企業檔案管理的措施與效果研究

詹海飛

[摘要]文章簡要分析了企業檔案管理在國內的現狀，結合企業檔案管理存在的一些問題和不足，主要闡述了企業檔案管理的有效措施及在實際運用中的效果探究，最后總結了加強企業檔案管理的必要性和促進企業檔案管理網絡信息化的重要性，旨在改善傳統的企業檔案管理模式，推動檔案管理信息化進程，從而保障企業健康有序地發展。

[關鍵詞]企業檔案管理；網絡信息化；資料信息

1目前企業檔案管理存在的主要問題

11企業缺乏先進的檔案管理設備

我國目前眾多企業在檔案管理的工作中采取的仍然是落后的傳統檔案管理軟件，也就是普遍使用的局域網管理模式，這種管理模式無法實現檔案的跨區域管理，導致這種現象的原因是許多企業仍然沒有對檔案管理的重要性引起足夠的認識，進而致使沒有足夠的資金投入到檔案管理的工作中去，最終造成了企業檔案管理設備落后的局面。

12缺乏健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是檔案管理工作有章可循，有條不紊進行的根本保障，而目前國內許多企業的檔案管理制度存在諸多問題，主要表現為一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度沒有根據企業的實際情況進行及時的更新。除此之外，檔案管理人員的不規范操作也是檔案管理制度不健全的主要表現之一。

13檔案管理的意識薄弱

檔案管理的意識薄弱問題主要集中在非公有制經濟體系中，也就是民營企業。因為民營自負盈虧的經營模式讓企業的經營者把更多的精力和資金投入到生產、經營和銷售中，將經濟效益最大化作為企業的最大目標。此外，民營企業的檔案管理工作模式具有很大的靈活性，進而削弱了有關部門對民營企業檔案管理的監督力度，進一步導致民營企業的經營者忽視檔案管理工作。

14企業檔案資料信息沒有根據實際情況進行及時更新

企業的發展情況是隨時變化的，員工數量的變化和管理層的人員變動等都需要及時在企業的檔案中體現出來，但是目前國內很多企業對員工特別是基層員工的增加、離職或者調動都缺乏管理效力，導致這部分人的檔案缺失或者遺留，從而使整個企業的檔案資料沒有得到及時更新。

15檔案管理的網絡信息化水平較低

在這個科技飛速發展的時代，特別當前大數據的廣泛運用背景下，網絡信息化管理企業檔案已經成為潮流和趨勢。但是目前國內許多企業尤其是民營企業的管理層并沒有意識到這一點，導致檔案管理模式依舊處于落后的傳統管理模式，或者有些企業已經開始運用網絡信息化進行檔案管理，但是由于投入不足，使檔案管理的信息化水平相對較低。

2企業檔案管理的措施和效果探究

21增強企業的檔案管理意識

檔案管理工作作為一個現代企業管理中不可或缺的組成部分，如果無法深刻體會到它對企業發展的重要影響，勢必會影響企業發展的后勁，使企業無法健康地持續發展。因此，企業，特別是企業的高層管理人員要意識到目前在企業檔案管理工作中的不足，積極主動地著手改善檔案管理工作的現狀。

22制定完善的檔案管理制度

制定一個完善的檔案管理制度主要有兩個方面的意義。首先，這可以體現出企業高層對檔案管理工作的重視，從而引起基層員工對檔案管理的重視，進一步帶動整個企業都參與到檔案管理工作中去；其次，檔案管理制度的制定使檔案管理工作變得有章可循，制度一旦設定后，就要求企業管理者和基層員工共同遵守，依章辦事。

23對檔案管理的模式進行改進

隨著科技的飛躍和社會的進步，陳舊落后的檔案管理模式已經無法適應和滿足新時期企業發展的需求，所以這就要求企業管理層要深刻認識到當前企業檔案管理工作中的不足，參照其他企業的先進經驗，對自己企業的檔案管理模式進行改進。當然，每個企業的實際情況不同，所以檔案的管理模式不可以照搬照抄，在借鑒其他企業的先進經驗時，要仔細考量這種模式是否符合自己企業的實際情況，如果不符合，就堅決不能采用，如果有一些符合，那就在別人的經驗上加以改進。總而言之，企業應該擁有一個符合實際情況、可行性高且能夠滿足自己發展需求的檔案管理模式。

24提高檔案管理的信息化水平

互聯網技術和計算機技術飛速發展帶來的影響如今已經滲透到各行各業中，對一個現代企業來說，檔案管理的網絡信息化擁有許多優勢。一方面是大幅提升了檔案管理的工作效率，以往檔案管理人員如果要找一份檔案，只能通過檔案編號和年份進行手動翻查，這種方式不僅浪費時間，還可能出現查找錯誤，大大地降低了工作效率，而信息化檔案管理基本上都是通過一臺計算機操作的，通常在企業檔案管理的計算機系統都設置了高級查找和關鍵詞檢索的功能，當企業檔案的電子版數據庫完成建立以后，管理人員只需要通過口令密碼登錄該系統，然后就可以快速地進行檢索了，十分的方便和快捷。其次檔案的錄入通常使用掃描儀進行，這種儀器可以最大限度地保存檔案的原貌，避免了紙質檔案因為時間問題而產生的發黃、發霉和字跡不清等問題，以方便檔案在今后使用過程中的準確性。第三，檔案管理的網絡信息化可以增加檔案的保密性和安全性，企業檔案中不乏一些僅供內部使用的商業機密之類的文件，在信息化管理過程中，可以依據檔案的保密級別對檔案進行分級管理，不同級別的檔案設定不同的使用權限，大大降低了檔案信息外泄的風險。由此可見，實施檔案的信息化管理可以建立起很大的行業競爭優勢，所以提高檔案的信息化水平很重要。

25加大資金和人力投入

和許多其他管理工作一樣，企業檔案管理也需要大量的財力、人力和物力的支持。隨著企業的不斷發展，企業的檔案就需要持續及時的更新，如果沒有及時投入相應的資金進行支持的話，企業現有的設備和儀器以及人員配置就無法滿足檔案管理的實際需求，從而影響企業的發展。所以必須投入足夠的資金以維護和購買如打印機、掃描儀等設備，一方面幫助降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，另一方面也是為持續變化的檔案管理工作提供可靠的技術支持。

26加強檔案管理員的培訓，提升他們的職業素養

企業檔案管理工作的不斷發展，對檔案管理員的要求也在不斷更新，所以企業有必要對檔案管理員定期進行培訓，一方面讓他們學習新的檔案管理理論和方法，另一方面加強他們互聯網技術中與檔案管理先關的知識的了解和學習。另外也要督促檔案管理員學習檔案管理相關的法律、法規，從而提高他們的綜合素質，以便企業檔案管理工作的順利進行。

3結論

總而言之，檔案管理工作是一個企業管理工作的重要組成部分，在一定程度上體現了企業的總體管理水平。特別是在信息化高度發展的今天，加快企業檔案管理的網絡信息化已經成為了必然趨勢。企業應當深刻意識到當前檔案管理工作中的不足，改變傳統落后的檔案管理模式，使檔案管理工作發揮其最大作用，從而更好地為企業和社會的發展服務。

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