論EPC模式下核電站運營方對工程文件電子文件接收過程中的前端控制思想

馬哲文

【摘 要】電子文件的前端控制，是實現電子文件全程管理的重要保障，在電子文件管理中至關重要。論文以核電工程為例，闡述了核電工程項目中運營方在接收工程方移交的工程電子文件過程中，通過對系統流程的建立，工程文件電子文件接收來源及其模式的控制等多個維度，對核電站工程文件電子文件接收過程的經驗進行了總結，提出了目前電子文件接收過程中的問題及應對策略。

【Abstract】The front control of the electronic documents is an important guarantee for the management of the whole process of electronic documents， especially in the electronic document management. Taking the nuclear power project as an example， paper expounds the establishment of system process， the receive source of engineering documents and electronic documents and the mode control in the process of receiving the engineering documents and electronic documents for nuclear power plant operator， summarizes the experiments in the process of receiving engineering documents and electronic documents， and puts forward problems in this process and the countermeasures.

【關鍵詞】核電站；工程文件；電子文件

【Keywords】 nuclear power plant； engineering documents； electronic documents

【中圖分類號】F426 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）04-0099-04

1 引言

核電工程建設大多采用EPC模式，EPC模式是指由業主或運營方負責核電站移交接產后的運營管理，由工程方受業主委托，按照合同約定對工程建設的設計、采購、施工等實行管理。為了確保移交接產后的順利進行，運營方接收工程方電子文件是根據工程建設的不同階段以及工程文件演變的不同階段實時接收、控制的，以滿足不同階段運營方生產人員的不同需求。由于電子文件具有虛擬實在性、集散性和非線性特征，所以必須實行前端控制的原則，以保證電子文件的真實性、完整性和可讀性。

所謂前端控制，按照國際檔案理事會電子文件委員會的觀點，就是在文件形成前采取行動，將干預的時機確定在電子文件生成和管理系統的設計階段，把檔案管理的要求和手段向前延伸到電子文件管理之中。前端控制是實現電子文件全程管理的重要保障，是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。由于電子文件具有易流失、易更改特性，因此針對電子文件“稍縱即逝”的特點，防止失誤、控制差錯的最佳時機應放在電子文件形成、產生過程。

核電工程項目中運營方文檔部門人員正是運用了前端控制思想，在工程文件電子文件接收中“提前介入”，對電子文件的產生、接收、鑒定與移交歸檔進行規范化、標準化、系統化和流程化管理，以確保接收的電子文件的完整性、系統性和準確性。

2 實行規范化、標準化管理模式

電子文件的控制，離不開文檔的規范化、標準化管理。規范化管理是指在文檔一體化管理流程中，對各項管理活動都必須有規范的管理標準，對每一任務都必須有明確的定義、標準的格式和詳細的要求；標準化管理是指將所有的規范化管理要求編寫為各類管理程序，工作中嚴格按照程序開展工作[1]。

核電工程項目中電子文件數量巨大，來源于上游的多個承包商，因而制定統一的程序加以規范各承包商編制的文件尤其重要。運營方文檔部門與工程方文檔部門編制了大量標準化程序對工程文件電子文件進行規范化管理，使得這些數量龐大的文件從其產生開始就具有統一的文件編碼，統一的文件格式，嚴格的升版制度和規范的文件狀態控制措施。采用這些標準化、程序化管理手段，使工程文件電子文件接收無論是收集的完整性、系統性和內容的準確性方面都達到了較高的程度，實現了前端控制的目的[2]。編制的程序及細則如下：

①文件產生；

②文件檔案編碼、分類規則；

③文件格式及編寫要求；

④工程文件電子文件接收、檢查規范；

⑤文件的變更、修改或取消規定；

⑥文件材料歸檔范圍和要求；

⑦生產準備期間文件控制；

⑧生產準備文檔管理；

⑨工程項目檔案接收與管理；

⑩生產準備工作大綱；

11文件材料標準分發清單；

12文件歸檔、統計、鑒定與銷毀；

13文檔的保存、利用與服務。

具體控制手段如下：

①建立了統一的文件編碼規則，每一份工程文件都必須編制具有唯一性的19位文件編碼，其規則必須符合程序的要求。

②建立了統一的文件格式。

所有工程文件都必須使用規范的格式，包括規范的封面格式、規范的內容要求和統一的文件編碼，任何不規范的文件不得生效使用。其中封面格式中包含標題、文件編碼、版本、狀態、修改原因等信息。這些信息都在封面格式中顯示，方便了文件利用者和文檔人員第一時間獲取關鍵信息。

