要和指定圖片目錄里的圖片文件一致。上述A列使用dir命令獲取文件列表，Pics=″I：＼090527＼″是獲取圖片目錄，預覽圖片大小是300×200。