試論檔案工作者應具有的能力和素質

摘 要 檔案工作質量的高低直接取決于檔案工作人員的能力大小和素質高低。新形勢下檔案管理人員應當具備敏感的信息意識、熟練的現代化管理、有效溝通協調和科學縝密的綜合分析等各項能力，檔案管理人員還應當應具備嚴肅的思想政治覺悟、與時俱進的工作水平和嚴謹高尚的職業道德等基本素質。關鍵詞 檔案工作 能力 素質中圖分類號：G271.6

文獻標識碼：A

社會的發展給檔案工作和檔案工作者提出了新的更高的要求，而檔案工作質量的高低直接取決于檔案工作人員的能力大小和素質高低。

檔案人員的能力是指一個人從事檔案工作所必需的，直接影響活動效率并使其順利完成的個性特征，素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的思想政治素質、創新素質、專業知識素質、道德素質、主動服務素質及網絡素質等。一、檔案管理人員應具備的基本能力

1.敏感的信息意識能力。信息時代信息無處不在。誰獲得信息誰就贏得先機和勝利。檔案信息以它獨有的最直接、最真實、最原始的特點區別于其他信息。因此，檔案管理人員要有敏銳的信息意識，能夠廣泛收集信息，對信息進行轉化加工，準確提供，快速傳遞和充分利用。信息意識要求首先對信息要有很強的敏感力，善于將信息現象與實際工作迅速聯系起來，善于從信息中找到解決問題的關鍵。其次，對信息有很強的觀察力并且成為一種習慣，不受時間空間的限制。最后，對信息價值有很強的判斷力。信息不在于誰先發現，而在于誰能對信息價值的發現和分析加工的能力強。

2、熟練的現代化管理能力。由于現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作。檔案工作人員要具有掌握現代化辦公設備的能力，能夠熟練使用計算機、打印機、傳真機等設備，掌握錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現代化手段。特別是運用計算機完成檔案的全面存貯，自動索引，圖形處理，字跡恢復，老檔案的保護，自動借閱等等，從而實現對檔案信息的現代化存貯、檢索、提取和交流。

3.有效地溝通協調能力。這一點在檔案工作者中，特別是專職檔案工作者中差距較大一些。由于長期以來受封閉半封閉工作方式的影響，檔案工作者甘當無名英雄，而不善于同各方面進行溝通和協調。其實檔案工作與其他各項工作一樣，在設備、經費、人員等方面必須取得領導和各部門的支持與協作。因此，第一，要加強與領導和部門及其他各部門的聯系，爭取他們對檔案工作的支持，將檔案工作納入領導的議事日程，并提供必要的人、財、物的保障。第二，要協調好本部門各科室之間的聯系，保證文件及時歸檔移交。第三，要協調好與檔案行政部門和檔案工作的聯系，按時按要求移交檔案，實現檔案信息資源共享。第四，要協調好與利用者的關系，向利用者提供優質服務。

4.科學縝密的綜合分析能力。所謂綜合分析能力，就是透過事物的現象看本質，在大量的個別的事物中找到它們的聯系（規律）的能力。在當今的信息時代，就是對信息的處理能力，也就是理解能力、思維能力和組織能力。這就要求檔案工作人員:第一，要有較強的閱讀概括能力和分析加工能力。第二，要在實踐中注意探索和總結工作經驗，以及檔案工作的特點和規律，研究出現的新情況、新經驗、新問題。第三，要注重政治經濟形勢的學習和分析，找準檔案工作與社會熱點問題的切入點，使檔案工作更好地為本機關業務工作，為社會和百姓生活服務。二、檔案管理人員應具備的基本素質

1、嚴肅的思想政治覺悟。檔案工作者的政治素質。通過認真學習貫徹科學發展觀，教育和引導檔案人員樹立正確的理想和堅定的信念;在檔案工作中自覺貫徹執行黨的路線、方針、政策。使廣大檔案工作者具有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律，以及愛崗敬業、淡泊名利、甘于清貧、樂于奉獻的精神，要熱愛檔案事業，樹立全心全意為人民服務的思想，不記名利、不患得失、為檔案事業奮斗終身，才能真正履行好檔案工作的重要職責。

2、與時俱進的業務素養。在社會主義市場經濟條件下，檔案工作面臨許多新情況、新問題，所有這些都要求廣大檔案工作者要加強學習，不斷提高檔案工作業務能力。不斷提高業務水平，為做好檔案工作打下堅實基礎; 檔案管理人員必須具有合理的知識結構和堅實的檔案業務理論實踐功底，在學術上博采眾長，不斷優化知識結構。同時，要掌握一定的法律知識，做到依法開展檔案工作。當前，面對知識經濟的挑戰，網絡信息時代的沖擊，作為信息載體的檔案也出現了許許多多新情況，比如新型載體（磁帶光盤）的檔案必然要有全新的管理方式。所以，檔案管理人員除了具有扎實的專業知識，還要具備適應新情況的業務管理能力，熟悉檔案業務工作的各個環節步驟及檔案工作的特點與規律，善于處理各類檔案業務，努力成為一名掌握科學先進的工作方法、多面手的管理人才。

3、嚴謹高尚的職業道德。檔案管理工作是一項默默無聞的細致工作，檔案管理人員必須具備高尚的職業道德素養。在職業意識上，要熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心，樂于在平凡的工作崗位上默默無聞、兢兢業業，不計名利，甘做鋪路石，堅決抵御各種不良誘惑；在工作作風上，要實事求是，做到“三勤一細”，即眼勤、手勤、腦勤、心細。以嚴謹扎實的作風、廉潔自律的行為，搞好檔案管理工作；在提供利用上，要注意工作態度，做到積極主動，想利用者之所想，急利用者之所急，要以耐心、誠懇、熱情的態度，文明禮貌的言談舉止，百問不厭、百拿不煩，為培養人才、搞好管理、促進科研和教學提供基礎又必要的服務。

總之，對檔案工作者的能力和素質要求是多方面和多層次的，檔案管理工作涉及內容浩瀚，要適應這種要求，除了要具有很強烈的事業心和正確的思想意識外，需要不斷地努力學習，用多方面的知識武裝自己，提高自身的綜合能力使自己成為綜合素質較高的“復合型”人才，從而適應新形勢下現代檔案工作的各項要求。□