淺談高校文檔一體化管理

郭善寧

摘 要：本文以高校檔案一體化管理為入點(diǎn)，對檔案一體化管理進(jìn)行分析，研究探索有效對策方法，進(jìn)步促進(jìn)高校檔案一體化管理水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案 文檔一體化 檔案管理軟件

近些年，電子等信息技術(shù)快速發(fā)展帶來了信息、數(shù)據(jù)量的迅速增長，更多的電子文件和檔案使電子檔案管理成為難事，這樣的情況在高校的檔案管理中也體現(xiàn)出來，傳統(tǒng)的文檔管理手段已經(jīng)沒有辦法滿足現(xiàn)在的文檔管理的需求。而文檔一體化正是解決這一困擾的新的文檔管理方案，這是在順應(yīng)新時代的信息發(fā)展趨勢，應(yīng)運(yùn)而生的現(xiàn)代化文檔管理理念，能夠提高文檔管理的效率和水平。基于這樣的現(xiàn)狀，我將結(jié)合我在高校的檔案管理的工作經(jīng)驗來淺談“文檔一體化”在文檔管理中的優(yōu)勢所在。

一、“文檔一體化”在高校文檔管理中的優(yōu)勢

1.指明了文檔管理的未來方向。

由于信息量和數(shù)據(jù)量的大幅增長，再加上近年來國家對教育的重視使得學(xué)校發(fā)展迅速，由此帶來檔案的隨之增長。尤其是現(xiàn)在人們越來越重視檔案，所以檔案的種類與數(shù)量較以往都明顯的增加，這些都是現(xiàn)在高校檔案管理過程中面臨的困境。文檔一體化這種管理方式的出現(xiàn)正好能夠填補(bǔ)傳統(tǒng)管理方案的空缺，其一是它檢索起來非常方便，能夠節(jié)約文檔管理工作的時間，提高工作效率；其二是他的擁有更大的存儲空間，能夠使檔案管理更加靈活。這樣的管理方式正是未來文檔管理發(fā)展的前進(jìn)方向。

2.高效的利用人力資源和物力資源。

傳統(tǒng)的管理文件和檔案的方式工作內(nèi)容比較單一，整個工作流程比較重復(fù)，然而文檔一體化將文件與檔案的管理進(jìn)行了有機(jī)的結(jié)合，將其作為一個大的整體系統(tǒng)，這樣的文件和檔案的管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案部門提前管理文件，這樣就能將在將文件收集、歸檔的過程中，發(fā)掘其中形成的有用的信息和數(shù)據(jù)，對其進(jìn)行充足得利用，并且比單獨(dú)進(jìn)行檔案管理的檔案質(zhì)量更高。而且這個過程對于文件和檔案之間的資源互通，能夠更高效的完成管理工作，達(dá)到對人力資源與物力資源的充分利用。

3.確保文檔的完整性和時效性

在文檔一體化的管理流程之中，對于文件管理的流程是參照檔案的管理還禮標(biāo)準(zhǔn)，必須在文件辦理結(jié)束之后回歸與文檔中，這樣的管理方式省去了對文件進(jìn)行集中樹梳理的時間與過程，因此文檔內(nèi)容的完整得以保存，并且對于每一份文件和檔案的讀取和歸檔都是及時的，這樣的管理方式還具有很強(qiáng)的時效性。

二、高校實施“文檔一體化”目前阻力

1.文檔管理體制的分離。現(xiàn)今高校許多的檔案、文件管理工作屬于不同的部門，通常情況下由辦公室文秘崗位負(fù)責(zé)文件等管理，由檔案室人員負(fù)責(zé)管理檔案。由于這兩個部門在進(jìn)行工作分工時就將檔案、文件的管理工作當(dāng)成兩個獨(dú)立的主體來進(jìn)行管理，所以文檔管理工作就這樣被割裂來來，這也就使得檔案的管理質(zhì)量難以提高，整個檔案管理的部門和工作人員都處于比較被動的地位，在這樣的職能分工之下，文檔管理的有機(jī)統(tǒng)一與結(jié)合難以實現(xiàn)，這是文檔一體化實施過程中所遇到的行政管理難題。

2.文檔管理軟件的不統(tǒng)一。利用計算機(jī)對文件和檔案進(jìn)行電子化的管理是目前管理文檔的常態(tài)，然而現(xiàn)在的文件管理和檔案管理通常采用了不同的操作軟件，而通常進(jìn)行文件管理的軟件與進(jìn)行檔案管理的軟件是不兼容的，這也就導(dǎo)致了一份文件信息在檔案系統(tǒng)內(nèi)可能使無法完全顯示甚至是不能讀取的，這對于文檔之間的信息共享與互通造成了很大的阻礙，這是文檔一體化實施過程中所遇到的技術(shù)實現(xiàn)難題。

