知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理存在的問題與策略

馬銳

經(jīng)濟(jì)全球化環(huán)境下，我國的科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案管理工作迎來了嶄新的發(fā)展機(jī)遇，但也同樣面臨著挑戰(zhàn)與危機(jī)。知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理工作更加復(fù)雜化，高校檔案工作受到社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，知識經(jīng)濟(jì)時代下要求高校檔案管理需要進(jìn)行知識管理，但是如何解決高校檔案管理存在的問題，在知識經(jīng)濟(jì)時代下充分發(fā)揮檔案管理對高校發(fā)展積極作用，是教育工作者和檔案管理者普遍面臨的問題，因此，筆者就高校檔案管理相關(guān)工作難點進(jìn)行研究與探討。

1 高校檔案管理的概述

檔案是歷史進(jìn)行社會活動的產(chǎn)物，檔案保存的形式多種多樣，記載方式也形式各異。高校檔案管理是高校教育工作的一項重要內(nèi)容，承載著優(yōu)良的校史文化，對高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，高校檔案管理的主要內(nèi)容包括收集、整理、研究、編輯、保管和服等內(nèi)容，知識經(jīng)濟(jì)時代下高校檔案管理工作側(cè)重收集、研究、利用三個方面，緊跟時代發(fā)展變化。高校檔案管理主要是對校園歷史事件、人物、文化、思想進(jìn)行檔案管理，其中的資源信息為高校發(fā)展實踐工作提供指導(dǎo)，與高校發(fā)展建設(shè)密不可分，尤其是在知識經(jīng)濟(jì)時代下，兩者相互影響，相互促進(jìn)。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 依然延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理方式

高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，管理工作的局限性越來越大，管理方式仍然以紙質(zhì)記載為主，無法適應(yīng)信息時代下科學(xué)的管理技術(shù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要大量的相關(guān)人員參與收集、整體、編輯、研究的管理工作中，造成了嚴(yán)重的人力、物力、財力的浪費(fèi)，而且占用教育工作者的大量時間，高校教育系統(tǒng)十分龐大，檔案資料信息來源范圍大，傳統(tǒng)的管理方式以及無法適應(yīng)這一龐大的教育系統(tǒng)。在檔案后期的利用階段，使用人員往往都是到檔案室進(jìn)行借閱，檔案資料繁多，用戶會浪費(fèi)大量時間去尋找，無法及時地滿足學(xué)生和教育工作者的需求，不僅浪費(fèi)時間，而且極易打消他們學(xué)習(xí)的積極性。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主，在保存這些檔案時占據(jù)檔案室大量空間，運(yùn)送、排序、陳列等過程十分繁瑣，造成了嚴(yán)重資源負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的有效進(jìn)行，紙質(zhì)檔案十分不利于保存，無法抗拒外界的影響因素，遇到如水患、火災(zāi)、偷盜時極易造成檔案的損失。

2.2 管理意識薄弱，開發(fā)利用工作落后

高校檔案作為高校教育工作的重要組成部分，關(guān)系學(xué)校教學(xué)、科研、黨政的建設(shè)工作，這就要求檔案管理人員高度重視檔案管理工作。在高校檔案管理工作中，普遍存在管理人員意識淡薄的現(xiàn)象，工作人員對資料信息系統(tǒng)歸納意識薄弱，極易造成檔案材料缺失、信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計失準(zhǔn)。與此同時，高校上層領(lǐng)導(dǎo)忽略檔案管理的重要性，致使檔案管理工作人員人數(shù)較少，管理工作人員懈怠，檔案管理創(chuàng)新性不強(qiáng)，無法跟隨時代發(fā)展變化，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校的發(fā)展。高校檔案管理開發(fā)利用較其他教育基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相比也十分落后，甚至有的高校檔案管理工作一直處在“休眠”狀態(tài)，很少對外開放，對檔案重要性的教育工作不足，無法提高高校老師、學(xué)生、其他人員的認(rèn)識，根本沒有發(fā)揮檔案參考價值和育人價值，檔案開放利用十分落后。

2.3 管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和穩(wěn)定性

高校檔案管理是一項科學(xué)、系統(tǒng)、專業(yè)的工作，需要大量檔案管理專業(yè)人才。但是，目前高校對檔案管理工作重視不足，無法將檔案管理工作提到工作章程上來，致使大多數(shù)高校檔案管理工作缺乏專業(yè)管理人才，而且現(xiàn)有的管理工作人員文化素養(yǎng)、道德思想、專業(yè)水平存在問題，無法將檔案進(jìn)行合理地分類，忽略校史資源信息的多樣性，導(dǎo)致檔案缺乏完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，因此檔案管理工作無法有效進(jìn)行。高校檔案管理人員嚴(yán)重缺乏穩(wěn)定性，人員流動性大，高校往往都是臨時選用管理人員，檔案管理人員構(gòu)成比較復(fù)雜，而且在其他教育基礎(chǔ)業(yè)務(wù)增加時，會抽調(diào)檔案管理人員，部分高校甚至存在只由輔導(dǎo)員兼任，輔導(dǎo)員管理學(xué)生學(xué)習(xí)、生活工作繁重，無法顧及檔案管理工作，而且相應(yīng)的檔案管理專業(yè)技能不足，嚴(yán)重影響高校檔案管理工作的開展。

