告別函數 用活Excel的快速填充

愚人

我們知道Excel有個填充功能，不過大家平時只是用它來自動填充重復或者按順序排列的數據。其實Excel的填充功能還有更多的用處，用活該功能可以實現很多原來需要函數才能完成的操作，極大地提高我們的工作效率。下面以Excel 2016為例。

精準提取指定數據

很多公司的HR在招聘員工時，為了節約時間，會將員工信息混雜在一起，比如直接將員工姓名、工作年限、畢業院校輸入在一起。現在需要將上述信息分別提取到不同單元格。在B2輸入員工姓名，回車后按下Ctrl+E快速填充即可提取姓名信息。操作同上，依次在其他單元格輸入工作年限、畢業院校等信息，按下Ctrl+E快速填充提取即可（圖1）。

可以看到對于類似的信息提取，自動填充的關鍵是源數據格式要一致，比如上例是“姓名、年限、院校”，這樣我們在輸入需要提取的信息源（如姓名）時，自動填充就會智能地根據相同的條件進行填充。因此要使用這個方法提取特定數據，可以預先對源數據稍加整理（比如年限要統一為“大寫數字+年”，不能為大小寫混雜），這樣就可以快速進行特定數據的提取了。

合并讓數據更簡潔

平時工作中一些數據是按照一定的標準格式輸入的，比如淘寶地址信息是嚴格按照省、市、區、街道分別輸入，這樣提取到Excel后是分段排列，現在需要將這些數據組合排列在一個單元格中（圖2）。

在Excel中將B2：F2數據復制，然后粘貼到記事本中，繼續復制后以純文本格式粘貼到G2，按下Ctrl+E快速填充，不過此時Excel會提示沒有看到填充的模式（圖3）。

為什么會這樣？原來對于較為復雜的數據，Excel的智能填充需要多學習一些內容。操作同上，繼續復制B3：F3數據到G3，回車后切換到G4，此時再按下Ctrl+E快速填充就OK了。

最后再使用“查找與替換”，將原來分隔符使用留空替換即可完成與地址內容的合并了（圖4）。

同樣的如果要使用填充合并數據，這里也要求源數據格式一致。不過對于數據較多內容的合并，需要多輸入一些示例讓Excel學習。我們還可以根據自己的實際需要進行更為個性的合并。比如上例中的地址，現在我們只要簡單的地址信息，如“福建省福州市晉安區新店鎮觀星街道11號”只要提取“福州市觀星街道11號”即可（即略過省、區、鎮信息），同上在H2、H3輸入福州市觀星街道11號和龍巖市319國道88號， 再按下Ctrl+E快速填充即可（圖5）。

整理不規范的數據

在日常數據的錄入中，很多朋友會按照自己的習慣輸入一些不規范的數據，比如使用類似“17.3.2”的格式輸入日期，這種不規范的數據不會被Excel認為是標準日期格式，自然無法完成轉換。這樣在后續的排序（如需要按時間先后排序）、計算（如需要計算前后間隔時間）等操作時就會帶來很大的不便。這些不規范的數據如果手工整理費時費力，現在同樣可以使用自動填充工具讓其快速變為規范格式。

打開包含不規范格式的文本后，在B 2輸入標準日期格式“2 0 17/ 3 / 12”， B 3輸入“2017/3/13”，再按下Ctrl+E快速填充即可，這樣不規范的日期就變規范了（圖6）。

上述例子是將不規范的數據轉為Excel認可的規范數據，在實際工作中還有一些是自定義規范數據。比如很多公司的產品規范名稱都是按照一定編號和規格組成，但是在日常工作中由于這些規范的名稱很長不便記憶，很多員工在輸入數據時是直接使用簡稱錄入，現在可以使用快速填充將簡稱轉換為規范的產品全稱（圖7）。

因為上圖中名稱是按照一定順序排列，而在產品實際錄入時并一定是按照這個順序錄入，因此我們需要對錄入的原始數據進行排序。選中錄入數據，點擊“數據→排序→升序排列”，使得產品的排序和對應表順序一致。接著在B2、B3依次輸入產品的全稱，按下Ctrl+E快速填充即可將簡稱全部轉換為規范的全稱了（圖8）。

總之，Excel 2016的自動填充可以智能學習我們輸入的數據，然后按照我們輸入的格式進行智能的提取。完成填充的關鍵是原始數據的格式一定要預先整理為統一格式，這里格式可以根據實際情況進行自定義設置；也可以自行設置格式（如在字符之間手動插入“-”分割），這樣即可使用快速填充實現數據的快速錄入了。