3.文檔人員素質(zhì)偏低。前面分別從管理和技術(shù)方面來談了文檔一體化的現(xiàn)實阻力，然而所有的管理工作最終還是由人來執(zhí)行操作的，因此一支具備著專業(yè)素質(zhì)的文檔管理人員是至關(guān)重要的，一個優(yōu)秀的文檔管理人員必須要有過人的專業(yè)素養(yǎng)和操作技能，要熟悉整個管理流程與業(yè)務(wù)，同時，作為新時代的信息管理工作者，還需要對計算機(jī)等工作必備的設(shè)備有相當(dāng)?shù)牧私狻Ｈ欢?dāng)前的現(xiàn)狀是，許多人包括正在文檔管理崗位上的工作人員都對這個職位不夠重視，沒有意識到文檔的管理人員需要具備的高素質(zhì)與高操作，大部分的管理人員本身也缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，這也是文檔管理工作遲遲難以推進(jìn)的原因之一，這是文檔一體化實施過程中所遇到的人才素質(zhì)難題。

三、高校該如何實施“文檔一體化”

1.轉(zhuǎn)變文檔管理的傳統(tǒng)觀念。

高校對于文檔管理的傳統(tǒng)認(rèn)識是文件的歸文件，檔案的歸檔案，兩個辦公流程互相獨(dú)立、互不干擾，而現(xiàn)在我們的首要工作就是要打破這種傳統(tǒng)的看待文檔管理的觀念，要培養(yǎng)其文檔管理應(yīng)該是文件與檔案的有機(jī)結(jié)合的新理念，尤其是在文檔管理崗位上的工作人員，更是要認(rèn)識到文檔一體化相對于傳統(tǒng)文件與檔案管理方法的優(yōu)勢所在，管理方案中的文檔一體化是對檔案、文件的充分利用，不僅能夠使得管理檔案部門對文件等提前管理，而且能夠最大限度的節(jié)約管理文件與檔案的人力資源與物力資源。

2.明晰職能與分工。

文件與檔案的管理工作是由學(xué)校的管理者劃分的分工與智能，以往的分工方案是設(shè)立兩個不同的管理部門分別對其進(jìn)行管理，然而我們要實行文檔一體化就要打破這樣的分工方式。高校應(yīng)該成立一個專門的文檔管理的工作小組，或者是將原本的檔案管理人員和文件管理人員進(jìn)行結(jié)合然后再討論之后進(jìn)行統(tǒng)一的工作分配，其中有專門的人來統(tǒng)籌整個工作，對于文檔管理的每一個流程，諸如收集檔案、整理檔案或者是文件生成、文件歸檔等等，要求每一個流程都有人負(fù)責(zé)，并且各個流程之間能夠有機(jī)結(jié)合和溝通。

3.規(guī)范管理體系與制度。

文檔管理整個體系是以文檔一體化為總方面的管理系統(tǒng)，而其中檔案、文件的管理是兩個子系統(tǒng)，它們之間互相聯(lián)系，而不是兩個相互獨(dú)立系統(tǒng)，并且要將檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)實施到文件的管理過程中，因為將電子文件納入到檔案的管理中時，肯定會對原本的檔案管理產(chǎn)生一定的影響，而我們希望能夠保留其中積極的影響，比如增加了檔案的質(zhì)量等等，并且不要帶來負(fù)面的影響，比如導(dǎo)致檔案的管理產(chǎn)生混亂。這就需要我們嚴(yán)格來規(guī)范文件的管理過程，使文件的管理標(biāo)準(zhǔn)更加的規(guī)范，每一個檔案管理者都能夠在管理過程中有據(jù)可依，而《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《檔案法》正是做事依據(jù)，每個管理檔案的人員都要嚴(yán)格遵守，這樣文檔的管理工作才能更加標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)。

4.保證軟件技術(shù)支持。

前文已經(jīng)指出現(xiàn)在的文件與檔案使用的是不同的軟件來進(jìn)行電子化管理，這些軟件之間常常會發(fā)生不兼容的現(xiàn)象，直接影響了信息與數(shù)據(jù)的傳遞溝通，所以我們在進(jìn)行文檔一體化管理時，要選擇能夠通用的操作軟件，否則相同的內(nèi)容可能需要在不同的系統(tǒng)上進(jìn)行再次錄入，這嚴(yán)重影響了管理文檔的效率。文檔管理工作者在選擇數(shù)據(jù)和信息的管理軟件時一定要注意其與不同的管理部門之間的系統(tǒng)兼容性，并且可以使用同一的代碼以及文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。

5.提升文檔管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

提高文檔管理工作者的素質(zhì)對于文檔一體化的長久實施是十分必要的，一個出色的文檔管理工作者必須具備過人的專業(yè)素養(yǎng)和實際操作能力，并且還要具備相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)操作水平，這對于現(xiàn)代文檔管理工作來說是必不可少的，現(xiàn)有的在崗文檔工作者如果沒有具備新型文檔工作者的職業(yè)水平，高校可以通過對其進(jìn)行在職培訓(xùn)等方式來提升工作者的業(yè)務(wù)水平，使整個文檔管理隊伍專業(yè)化。

通過文檔一體化來對繁雜的信息進(jìn)行整合和統(tǒng)一管理是文件與檔案館里的未來方向，也是文檔管理方案的革命與創(chuàng)新，我們希望在行政支持和技術(shù)支持下，文檔工作者能夠意識到自己所肩負(fù)的責(zé)任，為創(chuàng)建出符合高校特色的文檔一體化系統(tǒng)而不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，為我國高等教育的科學(xué)化和現(xiàn)代化檔案管理貢獻(xiàn)出自己最大的力量。endprint