2.4 檔案管理軟硬件條件不足

近幾年，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)雖然被應(yīng)用到各項教學(xué)管理工作中，但是高校檔案管理卻嚴(yán)重缺乏專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)重阻礙知識經(jīng)濟(jì)時代下高校檔案管理工作的信息化發(fā)展。高校檔案管理所應(yīng)用到的信息技術(shù)無法跟隨現(xiàn)代高新技術(shù)的更新發(fā)展，依然存在很大落差，檔案管理的計算機(jī)軟件落后與硬件設(shè)備，這些硬件設(shè)備雖然應(yīng)用到檔案管理工作中，但是大部分檔案管理工作者缺乏使用技能，極易造成檔案資源信息的浪費(fèi)。

3 強(qiáng)化高校檔案管理的策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，有效利用知識管理

知識經(jīng)濟(jì)時代要求高校檔案管理工作必須探索新型的管理模式，高校立足于檔案管理工作的實際情況，展望時代發(fā)展變化的形式，分析新時代下檔案管理工作將要面對的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并與社會發(fā)展相接軌，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，強(qiáng)化檔案管理工作，以促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的有效發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理將重點單一放在對“物”的管理上，而忽略對“人”的管理重要性，轉(zhuǎn)變這種管理模式，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性和敬業(yè)精神。與此同時，高校檔案管理工作要緊隨信息時代的發(fā)展趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，但不要忽略紙質(zhì)檔案的重要性，紙質(zhì)檔案的一些優(yōu)點是無法替代的，對于校史上的一些實物和真人真事要有效利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享和利用，不僅促進(jìn)校園教育事業(yè)發(fā)展，而且強(qiáng)化了校園的外部影響力。

3.2 構(gòu)建專業(yè)檔案管理團(tuán)隊

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，我國全面進(jìn)入信息化時代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，高校檔案管理人員應(yīng)不斷提高管理的專業(yè)水平、文化修養(yǎng)、信息服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平等，有效利用信息知識管理，將信息技術(shù)在高校檔案管理工作中，以提高高校檔案管理人員和教職人員的工作效率，減少人力、物力、財力的浪費(fèi)。高校定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，以提高工作人員的道德修養(yǎng)為首要任務(wù)，在進(jìn)行管理工作人員的管理與服務(wù)能力的培養(yǎng)，確保檔案管理人員“以德為本”開展檔案管理工作，高校在對檔案管理人員前期選用階段，對即將任職檔案管理工作人員嚴(yán)格把關(guān)，缺乏相關(guān)人員持證上崗，高校切勿隨意選調(diào)檔案管理人員，強(qiáng)化專業(yè)檔案管理團(tuán)隊建設(shè)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理意識，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)

高校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要高度重視檔案管理工作，增強(qiáng)適應(yīng)時代發(fā)展的意識。高校可以建立相應(yīng)檔案管理獎勵制度，對于工作效率和工作質(zhì)量較高的管理者，給予精神、物質(zhì)方面的獎勵，調(diào)動所有檔案管理人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，以提高檔案管理的意識，有效地將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量[6]。此外，高校檔案管理人員應(yīng)該注重創(chuàng)新，加強(qiáng)對檔案管理的開放，使教學(xué)檔案更加真實、可靠，這能夠為創(chuàng)新提供源泉與基礎(chǔ)，作為檔案管理者來說，應(yīng)該注重對當(dāng)前教學(xué)科研工作的關(guān)注，挖掘有價值的資料內(nèi)容，對具有重要保存價值的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理管理，從而有助于知識時代下高校檔案管理工作的發(fā)展。與此同時，高校需要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，加快知識經(jīng)濟(jì)時代下檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，使用電子文件存儲檔案資源信息，建立檔案網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫，以促進(jìn)知識經(jīng)濟(jì)時代下高校檔案管理工作效率和質(zhì)量。

總而言之，高校檔案管理具有重要意義。知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理遇到新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校教育工作者要提高對檔案管理工作的重視，結(jié)合學(xué)校檔案管理的實際現(xiàn)狀，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，探索促進(jìn)檔案管理工作的有效策略，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷提高管理工作人員的技能和修養(yǎng)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，確保知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理工作有效進(jìn)行，為高校自身的教育事業(yè)良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者單位：

信陽師范學(xué)院