計算機辦公自動化技術應用

陳湘

摘 要：隨著社會的不斷發展，計算機的運用也在不斷增加，已經逐漸滲入到生活的各個方面，特別是在一些辦公環境下，已經逐漸在實施辦公自動化、智能化。計算機在辦公室主要是用在一些信息管理、數據統計等方面，代替了人腦活動，而且效率較高，對辦公室正常工作有重要作用。本文探討了計算機辦公自動化的應用和部分存在的問題。

關鍵詞：計算機 辦公自動化 辦公室

過去的辦公效率是十分低下的，主要是通過人工進行辦公，在面對大量的信息時消耗的時間是相當長的，而且部分數據計算的結果是存在誤差的，影響辦公的最后結果。隨著計算機辦公自動化的引進，依據現今的計算機技術和智能化技術，辦公的效率大大增加了，工作的質量也有很大的提高，逐步的趨于完善。

1、計算機辦公自動化的作用

計算機辦公自動化的高效性讓計算機更加普及，首先，辦公室可以利用計算機在內部設置資源共享，方便辦公室其他人員及時查閱文件，也方便領導及時的對文件進行審閱，方便修改。其次，辦公室人員可以更好更快的查閱信息，從前的信息記錄一般是通過書寫檔案，查閱信息時需要一個個的翻查，十分不方便，而利用計算機，可以將信息輸入，然后在內部做出共享，工作人員只需要簡單的輸入部分信息便可以輕松的查到資料，十分便捷。最后，計算機辦公自動化的使用，極大的改善了辦公環境，辦公室的部分書寫資料不用再擺放而占據空間，只要輸入計算機便可以進行很好的保存，擴展了辦公的空間。

2、計算機辦公自動化的實際應用

2.1保障文件的安全性應用

傳統的信息保存都是通過紙質檔案的形式進行，容易受到環境的影響而造成損壞，使文件丟失。而計算機辦公自動化更好的提高了文件保存的安全性，通過數據庫的技術，可以建立一個保存信息的平臺，將信息進行完整的保存，不易受到外在壞境因素的影響。雖然計算機的使用存在一定的危險，但是辦公自動化也有一定的防范措施，首先，使用防火墻，將計算機網絡進行分隔，在辦公內部建設安全的共享平臺，防止信息受到破壞；其次，防毒軟件可以將計算機內部的病毒有效的進行處理，在辦公室的計算機服務器上裝上防毒系統，保證所有計算機的安全；最后，建立虛擬網絡，在進行程序使用時，先在虛擬環境中進行測試，在安全的前提下再進行正常使用。計算機辦公自動化的安全性是有一定的保障的，可以解決傳統的信息保存問題，也會對計算機可能存在的威脅進行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2.2信息發布平臺的建立

現今，更多的企業使用辦公自動化技術，通過計算機的網絡，建立統一的信息發布平臺，可以更好的實現企業內部人員的交流，也可以幫助企業進行更好的資源共享，很好的節約了實際的時間和共享中容易出現的錯誤。辦公的智能化和無紙化，避免了大量的紙質印刷，不但節約成本，保護環境，而且可以減少辦公室空間的占用。同時，企業領導可以及時的發布一定的信息，讓工作人員及時的了解工作任務和工作中的問題，極大的降低了傳達信息的時間，減少了工作流程和個人的工作量，讓辦公的信息能夠有效的被總結、記錄，企業的實際工作效率也會有所增加。

2.3信息檢索的應用

傳統的信息檢索都是靠人力進行，查閱大量的信息檔案從而找出需要的信息，或者翻閱大量的書籍找出解決問題的方法。而計算機辦公自動化技術的使用，大大減少了信息檢索的時間，增加了信息檢索的效率。而且，現在的信息比較發達，更新速度也比較快，必須及時的掌握最新的信息才能更好的適應社會，也能做出更準確的決策。計算機自動化也很好的解決了距離過遠而無法得到有效信息的難題，可以隨時隨地的獲取任何可以公布的信息。企業可以設立內部的信息庫，包括所有類型的信息，當員工需要查閱信息時，可以輕松的找到自己需要的資料，解決自己面臨的問題。目前。被眾人熟知的搜索引擎都是通過辦公自動化技術，建立起一個超大的數據庫，可以快速、準確的找到自己所需要的信息，都體現了信息檢索的實際應用。

2.4增加信息傳輸的速度

通過信息平臺的建立，領導可以根據實際的信息，經過各種處理，做成文檔，可以及時的傳輸給下屬進行后續的設計，提高了信息傳輸的效率。另外，部分企業沒有在同一個地區，距離較遠，而為了企業的整體，必須策劃相同的經營方案，但是不能通過人工的傳輸，因為消耗的時間太長，會影響到企業的實際辦公，辦公自動化系統中的遠距離傳輸可以很好的解決這個問題。通過安裝信息傳輸的軟件，利用部分設備，可以對文字、圖片等實現遠距離的傳輸，而且速度快，準確率高，為辦公贏得了時間，增加了員工的工作效率。在企業內部的會議上，也可以實現信息傳輸的實際應用，目前的視頻會議便是其中之一。企業通過內部的網絡，組織內部人員隨時隨地的都可以召開會議，對工作中的問題進行及時的解決，使得工作的實際效率大大提高，增加了企業的利益。

3、計算機辦公自動化中的不足

3.1計算機系統存在的不足

計算機辦公自動化主要是通過計算機來實現的，而計算機這種智能產品是很容易出現問題的，特別是計算機應用的系統，是相對脆弱的，工作量過大可能造成損壞，對辦公產生不利。另外，計算機漏洞是十分常見的一個問題，如果不進行及時的解決，會影響計算機實際的使用，而且會很容易的便被別人侵入，容易造成信息丟失。

3.2信息平臺的不及時更新

企業內部的信息平臺需要組織員工進行管理，因為信息的更新速度是很快的，如果信息不及時更新，會造成員工無法及時的了解最新的信息，或者了解的信息是錯誤的，不利于正常的工作。而且，信息平臺的信息完整性是十分重要的，部分企業雖然有信息平臺，但是平臺包含的信息是不完善的，部分信息沒有得到體現，也就失去了信息平臺的本來作用。所以，信息平臺是需要進行維護的，不但要保證平臺的安全性，而且要保證平臺內信息的準確性、及時性。

4、小結

計算機辦公自動化的作用在辦公時的作用是十分大的，它打破了傳統的辦公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查閱信息，讓辦公的效率也有所增加。但是，企業要重視辦公自動化中存在的問題，要增加員工電腦的安全性保障，也要針對內部的信息網絡制定防范措施，防止內部信息的丟失，影響企業的利益。

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