告別函數(shù) 用活Excel的快速填充

愚人

我們知道Excel有個(gè)填充功能，不過(guò)大家平時(shí)只是用它來(lái)自動(dòng)填充重復(fù)或者按順序排列的數(shù)據(jù)。其實(shí)Excel的填充功能還有更多的用處，用活該功能可以實(shí)現(xiàn)很多原來(lái)需要函數(shù)才能完成的操作，極大地提高我們的工作效率。下面以Excel 2016為例。

精準(zhǔn)提取指定數(shù)據(jù)

很多公司的HR在招聘員工時(shí)，為了節(jié)約時(shí)間，會(huì)將員工信息混雜在一起，比如直接將員工姓名、工作年限、畢業(yè)院校輸入在一起。現(xiàn)在需要將上述信息分別提取到不同單元格。在B2輸入員工姓名，回車后按下Ctrl+E快速填充即可提取姓名信息。操作同上，依次在其他單元格輸入工作年限、畢業(yè)院校等信息，按下Ctrl+E快速填充提取即可（圖1）。

可以看到對(duì)于類似的信息提取，自動(dòng)填充的關(guān)鍵是源數(shù)據(jù)格式要一致，比如上例是“姓名、年限、院校”，這樣我們?cè)谳斎胄枰崛〉男畔⒃矗ㄈ缧彰r(shí)，自動(dòng)填充就會(huì)智能地根據(jù)相同的條件進(jìn)行填充。因此要使用這個(gè)方法提取特定數(shù)據(jù)，可以預(yù)先對(duì)源數(shù)據(jù)稍加整理（比如年限要統(tǒng)一為“大寫數(shù)字+年”，不能為大小寫混雜），這樣就可以快速進(jìn)行特定數(shù)據(jù)的提取了。

合并讓數(shù)據(jù)更簡(jiǎn)潔

平時(shí)工作中一些數(shù)據(jù)是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)格式輸入的，比如淘寶地址信息是嚴(yán)格按照省、市、區(qū)、街道分別輸入，這樣提取到Excel后是分段排列，現(xiàn)在需要將這些數(shù)據(jù)組合排列在一個(gè)單元格中（圖2）。

在Excel中將B2：F2數(shù)據(jù)復(fù)制，然后粘貼到記事本中，繼續(xù)復(fù)制后以純文本格式粘貼到G2，按下Ctrl+E快速填充，不過(guò)此時(shí)Excel會(huì)提示沒(méi)有看到填充的模式（圖3）。

為什么會(huì)這樣？原來(lái)對(duì)于較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)，Excel的智能填充需要多學(xué)習(xí)一些內(nèi)容。操作同上，繼續(xù)復(fù)制B3：F3數(shù)據(jù)到G3，回車后切換到G4，此時(shí)再按下Ctrl+E快速填充就OK了。

最后再使用“查找與替換”，將原來(lái)分隔符使用留空替換即可完成與地址內(nèi)容的合并了（圖4）。

同樣的如果要使用填充合并數(shù)據(jù)，這里也要求源數(shù)據(jù)格式一致。不過(guò)對(duì)于數(shù)據(jù)較多內(nèi)容的合并，需要多輸入一些示例讓Excel學(xué)習(xí)。我們還可以根據(jù)自己的實(shí)際需要進(jìn)行更為個(gè)性的合并。比如上例中的地址，現(xiàn)在我們只要簡(jiǎn)單的地址信息，如“福建省福州市晉安區(qū)新店鎮(zhèn)觀星街道11號(hào)”只要提取“福州市觀星街道11號(hào)”即可（即略過(guò)省、區(qū)、鎮(zhèn)信息），同上在H2、H3輸入福州市觀星街道11號(hào)和龍巖市319國(guó)道88號(hào)， 再按下Ctrl+E快速填充即可（圖5）。

整理不規(guī)范的數(shù)據(jù)

在日常數(shù)據(jù)的錄入中，很多朋友會(huì)按照自己的習(xí)慣輸入一些不規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如使用類似“17.3.2”的格式輸入日期，這種不規(guī)范的數(shù)據(jù)不會(huì)被Excel認(rèn)為是標(biāo)準(zhǔn)日期格式，自然無(wú)法完成轉(zhuǎn)換。這樣在后續(xù)的排序（如需要按時(shí)間先后排序）、計(jì)算（如需要計(jì)算前后間隔時(shí)間）等操作時(shí)就會(huì)帶來(lái)很大的不便。這些不規(guī)范的數(shù)據(jù)如果手工整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，現(xiàn)在同樣可以使用自動(dòng)填充工具讓其快速變?yōu)橐?guī)范格式。

打開包含不規(guī)范格式的文本后，在B 2輸入標(biāo)準(zhǔn)日期格式“2 0 17/ 3 / 12”， B 3輸入“2017/3/13”，再按下Ctrl+E快速填充即可，這樣不規(guī)范的日期就變規(guī)范了（圖6）。

上述例子是將不規(guī)范的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為Excel認(rèn)可的規(guī)范數(shù)據(jù)，在實(shí)際工作中還有一些是自定義規(guī)范數(shù)據(jù)。比如很多公司的產(chǎn)品規(guī)范名稱都是按照一定編號(hào)和規(guī)格組成，但是在日常工作中由于這些規(guī)范的名稱很長(zhǎng)不便記憶，很多員工在輸入數(shù)據(jù)時(shí)是直接使用簡(jiǎn)稱錄入，現(xiàn)在可以使用快速填充將簡(jiǎn)稱轉(zhuǎn)換為規(guī)范的產(chǎn)品全稱（圖7）。

因?yàn)樯蠄D中名稱是按照一定順序排列，而在產(chǎn)品實(shí)際錄入時(shí)并一定是按照這個(gè)順序錄入，因此我們需要對(duì)錄入的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。選中錄入數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→排序→升序排列”，使得產(chǎn)品的排序和對(duì)應(yīng)表順序一致。接著在B2、B3依次輸入產(chǎn)品的全稱，按下Ctrl+E快速填充即可將簡(jiǎn)稱全部轉(zhuǎn)換為規(guī)范的全稱了（圖8）。

總之，Excel 2016的自動(dòng)填充可以智能學(xué)習(xí)我們輸入的數(shù)據(jù)，然后按照我們輸入的格式進(jìn)行智能的提取。完成填充的關(guān)鍵是原始數(shù)據(jù)的格式一定要預(yù)先整理為統(tǒng)一格式，這里格式可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行自定義設(shè)置；也可以自行設(shè)置格式（如在字符之間手動(dòng)插入“-”分割），這樣即可使用快速填充實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速錄入了。