③建立了嚴格的升版制度。

在工程文件產生時，采用文件版本來對文件的時效性進行控制，文件版本是文件升版的標識，文件的修改升版必須通過版本號作出區分，并經相關授權人審批、生效。現場工作必須使用最新版本的文件。對于設計文件，規定每份文件的初版為A版，如有原因需要升版，則升為B版，以此類推；對于施工文件，初版為A版，如升版后則文件為A0版，以此類推。

④建立了規范的文件狀態管理措施。

采用文件狀態來對工程文件的功效性進行控制，同一編碼的文件從編制到各個階段的使用，可以有不同的狀態變化，如試用、執行、竣工等文件狀態等。采用文件狀態與文件版本一起使用，可清楚地反映文件各個階段的情況和當前所處狀態。

⑤建立了統一的電子文件接收、檢查規范。

規定了統一的電子文件格式要求，統一的命名規則和嚴格的質量標準，這樣無論哪個承包商產生的工程電子文件，產生后的格式、命名規則都是一致的，質量是可控的。

⑥建立了高效的文件利用服務方式。

提供利用服務是保管電子文件的終極目標。電子文件以其積極、動態的方式改變著人們長期以來傳統的利用方式，在給利用者帶來前所未有的便利時也給其安全帶來了威脅。因此，為了確保電子文件的長期可存取性和可利用性，在確保電子文件利用時的安全與便利性時，必須對某些控制要素進行分類設定和控制，如不同的保護級別、載體形式等，以便提供不同種類的服務模式。核電工程項目中運營方文檔部門在對工程電子文件提供利用服務時，嚴格對電子文件采取加密、授權、操作監控等不同控制手段，并結合水印技術，進行不同的安全控制，較好地起到知識產權保護的作用。我們根據用戶的需求、文件的保密級別，用戶的授權等級提供不同形式的電子文件的服務，對于一般查詢的授權用戶，我們提供電子文件利用平臺的在線查詢服務，對于文件修改部門，我們提供電子文件離線下載服務。

這些程序和細則的編制，從源頭確保工程文件的電子文件從產生、接收、分發到移交、歸檔、利用各個環節都有據可依，有章可循，確保了工程文件電子文件的接收實行一體化的管理流程。

3 實行電子文件有效性、完整性控制

3.1 電子文件有效性控制

前端控制戰略的實質是通過文件生成過程采取非線性控制，使得電子文件一經生成便納入檔案管理范疇，納入一體化管理模式，防范因疏于管理或管理不當導致的文件的失真、失密、分散和流失等風險，因此必須完善文件管理系統的功能，保證機構記錄活動的真實性、完整性。實際工作中，并不是所有的電子文件都在文件生成系統內產生，因此我們必須根據他們的來源制定控制策略[3]。

核電工程項目中工程方文檔部門接收的工程文件電子文件的來源主要為：①工程公司從供貨商或設計院通過正式通信渠道獲取的已經審查的紙質文件、經工程方文檔部門自行掃描上載到工程文檔系統的電子文件；②供貨商或設計院在提交紙質文件時同時提交的一套已有授權人簽名的電子文件。

控制策略：為確保接收的電子文件的有效性，運營方文檔部門僅接收來源于工程公司文檔部門提供的工程電子文件，并依據工程文件演變的不同階段，對工程文件電子文件的接收分為兩種方式控制與管理：工程參考文件電子文件的接收控制和工程母本文件電子文件的接收控制。

①工程參考文件電子文件的接收控制。

對生產準備各部門確定的需求范圍內的文件，在尚未進行正式的母本審查與最終移交前，為了配合生產準備各專業程序編寫需參考相關的工程上游文件的要求，由運營方文檔部門實時同步接收各專業所需工程上游文件的過程版本，這些工程上游文件的過程版文件統稱為參考文件。對此類文件的電子文件，我們采用對關鍵元數據實時同步接收方式，對其過程版本實行電子文件共享的方式管理。其中，工程文件（含過程版本）總數約幾十萬份，有效文件約十多萬份。

②工程母本電子文件的接收控制。

對工程上游設計、供貨商提供的系統設計，設備制造最終版文件，在經過運營方技術接口部門審查認可后，由工程方文檔向運營方文檔部門正式移交的工程技術文件，我們稱之為母本文件。母本文件主要包括系統設計手冊（SDM）母本和EOMM（設備運行維修手冊）母本。對此類母本文件的電子文件接收，依據母本電子文件檢查、接收規范進行檢查、存儲和上載。

這些電子文件的元數據由于通過工程方、運營方文檔系統的數據交互實時獲取，而電子文件通過共享方式接收，且其技術內容通過了技術部門的審查，因而從源頭保證了其電子文件的有效性。

3.2 電子文件完整性控制

電子文件的完整性包括兩個方面：

一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。

完整性是電子文件價值的重要保障，因此，維護電子文件的完整性是文檔人員的重要職責。

為了確保接收的電子文件的完整性，我們首先編制了SDM審查、EOMM審查、接收技術規范，明確以下兩點：

①對于SDM手冊，要求：第一章文件清單應為編制單位編制的該SDM的完整清單，即，各章節所列附件清單應匯總至SDM第一章的總清單中，在審查承包商提交的文件是否完整時，應檢查工程方提供的SDM文件清單以及各章節文件所列附件是否提交完整。

②對于EOMM手冊，首先需確認圖紙與文件章節上所列出的文件是否列入該份手冊的移交清單中。其次，需對照目錄頁中所列出的章節及其附件核實其電子文件是否提交完整，以確保EOMM手冊主、附件的完整。

電子文件的元數據信息，如文件編碼、版本、狀態、電子文件名、電子文件大小、文件最后修改時間等則通過文檔系統自動獲取。

通過以上控制手段確保了運營方接收的工程文件電子文件的有效性和完整性。

4 實現了電子文件管理流程的重組

在文檔管理信息系統中，需要對“檔案管理性工作”的歸檔、鑒定與著錄等環節進行管理流程的重組，使這些環節前置在電子文件的形成或流轉階段進行，將檔案管理的要求滲透到實現電子文件管理的系統之中，以達到前端控制的目的。核電工程文件電子文件在接收過程中，將前端控制思想、一體化管理理念以及歸檔、鑒定、著錄、保密功能等一同納入電子文件管理系統設計之中，對電子文件的接收進行了管理流程的重組，具體實施方式如下：

4.1 環節前置

4.1.1 提前鑒定、實時歸檔、實時分發

在電子文件管理系統中，電子文件的鑒定與歸檔，是在文件生成之際乃至生成之前就進行的。在嶺澳核電站二期，由于在系統的設計時，工程方文檔部門已根據檔案分類編碼規則將電子文件的歸檔范圍、電子文件保管期限表、電子文件的密級嵌入其中，因此當接收來自上游的電子文件之時，就同時將每份電子文件的歸檔保存期限、密級及解密日期等進行自動（或手動）著錄進了文檔系統，實現了電子文件的同步鑒定與歸檔，同時根據運營方文檔部門的文件需求清單實時進行電子分發。

4.1.2 提前著錄

將檔案著錄嵌入文件登記環節，在文件形成之時便由文件形成者工程方文檔部門進行，融合文件、檔案的管理需求，統一設計，將著錄的數據一并納入文檔系統中，這樣在工程方、運營方文檔系統對接后，運營方僅需補充著錄相關元數據信息，避免了重復勞動，提高了工作效率。

4.2 環節后延

即進行全程管理，將需持續的環節向后延伸，原來只在某一個時間點完成的工作，在電子文件系統中可能需要一個持續的時間段來完成直至電子文件的整個生命周期。如著錄必須貫穿于整個工程電子文件接收、處理、分發、歸檔、遷移、利用等各個環節。

4.3 環節交叉

對文檔管理系統來說，某些環節存在功能交叉或包含關系，時間重疊或穿插現象，這是電子環境中文檔一體化管理的必然結果，因此核電工程的工程電子文件的接收采取鑒定、著錄、歸檔同時在文件形成之時進行，登記與著錄、分類與歸檔交織在一起進行。

5 電站工程文件電子文件接收的改進建議

雖然核電工程文件電子文件的接收采用了將運營方和工程方文檔系統建立接口，實時導入數據和電子文件的共享方式，實現數據交互，方便了運營方直接利用電子文件，滿足了運營方對文件時效性的要求，實現了所謂的前端控制。但實際上它還不能稱之完全意義的“前端控制”，工程電子文件還未在文檔系統中直接產生，實現在線接收、在線審查的情況。因而在實際工作中仍然存在編碼、版本、狀態相同的技術方審查的文件與工程方移交的文件內容不一致問題、接收的電子文件與移交的紙質文件不一致問題等，因此筆者建議可通過以下方案改進。

5.1 建立工程文件電子文件在線接收與管理系統

實現對電子文件在線接收、審查、存儲和利用管理的全程控制。由在線接收接口、中間庫（類似于工程文檔交換系統）、正式文件庫三個部分組成。

①在線接收接口。

在線接收接口是工程文件在線接收與管理系統和外部文件系統的入口，外部文檔系統通過該接口在線移交工程文件元數據及電子文件。

②中間庫。

各供貨商或設計院經過授權后均在此庫進行電子文件上載，文檔人員對此系統的電子文件檢查合格后，經審查合格的、有效電子文件方進入正式文件庫。

③正式文件庫。

用戶利用統一在正式文件庫進行，并可根據授權實現在線閱讀、打印等，同時技術部門與文檔部門審查的電子文件，均為同一系統的文件，避免了技術部門審查的電子文件與文檔部門最終接收的電子文件因來源不一致而出現差異的現象。

5.2 文檔部門提前介入

由于人力原因，運營公司文檔部門在EOMM審查啟動初期階段并未介入，而技術部門在審查時更多的是關注技術內容，對文檔相關的檢查點不關注或關注不夠，導致在后續的文檔部門審查環節中發現較多的問題（如文件不完整，文件編碼錯誤等），使得移交的母本文件退文率較高，同時由于運營技術方審查的EOMM電子文件可能直接來源于供應商，也可能來源于工程方的文檔系統，導致實際中出現編碼、版本、狀態相同的技術方審查的文件與工程方移交的文件內容不一致。對比SDM審查、移交，由于文檔部門在前期參與了SDM母本移交前的技術協審，因此SDM母本移交時文檔審查環節退文率比EOMM低很多。因此，在相關技術部門啟動EOMM的審查初期，文檔部門必須盡早參與到此項工作中，與技術部門同步審查其電子文件，以避免技術部門審查的文件與文檔部門接收審查的文件存在版本相同但內容不一致問題，并提早啟動電子文件檢查、接收規范的編制工作[4]。

6 結語

核電工程文件電子文件接收中應用“前端控制”思想，將工程方與運營方的系統對接，實現了兩系統同步接收數據、同步共享電子文件方式，使工程文件電子文件一經形成，即刻賦予歸檔標記，并納入文檔部門的歸檔范圍和管控之中，同時采用程序化、規范化控制手段對電子文件的產生、接收到移交、歸檔與利用等各個環節進行有效控制，并實現了電子文件的流程重組，使歸檔、鑒定與著錄等各個環節前置在電子文件的形成或流轉階段進行，將檔案管理的要求滲透到實現電子文件管理的系統之中，確保了電子文件的有效性、完整性和系統性，因而建立了一個涵蓋工程文件電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和方法體系，此種管理方式對其他在建核電站工程文件電子文件的接收具有借鑒作用。

【參考文獻】

【1】馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

【2】張華.論電子文件管理中的“提前介入”[J].檔案學研究，2001（4）：49.

【3】王健.對電子文件形成特點的再思考——兼議電子文件前端控制戰略的實現[J].檔案學研究，2002（11）：43.

【4】金鑫.前端控制在電子文件管理中的應用[J].前沿，2007（3）：44.